楊玲

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案是一種十分重要的知識(shí)資源，是與企業(yè)同步發(fā)展的重要無形資產(chǎn)。如果企業(yè)要做出正確的決策，就需要可靠的檔案作為依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)日常運(yùn)營過程中的重要部分。在當(dāng)前知識(shí)管理背景下，顯然傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)滿足不了實(shí)際需求，這就需要企業(yè)改善并創(chuàng)新檔案管理模式。基于此，本文對(duì)知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行了分析，并提出了完善建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；模式

1 知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理當(dāng)中的作用

知識(shí)管理是一種新興的管理理念，其主要管理對(duì)象為知識(shí)，目標(biāo)則是運(yùn)用知識(shí)。知識(shí)管理涉及企業(yè)的方方面面，包括人員、技術(shù)、市場、企業(yè)戰(zhàn)略等。通過知識(shí)管理將這些要素充分聯(lián)系起來，并使之協(xié)調(diào)化運(yùn)作，共同為企業(yè)服務(wù)。從本質(zhì)上來看，知識(shí)管理的核心目標(biāo)還是讓企業(yè)能夠不斷增強(qiáng)自身的競爭力，利用知識(shí)管理對(duì)各類信息、知識(shí)進(jìn)行整合、加工及提煉并共享，在創(chuàng)新知識(shí)的同時(shí)，也讓其實(shí)現(xiàn)增值，使其能夠充分發(fā)揮價(jià)值，進(jìn)而提高企業(yè)整體的創(chuàng)造能力[1]。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，將知識(shí)管理運(yùn)用其中，可進(jìn)一步挖掘出檔案的潛在價(jià)值。一方面，通過知識(shí)管理能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。這種優(yōu)化進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的服務(wù)功能，有利于提升企業(yè)整體運(yùn)營效率。另一方面，知識(shí)管理能夠讓檔案管理職能得到完善。在知識(shí)管理背景下，檔案管理職能也在不斷發(fā)生變化，企業(yè)需要改變檔案管理模式才能應(yīng)對(duì)這種變化。換句話說，知識(shí)管理刺激了企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型，使其從傳統(tǒng)的實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容管理。這對(duì)于檔案知識(shí)開發(fā)利用具有強(qiáng)化作用，能夠促進(jìn)檔案知識(shí)資源共享。

2 目前企業(yè)檔案管理存在的問題

盡管很多企業(yè)的檔案管理水平較以往有所提升，但在部分環(huán)節(jié)上還是存在一定問題，與當(dāng)前知識(shí)管理的要求并不契合，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[2-3]：（1）企業(yè)檔案管理理念滯后。知識(shí)管理不但是一種管理技術(shù)，也是一種理念。知識(shí)管理盡管需要信息技術(shù)作為支撐，但也不可能完全依靠信息技術(shù)，其參與主體還是人。因此，要將知識(shí)管理與檔案管理關(guān)聯(lián)起來，相關(guān)人員就必須具備良好的知識(shí)管理意識(shí)。然而，很多企業(yè)大部分員工，甚至是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理重視程度并不夠，未能意識(shí)到檔案是企業(yè)的重要信息資源。在檔案管理上，還是以紙質(zhì)形式為主，未能將電子檔案融入至檔案管理工作中，使得檔案管理的成效受到了制約。還有一些企業(yè)盡管已經(jīng)實(shí)施了電子化檔案信息管理，但檔案信息化建設(shè)較為盲目，忽視了檔案信息開發(fā)利用，未能將檔案信息價(jià)值充分發(fā)揮出來。（2）企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)性管理。很多企業(yè)在檔案管理過程中，依然采取的是分散管理的方式，并未將各部門、各機(jī)構(gòu)檔案信息進(jìn)行整合，未能形成統(tǒng)一化管理。同時(shí)，檔案信息未與其他信息共享，制約了檔案信息的實(shí)際效用。在市場不斷發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了很多企業(yè)重組或合并從而形成了一些大型企業(yè)集團(tuán)。集團(tuán)下屬公司或分公司從自身利益出發(fā)，不會(huì)完全將檔案移交給集團(tuán)公司，使得檔案管理出現(xiàn)漏洞。另外，部分企業(yè)缺乏一套健全、科學(xué)的檔案管理制度來規(guī)范檔案管理，使得檔案管理工作隨意性較大。（3）檔案管理硬件設(shè)施落后。由于檔案管理硬件投入不足，檔案管理工作受到了一定程度的制約。檔案室設(shè)計(jì)不夠規(guī)范、功能單一、缺乏信息資源開發(fā)能力、計(jì)算機(jī)設(shè)施不夠到位、未構(gòu)建出統(tǒng)一化的檔案信息管理平臺(tái)等問題都制約了檔案管理的成效，影響了檔案服務(wù)的質(zhì)量與效率。

