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淺析科研檔案管理工作的創(chuàng)新

于淼

哈爾濱市社會(huì)科學(xué)院黑龍江哈爾濱150010

[摘要]在科研活動(dòng)過程中離不開科研檔案的支持，科研檔案作為科研活動(dòng)的重要依據(jù)，科研活動(dòng)中通過吸收和借鑒科研檔案中的成果，科研人員在科研計(jì)劃制定及課題任務(wù)編寫過程中也需要借鑒科研檔案相關(guān)材料和信息，科研檔案作為科研活動(dòng)的必要條件，在日常工作中需要加強(qiáng)科研檔案管理工作，進(jìn)一步對(duì)科研檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]科研檔案；管理；創(chuàng)新；服務(wù)理念；服務(wù)手段；服務(wù)方式

在科研工作中離不開科研檔案信息資源的支持，科研檔案不僅能夠起到有效的原始憑證作用，而且還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。在科研過程中需要以大量的檔案文獻(xiàn)信息作為前提，檔案工作人員需要提供科研活動(dòng)所需要的各種檔案文獻(xiàn)資料，確?？蒲姓n題的順利完成。這就需要科研檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的檔案分類和整理能力，能夠?qū)n案資料進(jìn)行快速檢索。所以需要加快科研檔案管理模式的創(chuàng)新，使檔案能夠更好的發(fā)揮其自身的價(jià)值，使其在社會(huì)發(fā)展過程中起到重要的作用。

一、創(chuàng)新服務(wù)理念

近年來，我國(guó)各基礎(chǔ)科研部門在檔案管理工作上加快了改革的力度，而且取得了一定的成效，但服務(wù)觀念和服務(wù)技能還存在許多不如意的地方。首先，在很多地方科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，還存在著重藏輕用的觀念，檔案利用率較低，導(dǎo)致豐富的檔案資料無法有效的發(fā)揮其重要作用。其次，檔案服務(wù)存在較強(qiáng)的被動(dòng)性，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，覺得檔案管理工作就是對(duì)檔案資料進(jìn)行收藏和保存，意識(shí)不到服務(wù)工作的重要性。最后，在檔案管理工作中，并沒有從用戶的需求出發(fā)，而是按照自己的主觀認(rèn)識(shí)來對(duì)用戶的服務(wù)進(jìn)行支配和限制，這使檔案作用的發(fā)揮受到了較大的影響。在當(dāng)前科研檔案管理工作中，需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理論，進(jìn)一步對(duì)檔案服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新。樹立服務(wù)第一的觀念，利用以人為本的服務(wù)宗旨來提升檔案服務(wù)的意識(shí)，在思想上要具有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，提高服務(wù)的質(zhì)量，從主動(dòng)服務(wù)意識(shí)加快向參與式服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)變。通過開放式的管理觀念來加快推動(dòng)開發(fā)、查詢、鑒定科研課題及推廣科研成果中來，使科研檔案資料成為科學(xué)研究的重要依據(jù)。

二、創(chuàng)新服務(wù)手段

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種新技術(shù)開始在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，這為檔案服務(wù)手段的改變提供了良好的條件。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，科研檔案部門需要充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段來加快科研檔案信息化建設(shè)工作，努力提高科研檔案服務(wù)的質(zhì)量。

首先，通過科研檔案管理信息化建設(shè)可以有效的提高科研檔案管理效率科研檔案在形成過程中會(huì)涉及到較多的內(nèi)容，而且存檔案后需要反復(fù)被查詢，還需要做好日常的維護(hù)工作。而且在檔案長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)及使用過程中，檔案文件的重要程度及質(zhì)量等者附發(fā)生一定的變化。這些工作都需要在管理工作中進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。單純的依靠手工來進(jìn)行這些細(xì)致及復(fù)雜的工作需要浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)務(wù)，而且工作效率低下，也無法滿足科研人員對(duì)檔案的服務(wù)性需求。通過信息化建設(shè)，有效的提高檔案管理的信息化水平，不僅能夠提高檔案管理效率，而且能夠使檔案人員從繁重的工作中解放出來，這對(duì)于推動(dòng)檔案管理高效化及標(biāo)準(zhǔn)化具有極其重要的意義。

