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        新時(shí)期建立數(shù)字檔案館之思考

        2015-10-17 02:59:55術(shù)穎
        博覽群書·教育 2015年5期
        關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)新時(shí)期

        術(shù)穎

        摘 要:在網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代,計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等電子技術(shù),正在深刻而迅速地改變著我們的生活和工作方式,同時(shí),由于高科技的不斷進(jìn)步,現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件性能及相關(guān)的高密度存儲(chǔ)技術(shù)的飛速發(fā)展也為檔案館更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理與交流創(chuàng)造了更加便利的條件。因此,數(shù)字檔案館的產(chǎn)生順應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,是信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

        關(guān)鍵詞:新時(shí)期;網(wǎng)絡(luò);數(shù)字檔案館

        一、數(shù)字檔案館的主要特征

        數(shù)字檔案館是以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)方式遠(yuǎn)程獲取檔案信息,并在特定范圍內(nèi)用多種載體形式存儲(chǔ)檔案信息,共享網(wǎng)絡(luò)資源,提供多種形式的、先進(jìn)的、自動(dòng)化的檔案電子信息服務(wù)。數(shù)字檔案館的主要特征是:

        1.檔案信息資源的數(shù)字化。數(shù)字檔案館中的檔案信息是經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化的信息,需要時(shí)可以用多種便捷的方式提供給利用者。

        2.網(wǎng)絡(luò)為傳輸載體。數(shù)字檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在,網(wǎng)絡(luò)為數(shù)字檔案館提供了良好的傳輸環(huán)境。

        3.以利用者為中心的服務(wù)方式。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),利用者不必親自到檔案館查閱檔案,只要在辦公室或家里的終端前,在權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行聯(lián)機(jī)瀏覽、檢索和利用。當(dāng)利用者在聯(lián)檢中遇到問題時(shí),檔案工作者可以及時(shí)幫其解決問題,并提供多種形式的服務(wù)。

        4.應(yīng)用各種高新技術(shù)。數(shù)字檔案館應(yīng)用各種尖端、前沿的高新技術(shù)管理檔案信息,如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等。

        5.館藏容量無限。數(shù)字檔案館結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化的存儲(chǔ)技術(shù),可以使館藏容量變大,可以把幾十年、甚至全部館藏信息儲(chǔ)存在幾張光盤里,或?qū)⒉煌臋n案信息鏈接到同一體系之下,實(shí)現(xiàn)資源共享。

        二、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)是數(shù)字檔案館建立的基礎(chǔ)

        數(shù)字檔案館是計(jì)算機(jī)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的質(zhì)變和飛躍,是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

        信息技術(shù)的迅速發(fā)展,對(duì)整個(gè)檔案館工作的影響越來越大,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等高新技術(shù)對(duì)檔案館的影響更為突出。高科技的不斷進(jìn)步,使現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的速度越來越快,存儲(chǔ)量也越來越大,為檔案館更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理與交流創(chuàng)造了良好的條件。另外,數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為現(xiàn)代化檢索技術(shù)的主要支柱,在用于回溯檢索、專題檢索等信息服務(wù)時(shí),發(fā)揮了巨大的作用。同時(shí)也促進(jìn)了現(xiàn)代化檢索技術(shù)的發(fā)展,為檔案信息查詢提供了極大的便利。遠(yuǎn)程通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步,使信息傳輸和接收更為迅速、靈活、方便,世界各國的檔案館可以通過全球互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

        多媒體技術(shù)的進(jìn)步,向人們展示了未來檔案館收集和利用的美好前景,更拓展了檔案館數(shù)字信息收集、管理和利用的新領(lǐng)域,使利用者可以獲得圖文并茂的檔案信息。

        三、建立數(shù)字檔案館帶來的新課題

        1.檔案載體的變化。隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn),將產(chǎn)生大量的電子文件,電子文件取代紙質(zhì)文件,成為檔案信息的主體是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。在未來,檔案館主要管理電子檔案,檔案館收藏、保管和利用的檔案信息主要是數(shù)字化的信息,是以計(jì)算機(jī)可讀寫介質(zhì)為載體,供計(jì)算機(jī)處理,并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)字化信息。因此,檔案載體由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可讀寫介質(zhì)載體。

        2.收集方式的變化。數(shù)字檔案館是伴隨計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的產(chǎn)物,將越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展改變了檔案計(jì)算機(jī)管理的單機(jī)管理模式,使檔案管理系統(tǒng)成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的子系統(tǒng),并將隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展而發(fā)展。