3 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式構(gòu)建分析

基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式，其核心目標(biāo)在于讓檔案知識(shí)信息化、資源化，將其轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)經(jīng)營真正意義上的重要資源。具體來說，就是將數(shù)據(jù)型檔案資料視作歷史資料信息，并以信息管理的方式對(duì)這些信息進(jìn)行合理分類、整合，構(gòu)建出檔案信息庫，以供查詢。同時(shí)，要將信息型檔案視為知識(shí)型文檔，并根據(jù)知識(shí)資源結(jié)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行歸類，用以共享。對(duì)已經(jīng)形成的知識(shí)型文檔進(jìn)行優(yōu)化處理，從而構(gòu)建出標(biāo)準(zhǔn)化模板，讓知識(shí)型文檔處理流程規(guī)范化，使之轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)資源[4]。

知識(shí)管理背景下，檔案信息資源被視為一種典型的知識(shí)資源。上述目標(biāo)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建出一個(gè)知識(shí)資源管理系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立知識(shí)資源管理中心，主要負(fù)責(zé)知識(shí)資源管理系統(tǒng)維護(hù)及操作。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建出知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)，并將團(tuán)隊(duì)人員安插到各個(gè)部門，以便對(duì)各部門檔案信息資料進(jìn)行收集、匯總、反饋等，從而響應(yīng)知識(shí)資源管理中心，使得知識(shí)資源管理能夠與檔案管理充分關(guān)聯(lián)起來。與此同時(shí)，還要建立配套的制度，主要包括知識(shí)資源收集制度、內(nèi)容建設(shè)制度、管理組織制度、安全訪問權(quán)限制度等。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源管理，必然離不開相關(guān)技術(shù)支持。在整個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，要充分利用到計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息貯存技術(shù)、通訊技術(shù)、安全技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等[5]。除了技術(shù)、制度支持外，還需要一定的資金投入及人才支持。企業(yè)內(nèi)部要具備知識(shí)資源管理系統(tǒng)分析及設(shè)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)及管理專家等，這樣才能保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)營，讓檔案管理服務(wù)質(zhì)量及效率得以提升。

4 進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理的有效建議

要實(shí)現(xiàn)基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理，還需要對(duì)以下方面工作進(jìn)行完善：

4.1 優(yōu)化工作方法

在檔案管理優(yōu)化過程中，要意識(shí)到創(chuàng)新的重要性。在一些細(xì)節(jié)上進(jìn)行小的創(chuàng)造或革新，往往能夠取得意想不到的效果。對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)而言，要實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，必然要擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，并將計(jì)算機(jī)管理技術(shù)融入至檔案管理當(dāng)中。以信息、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，并以知識(shí)管理理念為導(dǎo)向，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息交流、共享，并加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)。通過分析軟件，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，使之成為有用的數(shù)據(jù)流，以此來挖掘出其所蘊(yùn)含的潛在價(jià)值，讓檔案信息產(chǎn)生效益。

4.2 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

首先，企業(yè)檔案部門要進(jìn)一步拓展知識(shí)收集，包括內(nèi)部檔案資料收集、外部資料信息收集及客戶信息收集。通過信息收集、分類整合、分析，并將其納入數(shù)據(jù)庫，作為企業(yè)重要的知識(shí)管理資源。其次，要將檔案信息進(jìn)行精密化加工，讓零散的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)化、統(tǒng)一化，使之能夠轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)成果，以此作為技術(shù)進(jìn)步的基礎(chǔ)。另外，要在企業(yè)內(nèi)部及外部形成縱向聯(lián)系與橫向聯(lián)系，行業(yè)之內(nèi)能夠建立互通檔案信息渠道，形成互補(bǔ)，從單一信息向多元化方向發(fā)展。

4.3 完善統(tǒng)籌協(xié)作

基于知識(shí)管理的檔案管理，應(yīng)充分考慮知識(shí)要素的流動(dòng)性，保證管理工程中不會(huì)出現(xiàn)明顯的分工斷層，這就需要相關(guān)人員完善統(tǒng)籌協(xié)作，形成團(tuán)隊(duì)合力。不僅企業(yè)內(nèi)部要加強(qiáng)協(xié)作，企業(yè)外部也要構(gòu)建起良好的協(xié)作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)行業(yè)合作、區(qū)域合作，讓檔案信息管理層次不斷提升，形成一個(gè)公共化的檔案知識(shí)資源管理平臺(tái)。

5 結(jié)語

知識(shí)管理能夠促進(jìn)檔案知識(shí)信息化，有利于實(shí)現(xiàn)檔案智能化服務(wù)，讓檔案管理效率及質(zhì)量得到提升。在檔案管理完善的過程中，要注重信息交流及信息共享，形成一條完整的信息鏈，以此來提升檔案信息利用效率，使之能夠創(chuàng)造出更多的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]徐平，蘇愛明.淺議知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（22）：119-121.

[2]劉曉紅，夏春陽.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2015（12）：61-62.

[3]徐和華.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2016（02）：55.

[4]秦偉強(qiáng).知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013（02）：71-72.