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        試論高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

        2015-12-19 13:52:19楊毅
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:高校檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建

        楊毅

        摘 要:對于高等院校而言,檔案管理可以反映出該校歷史的發(fā)展以及人才培養(yǎng)計(jì)劃等多方面情況,因此,高校檔案管理質(zhì)量的提高是各高校加強(qiáng)管理的必然趨勢。本文主要根據(jù)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,研究出高校如何構(gòu)建完善的檔案管理體系,這對提高高校檔案管理質(zhì)量十分重要。

        關(guān)鍵詞:高校檔案管理;質(zhì)量保障;體系構(gòu)建

        近幾年,越來越多的高校開始注重檔案的質(zhì)量管理,因?yàn)樗涊d著高校從建校到至今的人才培養(yǎng)計(jì)劃、科技成果、社會各項(xiàng)活動的開展等內(nèi)容,在高校教育管理體系中具有特別深刻的意義。目前,高校在檔案的管理過程中,越來越向信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展,那么在發(fā)展的同時(shí)高校也需要提高檔案的質(zhì)量管理,同時(shí)構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理質(zhì)量保障體系,這也是高校開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。

        1 高校檔案管理的問題分析

        現(xiàn)階段,我國各高校的教育發(fā)展水平都在穩(wěn)步提升,但是它們的檔案管理工作卻與實(shí)際發(fā)展水平不相符,在實(shí)際檔案管理工作中,仍然存在許多問題,從而也影響了高校檔案管理工作的前進(jìn)步伐。下面我們就來分析一下高校檔案管理中存在的問題。

        1.1 管理人員對工作重視程度不夠

        在高校檔案管理過程中,很多高校都有管理人員對檔案管理工作疏忽大意的現(xiàn)象發(fā)生,由于他們的監(jiān)管力度不到位,使檔案丟失的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn),久而久之,就會阻礙檔案管理工作的順利開展。

        1.2 檔案管理硬件設(shè)施落后

        有許多高校在完善教育過程中,比較注重科研體系的建設(shè),而忽略了對檔案工作的管理。在檔案管理工作中,由于經(jīng)費(fèi)投入不夠,導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施逐漸落后,相關(guān)設(shè)備開始老化失靈,因此不能滿足檔案室中的相關(guān)需求,在這種情況下極容易造成檔案丟失或者損壞。

        1.3 檔案管理手段比較落后

        在檔案管理工作中,仍然有一些高校采用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行管理,這種方式會影響整個檔案管理的工作效率。隨著我國科技水平的不斷提高,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)社會發(fā)展的需求。雖然有一些高校利用信息技術(shù)來管理檔案信息,但是相關(guān)數(shù)據(jù)管理模式與數(shù)字化管理還有一定的差距,因此,對檔案信息工作的管理還需要進(jìn)一步提高。

        2 提高高校檔案管理質(zhì)量水平

        在高校檔案管理過程中,有很多高校都有一個普遍存在的現(xiàn)象,就是檔案不公開政策,只有管理人員才可以接觸到學(xué)校檔案,因此,各高校需要適時(shí)調(diào)整檔案管理政策,這樣才能提高檔案管理質(zhì)量水平。

        2.1 實(shí)施檔案管理開放政策

        高校在對檔案進(jìn)行管理過程中,首先需要對該校教師與學(xué)生進(jìn)行開放,因?yàn)榻處熍c學(xué)生是學(xué)校的主體,應(yīng)該對檔案管理的質(zhì)量水平進(jìn)行監(jiān)督。如果教師與學(xué)生掌握檔案管理的流程并了解檔案管理的重要性,就可以加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理工作的重視,同時(shí)增強(qiáng)對檔案管理保密性的意識,使高校的檔案管理工作可以順利的進(jìn)行。

