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        試論勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

        2015-12-05 13:53:44
        決策與信息 2015年29期
        關(guān)鍵詞:模式

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        試論勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

        于春玲

        黑龍江省科學(xué)院高技術(shù)研究院150020

        [摘要]勞動人事檔案管理具有重要的意義,隨著社會的不斷發(fā)展,要求檔案管理也要隨之發(fā)展創(chuàng)新。傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理已經(jīng)不能滿足勞動人事管理的需求,所以必須要進(jìn)行管理模式完善和創(chuàng)新。本研究綜述了高校檔案管理的現(xiàn)狀和高校檔案管理的創(chuàng)新等內(nèi)容。目的在于給完善勞動人事檔案管理提供一定的思路。

        [關(guān)鍵詞]勞動人事檔案管理;模式;完善與創(chuàng)新

        檔案管理對于任何一個(gè)單位的意義都是至關(guān)重要的,勞動人事檔案管理在相關(guān)單位中也同樣占有重要的位置。但隨著社會的快速發(fā)展,勞動人事檔案管理需要勇于創(chuàng)新才能適應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展。我國勞動人事檔案管理的現(xiàn)狀還存在一些需要解決的問題,比如說檔案管理水平落后、管理人員素質(zhì)過低以及管理模式老套等。想要提高勞動人事檔案管理的效率就需要就大膽的創(chuàng)新,特別是在檔案管理模式方面,更要加大研究力度。

        1.傳統(tǒng)勞動人事檔案管理存在的問題及局限性

        大量的研究表明,我國勞動人事檔案管理的局限性主要表現(xiàn)為人事檔案管理缺乏高素質(zhì)的管理人才,急需提高管理人員的素質(zhì);勞動人事管理單位對檔案管理環(huán)境變化的反應(yīng)比較遲鈍,勞動人事檔案管理體制沒有太大變革和改善;管理單位對檔案管理的認(rèn)識及其創(chuàng)新認(rèn)識不夠,基本停留在初級階段,通常表現(xiàn)為只重視制度建設(shè)而忽視檔案管理人才培養(yǎng)、只重視檔案收藏而忽視檔案管理業(yè)務(wù);而且對電子文檔和數(shù)字化檔案管理認(rèn)識模糊,更沒有在實(shí)踐中應(yīng)用??偟膩碚f勞動人事檔案管理存在較大的局限性。另外,勞動人事檔案管理中還存在一些問題,主要體現(xiàn)在以下方面:

        (1)勞動人事檔案管理的水平和手段落后。社會上普遍認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)簡單的工作,導(dǎo)致很多單位沒有重視檔案管理工作,所以先進(jìn)檔案管理技術(shù)沒有更好的引進(jìn);(2)在勞動人事檔案管理中,檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對低下。很多單位中的檔案管理人員專業(yè)水平和文化素養(yǎng)不夠,另外,很多勞動人事管理單位的檔案管理人員都非專業(yè)出身,因此缺乏相關(guān)的專業(yè)意識,導(dǎo)致一些該做的工作沒有及時(shí)做到位,造成了一些重要檔案的缺失;(3)高校對檔案管理的重視不夠,很多管理單位都會忽視檔案管理工作,這就使得該單位檔案管理僅是流于形式,因而使得檔案管理工作處于被動狀態(tài);(4)很多高校的檔案管理的硬件設(shè)施不好,很多勞動人事檔案管理單位的檔案的管理不規(guī)范、不科學(xué);(5)管理單位過于重視檔案保密工作,因此導(dǎo)致了人事檔案沒有被很好地利用起來,主要的問題表現(xiàn)為檔案利用的范圍小、方式比較單一;(6)缺乏檔案服務(wù)開發(fā)意識,這最終導(dǎo)致管理單位不能很好地收集和管理勞動人事的檔案。這些都是勞動人事檔案管理中急需解決的問題。

