孫怡

摘 要：伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案的使用和管理面臨著革新與進(jìn)步。高校的檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，謀求服務(wù)模式、管理模式的全面轉(zhuǎn)變，從而建立門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、有效服務(wù)的高校檔案管理科學(xué)體系。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 信息技術(shù) 模式轉(zhuǎn)變

【中圖分類號(hào)】G【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1008-1216（2015）08C-0010-02

高校的檔案承載著大量的教學(xué)、科研、學(xué)科發(fā)展的歷史信息，它的管理是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)之一。隨著高校的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理從單純的、封閉的信息記錄查詢逐漸向綜合開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的信息加工服務(wù)功能，提高經(jīng)濟(jì)效益、文化效益和社會(huì)效益。

一、 服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變

（一）服務(wù)內(nèi)容多元化

高校檔案館過去的作用只是資料的收集、儲(chǔ)存、裝訂、查閱，這與時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)，我們要謀求檔案管理服務(wù)內(nèi)容的多元化發(fā)展，高校的檔案管理部門要具備一定的信息處理能力，可以將某個(gè)學(xué)生、某個(gè)院系、某一時(shí)期、某一門類的信息提前加工分類，待需要時(shí)，可以及時(shí)有效地提供加工好的、優(yōu)化過的信息包。要建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度地節(jié)約查閱者的時(shí)間。信息時(shí)代，人工管理要向電子終端管理轉(zhuǎn)變，要利用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行電子資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞，提供更為準(zhǔn)確的信息資源。其次，信息應(yīng)更為開放，作為檔案的初始管理部門，要及時(shí)跟上形勢(shì)的變化發(fā)展，及時(shí)將學(xué)籍信息電子化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)可傳遞、可查詢、可下載，方便已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生在工作轉(zhuǎn)換時(shí)建檔立案。

（二）服務(wù)模式主動(dòng)化

過去我們的檔案館僅僅可以提供人工謄寫、普通復(fù)印、影印等硬件服務(wù)，這與當(dāng)下的實(shí)際要求相去甚遠(yuǎn)，要主動(dòng)配備與實(shí)際需要相適應(yīng)的硬件設(shè)備，提供更便利的服務(wù)。比如，增設(shè)網(wǎng)上預(yù)約制度，提供面向個(gè)人的服務(wù)，節(jié)約時(shí)間和空間消耗;增設(shè)專門的信息查詢與輸出窗口，與其他院校的終端有序?qū)樱鸩綄?shí)現(xiàn)館際、校際的信息傳遞。此外，服務(wù)模式主動(dòng)化還要求我們的檔案管理人員具備一定的信息導(dǎo)向意識(shí)，可以主動(dòng)為高校的政策決策、條例制定、教育教學(xué)提供強(qiáng)有力的信息支持，減少不必要的損耗。

二、管理模式

（一）由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變

過去的檔案管理工作幾乎全部由人工完成，很多工作全憑經(jīng)驗(yàn)操作，錯(cuò)誤率高，效率低，沒有標(biāo)準(zhǔn)化流程，如今，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，一些公司和大專院校開發(fā)了不少有針對(duì)性的檔案管理軟件，減少了人工消耗，簡(jiǎn)化了辦事流程，提高了工作效率。我們的高校檔案管理工作要想及時(shí)由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)型，與現(xiàn)代化管理模式接軌是必經(jīng)之路。此外，檔案管理面臨的是分散零亂、質(zhì)雜量大、單本孤本等復(fù)雜的情況，但社會(huì)利用檔案要求集中系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)廣泛，檔案管理要想適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求，就必須建立科學(xué)的管理中樞和專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)，在專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)下建立適合的管理模式。

（二）由區(qū)域性向網(wǎng)絡(luò)型轉(zhuǎn)變

我們要借助科技的發(fā)展，利用數(shù)字技術(shù)，將大量的檔案信息轉(zhuǎn)化為可識(shí)別的數(shù)字來儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)化，再通過互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)載體傳輸，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源高度共享。檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必經(jīng)之路，也是深化檔案管理工作社會(huì)化服務(wù)的必由之路。檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)的建立需要由點(diǎn)到線到面再到立體交叉這樣的過程，我們的高校檔案管理人員必須樹立大網(wǎng)絡(luò)的理念，及時(shí)更新觀念，更新管理方式，早日實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、傳輸、借閱。

三、開發(fā)與利用模式

（一）共建平臺(tái)

過去我們只注重檔案的資料價(jià)值，很少關(guān)注檔案的文化和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，建設(shè)共享平臺(tái)已經(jīng)變得越來越迫切。在一定的范圍內(nèi)，就某一個(gè)專門的事項(xiàng)建立便于查詢、交流、下載、利用的檔案信息平臺(tái)是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的內(nèi)在要求。其次，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，校際間的合作、用人單位與學(xué)校的對(duì)接變得越來越順暢，要求檔案信息傳遞利用能夠?qū)崿F(xiàn)高時(shí)效、多渠道和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，最終實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。最后，共建平臺(tái)的必要性還體現(xiàn)在文化交流方面的需求。這種影響同樣適用于現(xiàn)在的高校檔案管理工作，所以打破單一的院校界限，還有賴于在線服務(wù)水平、信息傳輸技術(shù)、檢索方便快捷的支持，我們的檔案管理要從建設(shè)單一共享平臺(tái)向交叉共享平臺(tái)轉(zhuǎn)變。

（二）交叉共享

檔案有文字、圖標(biāo)、聲音等多種載體，是可靠的原始信息資源，我們必須遵循檔案的自然形成規(guī)律，但在方式上要由靜態(tài)保存變?yōu)閯?dòng)態(tài)利用，建立交叉共享的應(yīng)用平臺(tái)，加強(qiáng)院校間的資源開放，咨詢、查閱、推薦、陳列與展示，為使用者提供內(nèi)容完整的電子信息資源庫。找準(zhǔn)院校間的合作結(jié)合點(diǎn)，交互銜接，將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)優(yōu)勢(shì)，提升院校軟實(shí)力。比如現(xiàn)在教學(xué)上老師們已經(jīng)由教案向課件發(fā)展，先進(jìn)地區(qū)有推廣教學(xué)方法的需求、落后地區(qū)則需要借鑒學(xué)習(xí)，院校間一旦建立科研教學(xué)檔案的共享平臺(tái)， 就可以將多元分散的信息集中優(yōu)化。

總之，在信息化浪潮的推動(dòng)下，高校檔案管理者要轉(zhuǎn)變思路，謀求轉(zhuǎn)變，緊跟新技術(shù)，建立新格局，完成傳統(tǒng)到現(xiàn)代、單一到交叉、孤立到共享、區(qū)域到網(wǎng)絡(luò)的綜合轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

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