王怡　杜丹

[提要] 采購在許多方面能夠反映出企業(yè)的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和企業(yè)運(yùn)營能力，是企業(yè)各部門開展工作的重要環(huán)節(jié)。如果缺乏行之有效的內(nèi)部控制，很容易使采購成本高、貪污腐敗等問題加重，在采購環(huán)節(jié)中存在的問題，會(huì)對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展產(chǎn)生巨大危害。費(fèi)用報(bào)銷看似對(duì)企業(yè)日常管理不重要，但是員工日常推廣及活動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用支出同樣在企業(yè)主要運(yùn)營成本中占有很大比例。由于企業(yè)的特殊性，費(fèi)用報(bào)銷程序不規(guī)范也很容易導(dǎo)致出現(xiàn)商業(yè)賄賂行為，所以強(qiáng)化企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷過程當(dāng)中的內(nèi)部控制有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；采購；費(fèi)用報(bào)銷

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：淺析企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中采購業(yè)務(wù)存在的問題及對(duì)策

收錄日期：2015年10月20日

現(xiàn)如今，商業(yè)行賄已經(jīng)嚴(yán)重破壞了市場經(jīng)濟(jì)秩序，違背了市場公平競爭的原則，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)健康運(yùn)行有不利影響。企業(yè)的成長對(duì)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，但企業(yè)管理體系的不健全，會(huì)使內(nèi)部控制在實(shí)踐過程中產(chǎn)生許多的問題，從而不利于企業(yè)的發(fā)展，給國民經(jīng)濟(jì)帶來不利影響。本文從企業(yè)推廣活動(dòng)中的采購及員工報(bào)銷付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理出發(fā)，探討出有關(guān)改善我國企業(yè)內(nèi)部管理控制的辦法和途徑，從而增強(qiáng)我國企業(yè)未來在市場中的競爭力。采購作為企業(yè)各部門開展工作的重要環(huán)節(jié)，在許多方面反映出企業(yè)的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和企業(yè)的運(yùn)營能力。而我國企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中，由于缺少有效的內(nèi)部控制監(jiān)督體系，從而造成采購成本高、腐敗問題嚴(yán)重，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展帶來巨大危害。費(fèi)用報(bào)銷在企業(yè)經(jīng)營管理中看似不重要，但是除生產(chǎn)原材料成本外，員工日常推廣及活動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用如差旅過程中的費(fèi)用、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用、推廣活動(dòng)費(fèi)用等支出同樣在企業(yè)主要運(yùn)營成本中占很大比例。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)基本流程

采購是指企業(yè)購買一些物資（或接受某些勞務(wù)）并且支付貨款等的行為。一般而言，采購業(yè)務(wù)主要是指企業(yè)購買商品和支付價(jià)格的行為。按照業(yè)務(wù)處理流程，采購與付款業(yè)務(wù)涉及的主要活動(dòng)有：1、采購商品和勞務(wù)；2、編制訂購單；3、驗(yàn)收商品；4、儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品；5、編制付款憑單；6、確定與記錄負(fù)債；7、付款；8、記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。

二、企業(yè)采購業(yè)務(wù)問題分析

（一）企業(yè)采購管理系統(tǒng)設(shè)置不完善。在我國，很多企業(yè)采購管理系統(tǒng)設(shè)置不完善，沒有采購金額和范圍的限制，也沒有規(guī)定可選擇的供應(yīng)商范圍。員工在申請(qǐng)采購項(xiàng)目時(shí)沒有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，造成采購管理混亂，不利于采購控制與規(guī)范化管理。由于采購系統(tǒng)不完善，導(dǎo)致很多報(bào)告無法形成，不僅使相關(guān)工作人員的工作量加大，還嚴(yán)重影響了工作效率。有些企業(yè)僅通過一些制度加以規(guī)范并不能解決問題，同時(shí)還要結(jié)合電子采購系統(tǒng)對(duì)采購行為進(jìn)行控制。采購業(yè)務(wù)缺乏內(nèi)部相互牽制制度。銷售計(jì)劃隨著市場的變化時(shí)常做調(diào)整，由于企業(yè)的采購計(jì)劃都是依據(jù)銷售部門年初設(shè)定的計(jì)劃編制而成的，采購部門與銷售部門及其他部門之間的溝通不及時(shí)，導(dǎo)致企業(yè)不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際需求，很容易造成采購過?；蚨倘?，從而對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行帶來影響。