        3.數(shù)字檔案館將實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成電子文件的接收和歸檔,同事也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成對(duì)利用者提供利用服務(wù)。文檔一體化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中應(yīng)用的必然結(jié)果。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,文件從形成、歸檔至利用等均可在網(wǎng)上進(jìn)行。

        4.服務(wù)方式的改變。數(shù)字檔案館改變了傳統(tǒng)檔案館的借閱方式,大大地方便了利用者,人們坐在辦公室或家中就可以利用“館藏”豐富的信息資源。同時(shí),網(wǎng)上利用的開展,可以減少檔案工作者直接為利用者查閱目錄、調(diào)卷的查閱工作,使檔案工作者有更多的時(shí)間致力于檔案數(shù)據(jù)的整合工作,開發(fā)出更多可利用的檔案信息,使檔案利用工作進(jìn)入一個(gè)極好的良性循環(huán)中。

        5.保管方式的改變。由于數(shù)字檔案載體的特殊性,決定了其保存的復(fù)雜性。需定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與保存,以確保電子檔案的安全可靠,使其能夠長期處于可讀和可用狀態(tài)。首先,需保證電子檔案的載體安全,防止自然災(zāi)害和突發(fā)事件對(duì)檔案信息的破壞,并定期對(duì)其進(jìn)行檢測和轉(zhuǎn)存,同時(shí),還要注意保管磁盤、光盤等數(shù)字文件的物理環(huán)境,以免磁盤、光盤突然損壞;其次,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成過程中所需的背景信息、相關(guān)信息及閱讀電子文件所需的軟硬件設(shè)備的保存,保證電子檔案的可用性和可讀性;第三,還應(yīng)防止信息丟失、被非法更改等情況的發(fā)生;第四,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,要處理好信息資源共享和保密工作的矛盾。

        6.加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)。一個(gè)檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn),往往取決于系統(tǒng)管理工作是否做得好,取決于是否配備了具有良好知識(shí)結(jié)構(gòu),能熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),熟練操作計(jì)算機(jī),掌握數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及管理,熟悉常用軟件使用,掌握網(wǎng)絡(luò)基本知識(shí)的系統(tǒng)管理員。數(shù)字檔案館擁有自己的電子檔案、計(jì)算機(jī)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫,這些數(shù)據(jù)庫都是花費(fèi)了大量人力、物力、財(cái)力建立起來的電子目錄、電子檔案,所有這些都是檔案館開展服務(wù)的寶貴資源,需要有高度責(zé)任心的專業(yè)技術(shù)人員加以管理和維護(hù)??梢哉f,系統(tǒng)管理員是確保檔案館自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心人物。因此,選配一名好的系統(tǒng)管理員,對(duì)數(shù)字檔案館來說至關(guān)重要。為此,檔案館必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員的培養(yǎng)。

        另外,由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展,使檔案信息呈爆炸式的增長,在這種形勢下,如何對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析,由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展,使檔案信息呈爆炸式的增長,在這種形勢下,如何對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析,以滿足利用者日益增長的信息需求,是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。因此,培養(yǎng)有文化水準(zhǔn)、有素質(zhì)的檔案信息分析員是一項(xiàng)非常重要而艱巨的任務(wù)。

        四、數(shù)字檔案館應(yīng)注意的問題

        數(shù)字檔案館將面向社會(huì)并具有一定的開放性,所以檔案信息和系統(tǒng)容易被干擾、篡改、破壞等,必須加強(qiáng)安全意識(shí),建立有效的保護(hù)措施。

        1.防火墻技術(shù)。防火墻是一種用來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)之間訪問的特殊網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備,設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障,以防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在的、破壞性的侵入。

        2.反病毒技術(shù)。最好采用具有實(shí)時(shí)監(jiān)控功能的反病毒產(chǎn)品。這樣,一旦病毒進(jìn)入系統(tǒng),即對(duì)病毒進(jìn)行查、殺,做到防患于未然。

        3.入侵報(bào)警技術(shù)。采用先進(jìn)的檢測軟件,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)安全受到非法入侵時(shí)及時(shí)報(bào)警,并根據(jù)情況制定相應(yīng)的還擊辦法。

        4.儲(chǔ)存技術(shù)。需要經(jīng)常對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,以防不測。

        5.控制權(quán)限技術(shù)。由于檔案信息具有一定的機(jī)密性,需要對(duì)用戶使用權(quán)限進(jìn)行劃分,不同級(jí)別的人具有不同的使用權(quán)限。

        6.網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件,隨時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行情況,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)報(bào)警,并根據(jù)情況進(jìn)行恢復(fù)以保證網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。

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