        2.2 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

        高校在檔案管理過程中,有必要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在我國科技水平的不斷提高下,檔案管理工作的業(yè)務(wù)性逐漸增強(qiáng),同時(shí)也向更高層次的工作中發(fā)展,因此高校需要加強(qiáng)檔案工作的管理力度,提高檔案管理人員的服務(wù)意識與工作態(tài)度,另外,還需要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn),使他們在工作中能夠熟練掌握軟件設(shè)備的運(yùn)用。

        3 高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

        3.1 建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系

        高校在構(gòu)建檔案管理體系中,要以網(wǎng)絡(luò)化管理為主要管理體系。首先,高校需要成立檔案管理委員會,委員會由領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人組成。在建立的同時(shí)還需要成立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu),另外還需要配備工作人員對高校的檔案進(jìn)行綜合管理。其次,高校需要成立部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,將學(xué)校的檔案管理工作落實(shí)到位。同時(shí),高校需要在院系中選擇一名負(fù)責(zé)人來監(jiān)管檔案工作,該負(fù)責(zé)人要明確自己的工作職責(zé),認(rèn)真負(fù)責(zé),做好相應(yīng)的檔案工作。除此之外,高校還需要將各種考核制度與檔案管理工作聯(lián)系在一起,這樣可以有效保障檔案工作的管理質(zhì)量。最后,高校需要確定檔案管理人員。在檔案管理室中,需要配備相應(yīng)的兼職檔案管理人員,該檔案員主要負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行收集、整理等工作,使檔案的所有內(nèi)容從上到下形成系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò),從而把檔案管理工作真正落實(shí)到位。

        3.2 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)

        近幾年,隨著信息化水平的不斷提高,我國高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)度也在逐漸加深,因此,對檔案信息化管理的目標(biāo)也需要不斷實(shí)現(xiàn)。各高校在實(shí)現(xiàn)的過程中要以本校的實(shí)際情況為根本,選擇合適的檔案管理數(shù)據(jù)庫,這樣就可以最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。在建立檔案數(shù)據(jù)庫的同時(shí),學(xué)校還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)、排序系統(tǒng)以及匯總系統(tǒng)等。另外,學(xué)校還應(yīng)該利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的有力資源,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的公開查閱。在未來科技形勢的發(fā)展進(jìn)程中,檔案管理人員也應(yīng)該跟隨時(shí)代的角度不斷創(chuàng)新,把檔案信息發(fā)展成開放的信息資源,這樣可以為學(xué)校的建設(shè)以及人才的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

        3.3 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

        在高校檔案的管理過程中,檔案室主要由專職管理人員與兼職檔案人員組成。因此,高校需要加強(qiáng)對檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),不斷提高檔案人員的綜合素養(yǎng)。在建設(shè)過程中高校一方面可以定期開展相關(guān)檔案教育培訓(xùn)活動,給檔案管理人員灌輸現(xiàn)代科技理念,同時(shí)增強(qiáng)他們對信息科學(xué)技能的學(xué)習(xí),尤其要鍛煉他們的創(chuàng)新能力與管理能力;另一方面,高校需要健全并完善檔案人才培養(yǎng)的相關(guān)機(jī)制,使檔案管理人員在工作中有一定的危機(jī)感與緊迫感,推動他們在參加學(xué)校的教育活動中不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平與能力。另外,學(xué)校為了讓該校檔案管理的質(zhì)量得到進(jìn)一步提升,還應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行外出學(xué)習(xí),從而豐富自己的檔案管理知識。

        4 結(jié)語

        目前,對于高校來說,檔案管理工作已經(jīng)成為衡量高校教育水平與管理的主要標(biāo)志之一。在現(xiàn)代化信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展下,高校檔案的管理工作被逐漸受到重視。因此,高校應(yīng)該以現(xiàn)實(shí)的社會發(fā)展需要為根本,制定完善的檔案管理保障體系,讓檔案的管理工作可以穩(wěn)定、有序地進(jìn)行,從而為我國高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 王麗勇.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探析[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2013

        [2] 楊芳. 知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理存在的問題與對策分析[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2011(02)

        [3] 楊菊洪. 基于知識管理的高校檔案管理研究[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2011(01)

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