（二）財(cái)務(wù)報(bào)銷不真實(shí)。財(cái)務(wù)報(bào)銷不真實(shí)的情況是我國企業(yè)采購成本中存在的第二大問題。而今，企業(yè)的管理模式是所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的高度統(tǒng)一，企業(yè)的投資者同時(shí)亦是經(jīng)營者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層集權(quán)情況明顯，漠視法制觀念，忽視了會(huì)計(jì)制度的嚴(yán)肅性和強(qiáng)制性。會(huì)計(jì)人員在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下工作，不能對(duì)會(huì)計(jì)人員自身進(jìn)行監(jiān)督，很多企業(yè)會(huì)計(jì)人員為了個(gè)人利益或領(lǐng)導(dǎo)，不反映企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)情況，成為部分不法經(jīng)營者徇私舞弊、掩蓋真相的幫手，造成企業(yè)會(huì)計(jì)工作混亂不堪、財(cái)務(wù)監(jiān)督失效，賬目混亂不堪、賬外設(shè)賬，造成虛盈實(shí)虧或虛虧實(shí)盈的假象，掩蓋企業(yè)實(shí)際的財(cái)務(wù)狀況。這種現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息統(tǒng)計(jì)的不準(zhǔn)確性和不完整性。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全是我國企業(yè)采購成本中存在的第三大問題。在執(zhí)行上，很多企業(yè)并沒有完全按照公司規(guī)定的內(nèi)部控制程序來操作，而只是將企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度用以應(yīng)付相關(guān)部門的檢查和審計(jì)，否定了內(nèi)部控制所存在的意義；其次，會(huì)計(jì)人員配置不合理，財(cái)會(huì)人員的崗位責(zé)任制未落實(shí)到個(gè)人，缺乏行之有效的內(nèi)部管理制度和會(huì)計(jì)監(jiān)督制度，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，無法真正發(fā)揮會(huì)計(jì)人員的作用。會(huì)計(jì)人員僅完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的記賬、算賬和報(bào)賬的工作，與其他部門很少進(jìn)行交流配合，忽視了會(huì)計(jì)監(jiān)督和會(huì)計(jì)分析的重要性。提供的數(shù)據(jù)僅包括產(chǎn)量、成本、銷售額、利潤等方面，而對(duì)如何使資金有效利用、如何降低相關(guān)成本的費(fèi)用、如何提高企業(yè)的盈利能力等企業(yè)深層管理問題研究得很少，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)采購方面的一系列問題。

三、完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)相關(guān)對(duì)策

（一）完善采購付款流程。一是建立授權(quán)審批責(zé)任制度。企業(yè)應(yīng)建立完善的授權(quán)審批責(zé)任制度，采購人員對(duì)于各種不同物資的采購申請(qǐng)做出采購計(jì)劃。對(duì)于任何特殊的采購申請(qǐng)必須由公司計(jì)劃部、營銷部等相關(guān)部門共同審批決定，必要時(shí)還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。企業(yè)內(nèi)審部門還應(yīng)對(duì)采購流程進(jìn)行定期審核，對(duì)沒有按照流程操作的行為及時(shí)提出審核意見，使每個(gè)人的職責(zé)發(fā)揮作用，做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任；二是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核。采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)供應(yīng)商的資信情況做評(píng)估，對(duì)于資信較差的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)拒絕與其長期合作。企業(yè)應(yīng)該系統(tǒng)化各項(xiàng)指標(biāo)，將相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供的反饋?zhàn)鳛橹饕獏⒖家罁?jù)，根據(jù)供應(yīng)商的得分，合理選擇供應(yīng)商；三是建立招標(biāo)流程的監(jiān)督制度。企業(yè)在招標(biāo)過程中，應(yīng)當(dāng)采取公平、公正的原則，不得限制有競爭力的供應(yīng)商參加投標(biāo)。董事會(huì)或股東會(huì)應(yīng)當(dāng)派相關(guān)人員對(duì)招標(biāo)過程進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)非正常情況，確保招標(biāo)能夠順利的進(jìn)行；四是建立完善的采購商品驗(yàn)收制度。采購商品驗(yàn)收工作應(yīng)由獨(dú)立于采購和會(huì)計(jì)部門的人員擔(dān)任。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購訂單對(duì)商品的規(guī)格、質(zhì)量等要求進(jìn)行驗(yàn)收，并將驗(yàn)收準(zhǔn)備入庫，填寫反饋信息。同時(shí)，驗(yàn)收人員還應(yīng)將相關(guān)的驗(yàn)收單送交會(huì)計(jì)部門；五是對(duì)不相容職責(zé)明確責(zé)任；六是建立對(duì)采購合同的審核制度。采購會(huì)計(jì)應(yīng)將合同信息與采購部門采購信息核對(duì)一致后錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)保管原始合同。

