摘 要：為適應(yīng)社會(huì)及市場(chǎng)發(fā)展，滿足國(guó)家政策、企業(yè)自身以及客戶(hù)需求，我國(guó)國(guó)企正在進(jìn)行或改革或轉(zhuǎn)型，而國(guó)企檔案管理工作在這一進(jìn)程中也出現(xiàn)了新的變化和問(wèn)題，為進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)企檔案管理，提升管理水平，我們從國(guó)企檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題入手，研究現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代管理；服務(wù)方式；國(guó)企檔案管理

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案扮演著不可取代的重要作用，其對(duì)企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、做出重要決策、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及解決一些經(jīng)濟(jì)糾紛等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。但隨著企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，企業(yè)中尤其是國(guó)企檔案管理還沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)地創(chuàng)新和發(fā)展。當(dāng)下國(guó)企檔案管理在速度、質(zhì)量、效率等方面都亟待提高以滿足市場(chǎng)及企業(yè)運(yùn)營(yíng)的需求，現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式的應(yīng)用不僅能夠幫助當(dāng)下國(guó)有企業(yè)提升企業(yè)的檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，更能從根本上幫助企業(yè)提高運(yùn)作效率和工作水平，從而對(duì)提升企業(yè)整體核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展起到強(qiáng)有力的支撐作用。

1 當(dāng)下國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)愈加開(kāi)放，國(guó)有企業(yè)從壟斷性市場(chǎng)中脫離出來(lái)，不僅要面對(duì)同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，包括民企、私企、外企等，還要面臨著國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，在追求“高效率、高質(zhì)量、高收益”的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中，國(guó)企雖然有著一定的政策支持且前期有一定的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，但國(guó)企“節(jié)奏慢”的特點(diǎn)容易在競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)，而國(guó)有企業(yè)檔案管理目前也同樣存在一定的問(wèn)題需要解決。

1.1 檔案質(zhì)量管理

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，國(guó)有企業(yè)需要保存和處理的文件檔案也日益增多，如何在數(shù)量大幅增加的情況下保證檔案的質(zhì)量成為首要問(wèn)題。企業(yè)的發(fā)展通常伴隨著活動(dòng)內(nèi)容的增加，一些業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和行業(yè)的跨界合作也讓日常經(jīng)手的檔案文件種類(lèi)、數(shù)目激增，如果不能保證這些文件檔案的管理質(zhì)量，在后期項(xiàng)目落地或者有新工作需要進(jìn)行參考時(shí)，一是查閱起來(lái)較為麻煩，二是資料很可能產(chǎn)生遺失，為公司帶來(lái)不必要的損失和麻煩。

1.2 檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用

很多國(guó)企確實(shí)比較注重檔案的管理，但大多數(shù)只是遵照質(zhì)量管理文件執(zhí)行，具體檔案管理起到什么作用并沒(méi)有受到足夠的重視。如果對(duì)檔案的管理僅僅只停留在簡(jiǎn)單的整理、編目上，則檔案就失去了其管理的價(jià)值，我們應(yīng)當(dāng)知道檔案對(duì)于企業(yè)未來(lái)發(fā)展起到的不可或缺的重要作用，提高檔案利用率，對(duì)檔案作進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)利用將有助于企業(yè)挖掘和分析出資料背后的潛在價(jià)值，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

電腦已經(jīng)成為了每個(gè)企業(yè)必備的電子設(shè)施，但許多國(guó)企中并未將檔案管理與現(xiàn)代科技手段相結(jié)合，一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未意識(shí)到電子檔案管理的必要性和重要性，另一方面則是因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)水平普遍不高，不能對(duì)電子設(shè)備有效利用。隨著電子設(shè)備的普及，許多重要文件資料都開(kāi)始以電子檔的形式出現(xiàn)，如果檔案管理人員素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平達(dá)不到檔案電子管理要求，企業(yè)則無(wú)法正常與社會(huì)、市場(chǎng)進(jìn)行接軌。

除以上問(wèn)題外，當(dāng)下國(guó)企檔案管理還存在著諸多亟待解決的問(wèn)題，包括檔案科目分類(lèi)不合理、未建立科學(xué)的系統(tǒng)性的管理模式、信息化管理不完善等。

