文/安徽省農(nóng)業(yè)委員會畜牧技術推廣總站　姚婕

文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析

文/安徽省農(nóng)業(yè)委員會畜牧技術推廣總站姚婕

【摘要】文書檔案管理是單位管理工作中的重要內(nèi)容。我國現(xiàn)階段的發(fā)展要求對文書檔案管理進行創(chuàng)新，然而我國文書檔案管理中存在的如檢索效率低、管理人員素質(zhì)不高、信息化程度低等問題卻嚴重阻礙了文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。本文針對這些問題進行了分析，并且提出了創(chuàng)新文書檔案管理工作的幾點建議，以期能夠提高文書檔案管理的水平。

【關鍵詞】文書檔案；管理；創(chuàng)新；途徑

文書檔案不僅是每個單位、地區(qū)的活動發(fā)展的文字記錄，同時也是其生產(chǎn)、發(fā)展中創(chuàng)新的一個重要來源。做好文書檔案管理工作不僅是提高單位基礎管理水平的需要，而且還是單位開展現(xiàn)代化建設過程中的一項基礎工作。隨著單位檔案制度的不斷改革和完善，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度已經(jīng)無法滿足目前單位的發(fā)展需求。因此，實現(xiàn)單位檔案規(guī)范化、制度化，對單位檔案管理工作不斷進行創(chuàng)新已經(jīng)成為了各單位檔案管理的一個主要發(fā)展方向。

一、文書檔案管理的特征

（一）文書檔案管理的目標是記錄“歷史”。文書檔案管理主要是對發(fā)生的事件，包括相應的文件、文書等進行記錄并整理歸檔。其中文書檔案管理主要涉及到文本資料的收集、整理、編號、保存、借閱等過程，這就要求文書檔案具有一定的安全性和完整性。文書檔案管理最終的目的是記錄歷史，以便于后人對歷史真相的了解和借鑒，發(fā)揮檔案的應有作用。

（二）文書檔案管理的核心是文書工作。文書檔案產(chǎn)生的基礎是文書工作。文書工作主要包括對文件的收集、整理、分類、歸檔以及過程中涉及的登記、轉(zhuǎn)運、催辦等事務。檔案工作在文書工作的基礎上對檔案進行統(tǒng)計、檢索、保管等工作，其主要來源于文書。

（三）文書檔案內(nèi)容的豐富性。文書檔案是一個群體中真實事件的記錄與反映，內(nèi)容豐富多樣，可以是行政管理、黨群管理、科技管理、會計管理等產(chǎn)生的文書文件，也可以是照片、錄音、影像等電子檔案。

二、文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案檢索效率低。我國各地的檔案檢索分為人工檢索和計算機檢索兩種方式，雖然我國經(jīng)濟水平的提升帶動了計算機-互聯(lián)網(wǎng)的普及，但是就目前來看，人工檢索仍然是我國大部分地區(qū)文書檔案管理采用的主要檢索手段。尤其是在農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟水平低，信息化檔案管理普及率低，文書檔案檢索主要靠人工檢索。

人工檢索不僅花費的時間多，檢索效率也不高。盡管很多地方引入了更多的檢索方式和檢索手段，但是人工檢索的效率依然停滯不前，這其中最主要的原因是文書檔案管理中管理人員只注重檢索數(shù)量和檢索工具的結(jié)合，卻忽略了檢索整個過程中質(zhì)量的控制，也直接導致文書檔案管理的檢索效率難以提高。

（二）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低。文書檔案管理一直不受重視，很多單位只安排較少人員管理檔案工作，甚至根本沒有專門的文書檔案管理人員，多是辦公室文職人員兼職檔案管理員的角色，辦公室其他工作如信息宣傳、收發(fā)文、文字綜合等使得難以投入更多精力到文書檔案管理中去。另外，薪酬水平低也是導致文書檔案管理人員流失的重要原因。文書檔案管理人員素質(zhì)偏低是我國文書檔案管理中存在的普遍問題，也是亟待解決的一個重要問題。

（三）文書檔案管理不夠規(guī)范。我國文書檔案管理另一個普遍存在的問題是文書檔案混亂，不夠規(guī)范。如很多單位文書檔案沒有統(tǒng)一的文書檔案管理制度，文書檔案編號混亂，案卷目錄缺失或者隨意添加，案卷標題不清等等。主要原因在于各單位領導對文書檔案管理的重要性認知不足，沒有形成統(tǒng)一的文書檔案管理制度，缺乏專業(yè)的文書檔案管理員，導致文書檔案管理混亂。