（二）進(jìn)行采購和報(bào)銷方面的培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員及采購人員應(yīng)該對(duì)自己負(fù)責(zé)的區(qū)域人員做費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，并將培訓(xùn)內(nèi)容作為對(duì)財(cái)務(wù)及采購人員的績效考核目標(biāo)。財(cái)務(wù)及采購人員通過工作中對(duì)員工費(fèi)用申請(qǐng)過程中經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行匯總，定期通過座談會(huì)、電話會(huì)議或者其他形式組織相關(guān)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)、采購等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，優(yōu)化職員費(fèi)用申請(qǐng)的進(jìn)度，促進(jìn)各部門之間的配合，不斷地提高工作效率。財(cái)務(wù)及采購人員根據(jù)員工日常費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷中常遇到的問題，如如何使用電子審批系統(tǒng)、報(bào)銷時(shí)不同類型的活動(dòng)提供哪些支持文件、報(bào)銷單據(jù)提交的時(shí)效性如何規(guī)定、報(bào)銷單據(jù)如何裝訂等問題進(jìn)行匯總并做成培訓(xùn)手冊(cè)供員工參考。這樣做也是對(duì)員工日常付款申請(qǐng)行為有了統(tǒng)一的規(guī)范，提高了報(bào)銷流程的效率。為了及時(shí)有效地解答員工費(fèi)用申請(qǐng)等問題，提高工作效率，公司設(shè)立了財(cái)務(wù)熱線。員工可以通過撥打財(cái)務(wù)熱線聯(lián)系到相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，使自己的問題可以在第一時(shí)間得到解答。同時(shí)，財(cái)務(wù)熱線還會(huì)設(shè)置錄音功能，以便日后查詢方便，也使雙方的利益得到保障。負(fù)責(zé)付款的財(cái)務(wù)人員每個(gè)月應(yīng)對(duì)付款明細(xì)賬齡進(jìn)行分析，以確保應(yīng)付款項(xiàng)能夠及時(shí)付出。由于銀行賬號(hào)有誤或者其他原因?qū)е聭?yīng)付款項(xiàng)暫時(shí)不能支付，同時(shí)又已過了付款期限的，財(cái)務(wù)人員需要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行跟進(jìn)，以確保應(yīng)付款項(xiàng)能夠及時(shí)付出。

（三）健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員法制教育。企業(yè)應(yīng)明確職責(zé)和權(quán)限、明確目標(biāo)、明確職責(zé)，確保會(huì)計(jì)人員在工作中以法律為基礎(chǔ)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的責(zé)任感；加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，并結(jié)合本單位內(nèi)部管理的具體要求，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的制度化、規(guī)范化。必須從公司領(lǐng)導(dǎo)做起，不斷提高全體人員法律意識(shí)，強(qiáng)化法制觀念，加強(qiáng)自覺性。對(duì)于企業(yè)管理層違反國家法規(guī)，違反本公司規(guī)章制度的行為，會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕執(zhí)行。這樣才能有效解決產(chǎn)生的問題，改變企業(yè)管理現(xiàn)狀，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭實(shí)力。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]《審計(jì)》注冊(cè)會(huì)計(jì)師全國統(tǒng)一考試輔導(dǎo)教材.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2014.

[2]杜關(guān)杰.信息系統(tǒng)與會(huì)計(jì)內(nèi)部控制[M].北京：清華大學(xué)出版社，2004.

[3]李風(fēng)嗚.內(nèi)部控制學(xué)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2002.

[4]姚友勝.基于網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)內(nèi)部控制[M].北京：中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2006.

[5]湯谷良.企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理[J].審計(jì)與經(jīng)濟(jì)研究，2005.1.

[6]劉亞莉.企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)[J].中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2004.5.

[7]謝志華.內(nèi)部控制、公司治理、風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)系與整合[J].會(huì)計(jì)研究，2007.10.

[8]財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引[M].2010.