邱玥

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案文件的存儲(chǔ)也發(fā)生了很大的變化，各種新類型載體形式層出不窮，從過(guò)去的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體到現(xiàn)在的電子載體。相對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案而言，電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的特性，因此，科學(xué)探討二者的優(yōu)劣利弊，充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于合理有效地運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，推動(dòng)檔案管理更加科學(xué)、安全、系統(tǒng)地向前發(fā)展，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程具有重要意義。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)載體；電子檔案；比較

1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點(diǎn)比較

1.1 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點(diǎn)共性

1.檔案利用需求的社會(huì)性與層次性

檔案利用需求的社會(huì)性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。檔案利用需求的社會(huì)作用，在于實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的歷史進(jìn)程中，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會(huì)價(jià)值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來(lái)的工作提供了借鑒。檔案利用需求的層次性體現(xiàn)在利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息也不盡相同，有的需求的是一次檔案文獻(xiàn)信息，有的需求二次檔案文獻(xiàn)信息或三次檔案文獻(xiàn)信息。

2.檔案利用需求的多樣性與動(dòng)態(tài)性

電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質(zhì)和愛(ài)好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬(wàn)別。檔案利用者需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系。社會(huì)越發(fā)展，社會(huì)所擁有的職業(yè)越多，生活文明程度越高，人們的愛(ài)好就會(huì)越多，愛(ài)好的層次就會(huì)越高，也更加多樣化，而檔案利用者需求隨著時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而變化體現(xiàn)了需求的動(dòng)態(tài)性。

3.檔案利用需求的重復(fù)性

檔案利用者利用檔案的需求往往不只產(chǎn)生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對(duì)的、暫時(shí)的，原有的需求滿足了，又會(huì)產(chǎn)生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會(huì)多次重復(fù)出現(xiàn)。

1.2 傳統(tǒng)檔案和電子檔案利用的特點(diǎn)差異

1.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的載體方面比較

傳統(tǒng)載體檔案是人們無(wú)須依靠特定技術(shù)就有可識(shí)別檔案的內(nèi)容，載體、結(jié)構(gòu)形式和檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就無(wú)法分離，載體、結(jié)構(gòu)形式成為檔案不可分割的重要組成部分。在溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定和適合的情況下，不會(huì)變質(zhì)腐化。因此，在存檔時(shí)間方面具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

傳統(tǒng)檔案也存在著一些不足。紙質(zhì)檔案在保存的信息量上很有限，信息表達(dá)和傳輸能力也十分有限。檔案的利用具有一定的“獨(dú)占性”，一個(gè)利用者在利用這件檔案時(shí)，其他利用者便無(wú)法利用此件檔案，降低了利用效率。紙質(zhì)檔案堆積需要占用大量的空間。隨著檔案的增多，存放檔案所需要的空間將越來(lái)越多。同時(shí)，傳統(tǒng)載體的檔案不便于檢索，人工翻找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

電子檔案存儲(chǔ)載體以磁帶，磁盤，光盤為主要載體，占用空間小，存儲(chǔ)信息容量大，傳輸信息速度快。而且，電子檔案有著很強(qiáng)的備份能力，可以輕松復(fù)制為多種形式的存儲(chǔ)方式，在利用者利用時(shí)，也不會(huì)破壞電子檔案的載體，保護(hù)了檔案原件。

但是，電子檔案載體壽命仍需進(jìn)一步驗(yàn)證。另外，電子檔案對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)和設(shè)備有依賴性，不可單獨(dú)存在。人們只有采用這種記錄檔案內(nèi)容的電腦和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的內(nèi)容。

2.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的安全性方面比較

檔案的安全性包括檔案的載體安全和載體所存儲(chǔ)的內(nèi)容信息安全。

在載體安全方面，傳統(tǒng)檔案有著明顯的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息載體性質(zhì)穩(wěn)定，在自然條件下可以存放很多年，在溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定和適宜的情況下，不會(huì)變質(zhì)腐化。在防護(hù)技術(shù)上，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的防護(hù)主要是在防霉、防潮、防蛀、防塵、防火、防水、對(duì)破損的紙張和擴(kuò)散的字跡進(jìn)行修復(fù)等方面下工夫。而且這些載體只要避開天災(zāi)人禍，遵守管理制度和防護(hù)的有關(guān)要求，就能長(zhǎng)期保存。而電子檔案除了以上各點(diǎn)以外還要注意防磁，防強(qiáng)光等。而且在正常地條件下保存地時(shí)間相對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)較短。只有通過(guò)定期地備份來(lái)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。而這些備份無(wú)疑會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用，會(huì)增加管理保護(hù)的成本。

