于志蘋+龔爽+張洪營(yíng)

摘 要：2015年財(cái)政部和國(guó)家檔案局對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂和完善，新辦法于2016年1月1日已開始正式施行。本文通過對(duì)新舊辦法的對(duì)比，探究高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題，結(jié)合高校的實(shí)際情況，提出切合實(shí)際的規(guī)范和優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案管理的建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)檔案；管理；建議和對(duì)策

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）10-0201-02

高校會(huì)計(jì)檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的對(duì)比分析

1.1 總體情況對(duì)比

新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會(huì)計(jì)檔案的一部分；其次，增加并明確了對(duì)電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序、明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求、調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對(duì)比

新辦法從會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對(duì)電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對(duì)比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，新辦法明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對(duì)于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。

2 當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高校財(cái)務(wù)管理基本已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對(duì)會(huì)計(jì)的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)

高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是會(huì)計(jì)人員兼任，會(huì)計(jì)檔案只停留在對(duì)紙制檔案的保管，不具備電子會(huì)計(jì)檔案管理的專用設(shè)備。那些兼任的會(huì)計(jì)人員更多的只懂會(huì)計(jì)的專業(yè)知識(shí)，而缺乏檔案管理知識(shí)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員更換和流動(dòng)過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量無法保證。高校容易忽視對(duì)專門的會(huì)計(jì)檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

大部分高校都已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和結(jié)算。這些會(huì)計(jì)軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的電子化保存，高校會(huì)定期將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對(duì)于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。高校針對(duì)電子檔案的管理意識(shí)和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案的建議和對(duì)策

3.1 提高并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入。它是國(guó)家各類檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)并增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性，方便及時(shí)查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會(huì)計(jì)檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，出臺(tái)或修訂具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時(shí)制定會(huì)計(jì)檔案工作目標(biāo)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會(huì)計(jì)檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會(huì)計(jì)檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管制度。在會(huì)計(jì)檔案保管上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并保存，應(yīng)實(shí)行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，缺乏全面綜合會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員既懂得會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)，又懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

3.4 加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的高度認(rèn)識(shí)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率。保證足夠的會(huì)計(jì)檔案存放空間，同時(shí)配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

4 結(jié)語

高校會(huì)計(jì)檔案管理是高校財(cái)務(wù)和檔案管理部門的重要工作之一，在新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法施行的新時(shí)期，高校應(yīng)認(rèn)識(shí)自己在會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題與不足，及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，科學(xué)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，從人員和技術(shù)上加大投入，使會(huì)計(jì)檔案管理水平提升到一個(gè)新的層次。

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