文/湖南省湘西州疾控中心　尹昌慧

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

文/湖南省湘西州疾控中心尹昌慧

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷的更新，與此同時(shí)人們的生活和工作方式也得到了改變。然而，檔案管理的本質(zhì)就是在特定的時(shí)期內(nèi)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和個(gè)人數(shù)據(jù)和相關(guān)信息的收集、整理、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和提供服務(wù)的行為。所以，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn),并應(yīng)不斷提高檔案科學(xué)管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；路徑

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

（一）提高檔案管理的科學(xué)水平是一個(gè)社會(huì)的進(jìn)步。越來(lái)越多的人用于科學(xué)管理理念和方法,科學(xué)的管理更符合人類的需求,這將使人類更快速,準(zhǔn)確,隨時(shí)隨地使用額外信息。檔案管理水平和社會(huì)的進(jìn)步有著非常重要的聯(lián)系,因?yàn)槿绻募芾硭铰浜?影響社會(huì)進(jìn)步的步伐,這是人們不想看到的也是不允許的,因此,在保證社會(huì)進(jìn)步的情況下,必須提高檔案管理水平的科學(xué)。

（二）提高檔案科學(xué)化是檔案管理發(fā)展的必然要求。由于人類創(chuàng)新,檔案的類型也逐漸增加,使檔案管理遇到了巨大的挑戰(zhàn),特別是電子檔案的崛起,是檔案管理改革的核心。因此，提高檔案管理勢(shì)在必行。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

（一）增加檔案管理現(xiàn)代化的投入。1.檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解檔案管理的情況，定期開(kāi)展工作報(bào)告會(huì)議，如在管理中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)給出良好的處理方案。2.檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)管理工作應(yīng)給予足夠的重視，必須要引進(jìn)并培養(yǎng)檔案管理人才，購(gòu)買先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，大量投入資金，應(yīng)把檔案管理現(xiàn)代化作為首要目標(biāo)。3.合理使用檔案管理經(jīng)費(fèi)。由于檔案管理包括檔案的收編、整理、檢索、查閱、維護(hù)、搶救等多個(gè)步驟，所以其耗資巨大，因此應(yīng)對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)算，保證經(jīng)費(fèi)的合理支出使用，盡量減少不必要的開(kāi)銷。4.檔案管理部門必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度建立檔案室，并做好通風(fēng)、照明、安全、防潮、防火、防盜等保護(hù)措施。有條件的可以安裝監(jiān)控、掃描儀、空調(diào)等來(lái)提高檔案的安全性，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）提高檔案管理信息化水平。提高檔案管理信息化水平的目的就是對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，而檔案管理就是對(duì)信息的管理。目前，我國(guó)大部分地區(qū)目前仍使用傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，其現(xiàn)代化的管理水平比較低。即使有很多系統(tǒng)軟件來(lái)管理檔案,但是國(guó)家并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量,用于管理檔案的軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。現(xiàn)在社會(huì)信息化的快速發(fā)展在檔案管理中必須采用新方法和新手段來(lái)管理,想要提高檔案的管理就不得不提高其信息化水平,只有這樣才能滿足信息管理的需求。而在檔案管理工作進(jìn)步和科學(xué)化中信息化檔案管理是核心。然后，通過(guò)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī),促進(jìn)電子檔案和自動(dòng)化水平,構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。要想使檔案信息造福更多人，應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息,使網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)化。但是，必須保密網(wǎng)絡(luò)檔案信息,在利用檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，提高專業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

（三）加快檔案資源共享。依據(jù)信息技術(shù)、檔案信息化管理的最終目的是文件數(shù)據(jù)共享,數(shù)據(jù)共享可以更好地反映檔案的價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),必須建立檔案信息資源化。具體有以下兩點(diǎn):一是,信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),促進(jìn)檔案信息管理集成和自動(dòng)化,通過(guò)這種方式,不僅提高信息檢索的速度,而且對(duì)不同載體檔案,如數(shù)字存儲(chǔ)圖像、文本,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的集成和進(jìn)入新的資源,從而提高檔案信息資源的形式。二是,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的操作環(huán)境中,可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案信息傳輸,從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。通過(guò)這種方式,不僅監(jiān)管檔案管理的范圍和內(nèi)容,還明確每個(gè)鏈接的檔案管理,同時(shí)也可以有效防止老化和檔案信息系統(tǒng)漏洞。有別于傳統(tǒng)的檔案管理,檔案管理信息化,是有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃,以及現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上,收集、保存和整理檔案信息資源,并提供信息服務(wù)等等。事實(shí)上,從某種程度上檔案管理信息化完成了檔案管理模式從實(shí)體保管到數(shù)字管理的轉(zhuǎn)換,為傳統(tǒng)的檔案管理提供了一種新的發(fā)展趨勢(shì)。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前，我國(guó)各方面都得到了飛速發(fā)展，隨著科學(xué)化的發(fā)展檔案管理也在發(fā)展。由于時(shí)代的知識(shí)化、信息化發(fā)展使得檔案管理必須提高科學(xué)化水平。檔案管理是肩負(fù)著黨和人民的更好的服務(wù)以及促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要使命，新時(shí)期檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)就是需要提高其科學(xué)化水平，只有這樣才能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展。

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