劉洋+張嵩+侯喆瑞+劉麗

摘 要：企業(yè)文書檔案管理的保密性非常強，在進行文書檔案管理的時候，要根據(jù)文書檔案蘊含的特點進行，還必須重視保密。管理人員必須真正的認識到文書檔案管理的重要性，真正的做好文書檔案管理的工作。

關鍵詞：企業(yè);文書檔案;保密管理

中圖分類號： F426.61;G271 ? ? ? ? ? ?文獻標識碼： A ? ? ? ? ? ?文章編號： 1673-1069（2017）01-19-2

1 ?文書檔案保密管理的原則和內容

文書檔案管理是企業(yè)信息化建設的重要部分，對各項業(yè)務決策起到支撐作用。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新提供可靠的數(shù)據(jù)來源，是推動電力企業(yè)發(fā)展的重要資源與企業(yè)實現(xiàn)商業(yè)管理的有效途徑。一些重要的文書檔案承載了企業(yè)的核心價值，對企業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，因其特殊性而需按照涉密級別進行管理，因此，做好電力企業(yè)文書檔案的保密管理工作至關重要。為適應電力市場發(fā)展和信息化潮流，規(guī)范電力企業(yè)文書檔案的保密管理機制已成為一種必然的現(xiàn)實需求。

1.1 文書檔案保密管理要堅持全過程控制原則

對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，是要從文書檔案形成的全過程考慮，包括定密、印文、收發(fā)文、登記、投送、借文、歸檔與銷毀等環(huán)節(jié)，都要進行管控，確保檔案管理的安全、規(guī)范。

1.2 文書檔案保密管理要堅持分級管理原則

電力企業(yè)以安全穩(wěn)定作為企業(yè)發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護企業(yè)的根本利益出發(fā)，嚴格劃分保密等級，該保密的堅持保密化原則，將保密責任制落實到人，確保檔案安全;該放開的部分要放開，使其獲得最大化地推廣利用，實現(xiàn)其社會價值。

1.3 文書檔案保密管理要堅持標準化原則

既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循電力系統(tǒng)內相關管理制度，實施統(tǒng)一的標準，便于應用現(xiàn)代科學技術，提高管理質量和利用價值，促進機要文書檔案管理扎實有序開展。

2 ?文書檔案保密管理存在的問題

隨著電力體制改革和企業(yè)結構調整的不斷深入，企業(yè)檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，同時還存在一些問題。

2.1 文書檔案保密管理制度建設不到位

一些電力企業(yè)檔案意識淡薄，既缺乏對文書檔案保密管理原則、方式的制度性頂層設計，又沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的細化方案，缺乏健全的業(yè)務流程，文檔保密工作規(guī)范化程度低。

2.2 文書檔案保密管理信息化建設滯后

紙質方式查閱檔案資料能夠看到整卷檔案內容，不符合文檔管理的保密要求[1]，具備完整防御能力的信息化建設和系統(tǒng)管理，有利于文檔資料的保密管理，然而在電力企業(yè)的應用中，存在信息化建設滯后問題，缺乏具體的制度標準與完善的檔案數(shù)字化設施，文書檔案的信息化管理不能很好地發(fā)揮作用。

2.3 管理人員隊伍建設亟待加強

企業(yè)檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，管理人員存在經(jīng)常變更或缺位情況，一些管理人員身兼數(shù)職，根本沒有時間學習檔案業(yè)務知識，無法適應現(xiàn)代電力企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要[2]，造成文書檔案資料的準確性偏低;檔案人員的專業(yè)素質不高，職業(yè)道德教育不足，缺乏專門的高素質管理人才，嚴重制約了電力企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 各部門對檔案管理工作的配合不夠

各部門對檔案管理工作的配合不夠，例如在工程檔案方面，建設部門、技經(jīng)部門以及資料管理等部門之間缺乏一定的協(xié)調度，模糊了文書檔案的保管權限，建設部門的職責在于提供工程施工管理相關資料，技經(jīng)部門的職責在于提供工程施工工作量、造價等相關的檔案資料，而資料管理部門應該與各部門之間保持及時準確的信息溝通，從而有效整合相關資料，在使用和歸檔過程中，避免造成一些保密資料因得不到及時歸檔保存而遺失，制約檔案管理水平的提高。

