畢威

【摘 要】用好、管好企業(yè)的文書檔案是每個企業(yè)都必須要履行的一項重要職責。然而，從歷史來看，在大多數(shù)的企業(yè)中，由于頻繁更換文書檔案的管理人員導致在文書檔案的保密管理方面出現(xiàn)了漏洞，針對這些漏洞，企業(yè)有必要進行嚴肅的思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文書檔案；保密管理；思考

一、前言

機要文書檔案的保密主要包括對機要圖表、資料、文書檔案等的保密以及電報傳真密碼的保密。但在現(xiàn)實的企業(yè)管理中，一些人并沒有認識到企業(yè)文書檔案保密管理工作的重要性。

二、文書檔案保密管理工作現(xiàn)存的不足

1.文書檔案保密管理意識比較淡薄

第一，企業(yè)在思想上認識模糊。由于一部分企業(yè)在思想上對檔案管理工作沒有高度的認識，沒有把它作為企業(yè)基礎(chǔ)，存在“檔案是檔案，業(yè)務(wù)是業(yè)務(wù)”的想想，對于檔案與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系認識模糊，因此不知道開展企業(yè)文書檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開展這項工作。第二，企業(yè)對文書檔案管理工作不夠重視。一部分企業(yè)并未認識到文書檔案在如今這個信息化的時代中所具有的使用價值，認為所謂的文書檔案管理僅僅是收集企業(yè)的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財力，卻出不來任何政績，是一種得不償失的行為。第三，企業(yè)缺乏主動性。大部分企業(yè)只重視形式，輕視內(nèi)容，重視晉級，輕視效能，晉升文書檔案管理級別往往是為了應(yīng)付上級的檢查，并沒有真正地從對企業(yè)負責，對企業(yè)歷史負責的角度去做好文書檔案管理工作。

2.企業(yè)在文書檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定。在基層企業(yè)中，文書檔案管理人員大多數(shù)是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專業(yè)化水平不高，隊伍變動頻繁，這直接導致文書檔案的爭論和管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。第二，文書檔案管理的質(zhì)量不高。首先，文書檔案的管理人員只知道基本知識，對于檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號混淆不清，出現(xiàn)蓋錯章、編錯號的習慣。其次，文書檔案目錄的索引不全，一些年代久遠的文書檔案很難找到索引，導致這些文件的使用價值得不到發(fā)揮，不能為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。最后是企業(yè)沒有足夠地認識到文書檔案的重要性，使得檔案的使用價值沒有充分地顯現(xiàn)出來，導致文書檔案的管理質(zhì)量無法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書檔案管理的方式太過陳舊。當前企業(yè)的文書檔案管理主要是手工管理，文書檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數(shù)還是沿襲著傳統(tǒng)手工模式，現(xiàn)代化的管理手段被應(yīng)用的很少，致使文書檔案管理的質(zhì)量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒有到位。一般來講，基層企業(yè)的辦公經(jīng)費往往處于緊缺狀態(tài)，因此，在文書檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴格的工作制度，提高工作標準

文書檔案管理工作主要負責收、整理和管理企業(yè)的文書檔案，這些文書檔案包括企業(yè)的歷史資料及發(fā)展，甚至包括企業(yè)的機密。為了提高企業(yè)文件檔案的保密程度，使機密文件不被泄露出去，各個企業(yè)單位必須制定保密管理制度和標準化的工作程序，這是使企業(yè)各項管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學化和合理化的準則。這些制度和工作程序在為文書檔案的管理人員提出要求的同時也提供了指導。在保密管理制度的中，應(yīng)該就文書檔案管理工作制定操作性強且詳細的工作規(guī)范和標準以供管理人員學習和執(zhí)行。除此之外，企業(yè)還要結(jié)合管理人員工作的實際情況不斷完善文書檔案保密管理制度，使檔案管理的每個環(huán)節(jié)更加規(guī)范化、科學化。

2.提高管理人員的保密工作意識和企業(yè)素質(zhì)

（1）職業(yè)道德素質(zhì)。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內(nèi)的職責的同時還要自覺地履行道德準則。管理人員應(yīng)該熱愛自己的工作，對工作始終保持高度的積極性。管理人員應(yīng)該妥善地保管企業(yè)的文書檔案，保持其在形式以及內(nèi)容上的原始性和真實性。尊重事實、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業(yè)準則。

（2）文化知識素質(zhì)。企業(yè)要對文件檔案管理人員進行系統(tǒng)、全面的文化、理論以及科學技術(shù)知識方面的教育，使他們的知識面能夠更為廣闊。近年來，隨著社會與科技的發(fā)展，科學技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到文件檔案管理領(lǐng)域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的文件管理知識，還要能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的科技手段管理文書檔案。

（3）專業(yè)素質(zhì)。文件檔案管理工作的專業(yè)性比較強，這就要求管理人員必須具備足夠的專業(yè)知識和一定的工作技巧。專業(yè)素質(zhì)主要包括工作人員履行專業(yè)職責的智力、能力、學歷、成績和資歷。企業(yè)可以通過專業(yè)的培訓途徑來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，培訓的形勢多種多樣，如短期培訓班，高校內(nèi)開設(shè)的相關(guān)課程，等等。

四、結(jié)語

一個企業(yè)的文書檔案是記錄該企業(yè)的創(chuàng)辦和發(fā)展歷史的最真實證據(jù)，同時，它也是企業(yè)員工了解企業(yè)文化，提升自身工作素質(zhì)的有效依據(jù)。文書檔案聯(lián)系著企業(yè)的過去和未來，關(guān)系著企業(yè)的前途和命運，因此，加強文書檔案保密管理工作是每個企業(yè)單位刻不容緩的工作。

參考文獻：

[1]韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機電兵船檔案，2010，1（4）：2-3.

[2]黃瑛.論新形勢下企業(yè)文書檔案保密工作[J].機電兵船檔案，2013，2（05）：38-40.endprint