（四）文書檔案管理信息化落后。21世紀初，經(jīng)濟的快速發(fā)展促進了我國互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，同時也使得計算機技術在我國廣泛傳播，信息化技術應用到各個領域中。在文書檔案管理領域，信息化也得到了發(fā)展，文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)極大促進了文書檔案管理水平的提高。然而，這并沒有明顯改變我國文書檔案管理水平低下的現(xiàn)狀，主要原因是我國各單位、各地區(qū)對于文書檔案管理沒有引起足夠的重視，文書檔案管理人員管理水平和業(yè)務素質(zhì)的偏低，這些都阻礙了信息化管理在文書檔案管理領域中的推廣和普及，導致文書檔案管理仍然處在較低級的水平。

三、文書檔案管理創(chuàng)新途徑

（一）加強制度建設，保障執(zhí)行力度。我國文書檔案管理水平低下的主要原因是對檔案管理缺乏一個合理的制度，導致各單位、各地區(qū)領導對文書檔案管理缺乏一個正常的認識，使得文書檔案管理一直沒能健康發(fā)展。因此，文書檔案管理創(chuàng)新應該首先從制度上進行創(chuàng)新，在原有制度的基礎之上，結(jié)合我國的具體國情合理地進行制度創(chuàng)新。具體來說，各單位在不違反相關規(guī)定的情況下，建立一套與公司自身制度相結(jié)合的文書檔案管理制度，對文書檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容等做出統(tǒng)一的規(guī)定，并且建立一套完整的領導體制，明確文書檔案管理的責任劃分。在建立好完善的制度體系以后，建立一套相應的監(jiān)督體系，確保執(zhí)行力度，以保證文書檔案管理制度的正常運行。如可以對公司制度定期進行評審，對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題組織管理力量對文書檔案管理進行修訂，促進制度的完善實施，確保文書檔案管理制度發(fā)揮應有的效果。

（二）優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高隊伍質(zhì)量。人才是各公司、各單位甚至是國家質(zhì)檢競爭的核心，其在文書檔案管理中發(fā)揮著很重要的作用。在具有完善的文書檔案制度的基礎上，各單位還應該加強人才隊伍的建設，提高文書檔案管理的水平。首先，在文書檔案管理的用人把關上，應當招聘具有專業(yè)知識的人才。其次，定期對文書檔案管理人員進行一定程度的專業(yè)培訓，開展有層次的再教育，以提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，從而提高文書檔案管理水平。最后，對于文書檔案管理人員應當實施一套用人機制，除了薪金待遇、職稱評定之外，對于不符合文書檔案管理的人員也要及時清除，以保證文書檔案管理人員的素質(zhì)和水平。

（三）積極構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)。我國文書檔案管理信息化水平不高，除了領導不重視以外，文書檔案管理信息系統(tǒng)也跟不上當前文書檔案管理系統(tǒng)的需求。目前，文書檔案管理系統(tǒng)僅僅實現(xiàn)了部分檔案的目錄級管理，更方便、快捷、準確的全文檢索還沒有及時跟上，工作效率低，并且缺乏與OA的接口，數(shù)字安全存在一定的風險。因此，提高文書檔案管理水平，積極構(gòu)建一套完善的文書檔案管理信息系統(tǒng)是符合歷史發(fā)展趨勢的。

（四）文書檔案實現(xiàn)辦公自動化。信息化時代的到來，促進了電子文檔、現(xiàn)代化辦公技術的普及。檔案管理工作更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強信息化在文書檔案管理中的應用，是檔案管理領域順應時代發(fā)展的必然選擇。在文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的基礎上，還應該積極推進信息化管理應用到文書檔案管理中，實現(xiàn)文書檔案辦公自動化。首先，應該規(guī)范文書檔案管理的信息錄入，統(tǒng)一專業(yè)用語，統(tǒng)一技術標準，實施科學管理。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，接口標準化。再次，保證檔案信息的安全性，對于文書檔案電子信息進行監(jiān)管，必要時實施內(nèi)外網(wǎng)的隔離，確保文檔信息的安全。最后，建立完善的管理體系，推動文書檔案的辦公自動化。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作是各單位管理的一個重要部分，同時也是衡量其管理水平的一個重要因素。文書檔案管理工作對于單位正常運轉(zhuǎn)有著重要的作用。文書檔案管理出現(xiàn)的問題多是人們?nèi)狈ξ臅鴻n案管理的認識，忽略其重要意義。加強文書檔案管理的創(chuàng)新是文書檔案管理的基本要求，也是時代發(fā)展的要求。信息化建設是文書檔案管理創(chuàng)新的一個重要方面，符合歷史發(fā)展趨勢。

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