在載體所存儲(chǔ)的信息安全方面，傳統(tǒng)檔案保存的難度也比電子檔案小得多。對(duì)紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對(duì)其載體的保護(hù)，而電子檔案對(duì)信息的保護(hù)難度卻要大得多。它的安全受其對(duì)系統(tǒng)依賴性和系統(tǒng)本身的脆弱性，以及電腦病毒的干擾和影響。在保存檔案信息的同時(shí)還要保存檔案載體的信息。同時(shí)，檔案的信息是通過(guò)計(jì)算機(jī)的輸入設(shè)備錄入進(jìn)去的，極易被修改或者錄入錯(cuò)誤，使檔案的內(nèi)容真實(shí)性降低。加上病毒的泛濫，使得電子檔案信息更容易被攻擊，存儲(chǔ)的電子檔案信息也有可能丟失。因此，對(duì)于病毒和黑客的防范也是檔案信息安全的重要部分。

3.從傳統(tǒng)檔案和電子檔案的服務(wù)方式方面比較

雖然傳統(tǒng)檔案和電子檔案都是現(xiàn)在利用率很高的形式，但是傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案的服務(wù)方式在服務(wù)對(duì)象、服務(wù)原則等方面仍然有所區(qū)別。

1）兩者的服務(wù)對(duì)象有所不同

傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)主要是針對(duì)本地區(qū)、本單位或外單位的利用者，以提供檔案文獻(xiàn)為主，傳統(tǒng)載體檔案對(duì)利用者沒(méi)有要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的要求和限制，所以傳統(tǒng)載體檔案仍然擁有龐大的用戶群體。

電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將本館的數(shù)據(jù)庫(kù)信息傳送到用戶終端。通過(guò)個(gè)人電腦鏈接互聯(lián)網(wǎng)登陸該館，就可以成為電子檔案的服務(wù)對(duì)象。但對(duì)服務(wù)對(duì)象必須加以區(qū)分，對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象提供不同的服務(wù)內(nèi)容，檔案利用者要通過(guò)身份驗(yàn)證才能夠查閱檔案。

2）兩者的開放原則有所不同

傳統(tǒng)載體檔案不泄密的內(nèi)容到開放期便可以向社會(huì)公眾開放。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案相比，其服務(wù)方式多樣，服務(wù)手段先進(jìn)，服務(wù)面廣泛。但電子檔案的信息還受時(shí)間與密級(jí)的限制，不能完全上網(wǎng)。電子檔案的信息也有訪問(wèn)限制。對(duì)于有限制條件的檔案信息，用戶必須按有關(guān)規(guī)定履行一定的手續(xù)才能獲得服務(wù)。

2 多元化載體的管理對(duì)策

傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案都是檔案信息保存的一種形式。由于紙質(zhì)檔案的真實(shí)性能夠得到保證，所以很多利用者還是喜歡利用紙質(zhì)檔案。而電子檔案作為一種新興的儲(chǔ)存工具也由于其瀏覽方便，使用效率高而受到大家的喜愛(ài)。因此，兩者都是不能互相替代的，而且兩者還可以進(jìn)行有利的互補(bǔ)，對(duì)利用率高，檔案質(zhì)量較為殘破的，具有重要史料價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)高速的運(yùn)算能力和強(qiáng)大的邏輯判斷能力，以及對(duì)檔案快速檢索、遠(yuǎn)距離傳輸、海量存儲(chǔ)等方面的優(yōu)點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的反復(fù)利用和資源共享，以解決日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量和有限的保管條件之間的矛盾，提高檔案信息資源利用率。而對(duì)于存有重要信息資料的電子文檔，如果沒(méi)有與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，應(yīng)該將其紙質(zhì)化。

盡管近年以來(lái)，電子檔案保持著迅猛的增長(zhǎng)勢(shì)頭，但是紙質(zhì)檔案有7%左右的速度增長(zhǎng)，在一段時(shí)間內(nèi)，要保持著多種載體類型共存的局面，這就要求我們堅(jiān)持多元化的對(duì)策，統(tǒng)籌兼顧，即要保護(hù)好紙質(zhì)檔案的價(jià)值，又要發(fā)揮電子檔案的利用效率，才能更好地的發(fā)揮檔案的文化傳播功能，服務(wù)于社會(huì)。