2 現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的應(yīng)用

國(guó)企檔案管理問(wèn)題突顯的最根本原因在于其并沒(méi)有引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段和服務(wù)方式，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法跟上信息化社會(huì)的高速發(fā)展態(tài)勢(shì)，繼而難以保證企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展要求。因此，為了達(dá)到符合企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的目標(biāo)，尤其是對(duì)于正在進(jìn)行大量改革和轉(zhuǎn)型的國(guó)企而言，利用現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式就顯得尤為重要。

2.1 充分認(rèn)識(shí)國(guó)企檔案管理現(xiàn)代化的必要性

受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，一些國(guó)企管理檔案的方式方法依然遵循老舊思想，難以在管理手段和服務(wù)方式上進(jìn)行有效提升，從而造成了落后的檔案管理與企業(yè)對(duì)檔案信息日益增加的需求之間的矛盾逐漸凸顯。無(wú)論是國(guó)企高層還是從事檔案管理的人員，都必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，意識(shí)到企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，提升檔案管理效率，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和健康運(yùn)營(yíng)提供保障。

2.2 利用先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行國(guó)企檔案科學(xué)化管理

引進(jìn)現(xiàn)代化手段有助于實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案管理信息化，其中包括利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行深度分類(lèi)、歸檔和分析；利用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行有效儲(chǔ)存，免去人工存檔所耗費(fèi)的時(shí)間與精力；利用數(shù)據(jù)安全技術(shù)對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的輸入與輸出進(jìn)行管理，保證企業(yè)資料信息的安全；利用數(shù)據(jù)檢索技術(shù)對(duì)已存檔的信息資料進(jìn)行隨時(shí)隨地的清查與閱覽，極大地提高了檔案檢索的效率等。這些技術(shù)手段的應(yīng)用為國(guó)企檔案管理提供了一個(gè)有效的管理平臺(tái)，在傳統(tǒng)管理方式方法的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，同時(shí)也增加了企業(yè)資料的信息載體方式，方便對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整體清理和檢索查閱。

2.3 提升工作人員整體素質(zhì)水平

企業(yè)現(xiàn)代化速度的日益加快導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理模式也從簡(jiǎn)單往復(fù)雜開(kāi)始過(guò)渡，資料的門(mén)類(lèi)越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越交錯(cuò)復(fù)雜，這就需要企業(yè)管理檔案的人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)隨之提升，考慮到企業(yè)檔案的特殊性和重要性，檔案管理人員在上崗時(shí)必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于檔案整理以及科學(xué)化管理有了一定程度的基礎(chǔ)之后再上崗，且上崗之后有必要不定時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在綜合檔案管理的第一線必須對(duì)工作職責(zé)和工作內(nèi)容有清晰的認(rèn)識(shí)，在崗在責(zé)，提高保密意識(shí)，維護(hù)企業(yè)利益。

除以上幾點(diǎn)之外，企業(yè)還可根據(jù)自身需要與合作單位建立共享數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行資源和信息共享，一方面節(jié)省了市場(chǎng)調(diào)研和數(shù)據(jù)考察的成本，另一方面也為內(nèi)部員工建立了一個(gè)可以有效溝通的平臺(tái)，不過(guò)值得注意的是要做好企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全管理。

3 小結(jié)

現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了管理體制的創(chuàng)新，一方面是傳統(tǒng)向新時(shí)代的過(guò)渡，在這一過(guò)程中不斷“取其精華，去其糟粕”，精簡(jiǎn)不必要的流程，淘汰落后過(guò)時(shí)的方式方法；另一方面也是檔案管理工作內(nèi)涵的外延，檔案管理信息化意味著企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始轉(zhuǎn)變觀念和思想對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行革新，同時(shí)也意味著企業(yè)開(kāi)始意識(shí)到檔案資料對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。為適應(yīng)國(guó)企信息化建設(shè)和檔案管理現(xiàn)代化的要求，國(guó)企檔案管理工作還有很長(zhǎng)一段路要走，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式也將處于不斷變化的過(guò)程中，如此才能順應(yīng)社會(huì)和市場(chǎng)的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理乃至整個(gè)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

宋玉芬（1984-），女，漢族，山東高密人。