其次，科研單位檔案管理的信息化建設(shè)有助于提升管理質(zhì)量在人工模式下進(jìn)行檔案查閱，不僅工作效率較低，而且所查詢內(nèi)容并不一定能夠滿足科研人員的需求，往往還需要重新進(jìn)行查閱，這就會(huì)導(dǎo)致檔案在頻繁使用和查閱過程中出現(xiàn)損耗，甚至丟失、破壞的情況。另外，部分科研檔案具有較高的保密性，這就對(duì)檔案管理人員自身的責(zé)任感和責(zé)任意識(shí)提出了較高的要求。利用信息化來對(duì)科研檔案進(jìn)行管理，不僅檔案借閱更具有針對(duì)性，而且能夠有效的減少檔案的損耗及泄密情況的發(fā)生，有效的提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

三、創(chuàng)新服務(wù)方式

首先，提供專題資料服務(wù)，提高科研檔案利用率?？蒲袡n案必須適應(yīng)新形勢(shì)，發(fā)揮科研檔案信息的功能作用，方便科研人員查詢利用。

一方面，按照科研檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)科研檔案收集整理工作，將科研活動(dòng)中成果鑒定材料、課題的原始記錄、科研報(bào)告和技術(shù)文件等收集齊全，將館藏科研檔案信息，借助數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)提供給相關(guān)部門和廣大科研工作者；同時(shí)，積極開展跟蹤服務(wù)，即長(zhǎng)期進(jìn)行跟蹤參與，將有關(guān)檔案信息資料，定期提供給相應(yīng)專業(yè)科研人員，同時(shí)定期收集反饋信息，有針對(duì)性地為科研人員提供有關(guān)檔案信息資料。專題資料服務(wù)要緊跟科研工作，保證重點(diǎn)項(xiàng)目順利進(jìn)行。

其次，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作用，拓寬科研檔案服務(wù)渠道。網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是科研檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。通過利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，逐步完善多種檢索工具，最大限度地揭示科研檔案信息資源，更好地服務(wù)于科研工作，最大限度地拓寬科研檔案利用服務(wù)渠道?？蒲袡n案管理工作者要抓住契機(jī)，徹底擺脫長(zhǎng)期沿襲的手工管理的方法，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將有關(guān)科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，提高科研檔案信息資源的利用率和管理效率。

再次，加強(qiáng)檔案編研工作，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)功能?？蒲袡n案作為一種客觀實(shí)體，它的作用需要通過一定的科學(xué)工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。科研院所科研檔案管理部門應(yīng)以開展科研檔案編研為工作的落腳點(diǎn)，進(jìn)一步拓展科研檔案利用服務(wù)的功能。檔案工作者可根據(jù)客觀實(shí)際需要，利用科研檔案實(shí)體，在不違背知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)的前提下，就某一專題進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的體例、新的語(yǔ)言匯編成相對(duì)集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案匯編成動(dòng)態(tài)的活信息，供給全體科研工作者參考。

最后，建立檔案反饋機(jī)制，完善科研檔案管理利用的整合功能?？蒲泄ぷ髡邔?duì)開發(fā)利用價(jià)值的意見或建議，是對(duì)科研檔案開發(fā)利用的科學(xué)性的反饋信息。這些反饋信息內(nèi)容一般比較具體，且更有針對(duì)性和適用性?？梢愿鶕?jù)這些反饋信息，對(duì)開發(fā)利用中的具體措施或方法進(jìn)行調(diào)查分析，逐步建立一套完備的管理機(jī)制，以促進(jìn)檔案資源管理利用整合功能進(jìn)一步改進(jìn)和完善，使科研檔案的利用價(jià)值進(jìn)一步發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

科研院所通過科研檔案管理的創(chuàng)新，可以有效的為科研工作提供有效的服務(wù)，使科研檔案的價(jià)值更好的體現(xiàn)出來。通過規(guī)范化對(duì)科研檔案進(jìn)行管理，強(qiáng)化科研檔案信息化建設(shè)工作，努力提高科研檔案管理人員自身的素質(zhì)，可能為科研檔案管理的創(chuàng)新奠定良好的基礎(chǔ)，而且對(duì)推動(dòng)科研檔案管理現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)具有極其重要的意義。

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