2.5 文書檔案的開發(fā)力度不足

文書檔案的保密管理并不意味著將涉密資料束之高閣，相反，具有較高的開發(fā)價值和傳承意義，形成寶貴的資料庫。電力企業(yè)在管理中存在重管理、輕利用的誤區(qū)，在進行經(jīng)營管理決策時，缺乏對文檔資料的分析開發(fā)，造成損失。

3 ?如何改進電力企業(yè)文書檔案管理

3.1 健全文書檔案保密管理工作機制

根據(jù)國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法，結合單位實際情況，健全檔案工作機制，明確原則和管理方式，完善收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)的工作要求。規(guī)定文書檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責，確保涉密檔案保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，為管理人員做好文書檔案保密管理工作做出指導。

3.2 優(yōu)化文書檔案保密管理業(yè)務流程

文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強，在保密管理制度中，各單位應制定工作標準化程序，形成操作性強的工作規(guī)范，細化各項目標任務，為崗位人員提出指導，以便嚴格按照標準化管理的要求，完善各項檔案管理制度，制定科學的運作程序，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的科學化、規(guī)范化。

3.3 強化文書檔案的信息化管理

檔案信息化是以現(xiàn)代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，在制度范圍內實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程[3]。根據(jù)文書檔案管理的要求，加強研究，加大科技投入，引進文書檔案接收、保管、利用的技術方法，對各種不同類型載體的檔案（紙質、錄音、錄像等）進行數(shù)字化處理和轉換;嚴格按照制度規(guī)定，制定信息化檔案管理辦法，明確檔案級別，形成數(shù)據(jù)化檔案;必須做到檔案管理軟件的慎重選擇、推廣，提高保密防范能力和技術水平，加快推進信息系統(tǒng)防護體系建設，既確保推廣性，又保證保密管理的安全性。

3.4 加強管理人員隊伍建設

加強教育培訓，提升業(yè)務能力，是做好檔案工作的根本保證。一方面，從人才引進的角度，甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量;另一方面，從人員培訓的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等專業(yè)機構的理論業(yè)務知識培訓，堅持把文書檔案基礎業(yè)務、信息化知識和應用技能作為崗位人員培訓的重要內容，提升業(yè)務能力，做好對重點人員的資格審查，形成穩(wěn)定的檔案隊伍，實現(xiàn)從雜業(yè)型轉向專業(yè)型轉變;此外，以文書檔案管理為載體，以同業(yè)對標為抓手，與兄弟單位進行業(yè)務交流，開展調研，不斷促進業(yè)務能力提升。

3.5 建立相關部門間的溝通聯(lián)系機制

建立一個完善的責任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡，其中檔案管理部門起到中樞和主導作用，全過程參與管理，即管理坐標的原點;橫向由崗位責任制來約束各部門其相關人員的行為，保證所經(jīng)辦文件責任落實到人，保密工作有據(jù)可循;縱向由相關領導牽頭，協(xié)調規(guī)范各部門人員行為，確保嚴格按照制度規(guī)定，完善資源整合，落實文書檔案保密管理工作。

3.6 深化文書檔案的開發(fā)利用

對于具有較高的開發(fā)價值和傳承意義的文書檔案，應按照其保密定級，在一定范圍內建設資料庫，在進行經(jīng)營管理決策時，結合對文檔資料的分析開發(fā)，實現(xiàn)其使用價值。對于重要的專題性檔案，如在國家重要活動（奧運會、APEC會議等）期間形成的專題檔案，應根據(jù)利用者的需要，有針對性地進行編研，合理保存開發(fā)利用，在保密制度框架內，在企業(yè)內部合理范圍內實現(xiàn)工作經(jīng)驗的積累與共享;對于向企業(yè)公布開放的專題檔案，使專題檔案發(fā)揮出應有的社會價值，提升檔案文化品牌。

文書檔案的保密管理是一項系統(tǒng)性、長期性工作，明確機制、流程是實現(xiàn)管理標準化的第一步，重點是以標準明確管理目標，以流程固化管理程序，以人員作為規(guī)范保證，以部門間的協(xié)同配合提升管理效率，推動文書檔案保密工作管理水平再上新臺階。

參 考 文 獻

[1] 魯麗娟.關于文書檔案信息化管理問題探究[J].東方企業(yè)文化，2012（1）.

[2] 邱懷紅.淺談電力企業(yè)文書檔案的管理及利用[J].中國科技博覽，2011（26）.

[3] 孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.