        2.解決勞動人事檔案管理局限性的措施

        2.1常規(guī)措施

        解決勞動人事檔案管理局限性的措施有很多,主要包括以下方面:第一,完善并創(chuàng)新勞動人事檔案管理機(jī)制,檔案管理機(jī)制是勞動人事檔案管理的重要保障和實(shí)施依據(jù)。只是當(dāng)下人事管理環(huán)境產(chǎn)生了一定的變化,這與傳統(tǒng)的人事管理制度存在一定沖突與矛盾,因此必須要不斷地完善勞動人事管理制度。另外,勞動人事檔案管理還應(yīng)形成一套完整的激勵(lì)機(jī)制、競爭機(jī)制、約束機(jī)制和保障機(jī)制;第二,逐漸夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ),有一些單位是不具備人事管理權(quán)限,所以需要進(jìn)行人事代理,不過要在此基礎(chǔ)上不斷的夯實(shí)其基礎(chǔ);第三,快速推進(jìn)檔案信息化建設(shè),在科技快速發(fā)展的背景下,勞動人事管理的完善也需要加快步伐,借助現(xiàn)代科技力量將勞動人事管理的發(fā)展推向另一個(gè)高度;第四,創(chuàng)新檔案管理觀念,為了提高勞動人事檔案管理,就要更新管理觀念,將固有的、陳舊的管理觀念全部摒棄,引進(jìn)新的管理理念。檔案管理觀念創(chuàng)新是其管理創(chuàng)新的必要前提,在檔案管理創(chuàng)新過程中,一定要始終貫穿著觀念的創(chuàng)新,可以說觀念創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的重要保障。在檔案管理觀念創(chuàng)新時(shí),要注重堅(jiān)持以人為本、服務(wù)至上的理念。另外,檔案管理創(chuàng)新還需要把千方百計(jì)滿足用戶需求作為檔案管理的中心環(huán)節(jié),最終以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理, 開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

        2.2加強(qiáng)勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新

        在社會快速發(fā)展的背景下,做好勞動人事檔案管理工作的重要前提就是要加強(qiáng)勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新。要想提高勞動人事檔案管理水平,還需要不斷地創(chuàng)新管理模式。勞動人事檔案管理水平評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)可以影響檔案管理的方式,而檔案管理模式又能間接地反映勞動人事檔案管理水平。傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理水平主要是依據(jù)檔案館面積大小、管理設(shè)備情況以及檔案立卷多少來評價(jià),因此傳統(tǒng)的勞動人事檔案管理主要圍繞這幾個(gè)方面展開管理工作,這種情況下形成的管理模式可能具有一定的片面性,這樣很可能影響檔案管理單位的整體服務(wù)質(zhì)量。所以對勞動人事檔案管理單位的檔案管理水平進(jìn)行評價(jià)決不能太過局限,應(yīng)該拓寬評價(jià)指標(biāo)體系,不能只局限在設(shè)備、面積、立卷等指標(biāo)。因此,勞動人事檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新。

        勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新需要采取廣泛的措施,勞動人事檔案管理具有自身的特點(diǎn),因此檔案管理需要結(jié)合自身的特點(diǎn)來完善管理模式,而且要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。在很多人事檔案管理中,建立人事檔案中心是一個(gè)效率較高的管理模式,檔案中心作為一個(gè)專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu),它會根據(jù)每個(gè)地區(qū)的特點(diǎn)建立相應(yīng)的管理系統(tǒng),這樣可以將檔案管理效率最大程度地提高。勞動人事檔案管理中心是一個(gè)代理機(jī)構(gòu),它起到了過渡性的作用。這種人事檔案集中管理的模式具有很大的優(yōu)越性,比如說檔案中心可以高效地完成信息的收集、整理,能更好地保證人事檔案的完整和安全。另外,人事檔案中心是一個(gè)有政府參與的機(jī)構(gòu),設(shè)立的目的是對相關(guān)的人事單位進(jìn)行管理,這個(gè)機(jī)構(gòu)由政府領(lǐng)導(dǎo),該機(jī)構(gòu)具有公共信息的特征,而且是一種無償服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是這個(gè)檔案中心具有一定的權(quán)利及義務(wù),它擁有的權(quán)利是對檔案的管理權(quán),但是前提是要遵守檔案的保密原則,在此基礎(chǔ)上可以進(jìn)行對檔案的處置。與此同時(shí),檔案中心還需要履行必要的義務(wù),檔案中心必須要妥善保管檔案所有者的檔案,最大程度的延長檔案的使用期限,而且要堅(jiān)決遵守檔案管理的保密原則。檔案中心要努力發(fā)揮出該機(jī)構(gòu)的本職功能,為檔案所有者提供最完善、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當(dāng)然,勞動人事檔案管理機(jī)構(gòu)一定要與時(shí)俱進(jìn),要對檔案管理模式進(jìn)行漸進(jìn)式地創(chuàng)新。

        結(jié)語

        總而言之,勞動人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作,它對于那些擁有檔案而不能自己管理的所有者意義重大。只不過勞動人事檔案管理中存在的問題對該項(xiàng)管理效率產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響,因此加強(qiáng)勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新就顯得尤為重要,檔案中心管理模式就展現(xiàn)出了較大的優(yōu)越性,但是檔案管理機(jī)構(gòu)依然要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王玉鵬.新形勢下我國企業(yè)人事檔案管理研究[D].山東大學(xué),2008.

        [2]蘇小媚.試論勞動人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新[A].新時(shí)期檔案工作論文集[C].2005.

        [3]呂春影.人事檔案工作發(fā)展思路探微[J].科學(xué)咨詢(科技管理),2010(08).

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