糜海霞

南京交通技師學(xué)院

建立和管理技工院校教務(wù)處教學(xué)檔案的思考

糜海霞

南京交通技師學(xué)院

教學(xué)檔案是教師和學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是對(duì)教學(xué)質(zhì)量的宏觀監(jiān)督，是提高教育教學(xué)質(zhì)量的重要手段。因此，教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔工作非常重要，建立教務(wù)處教學(xué)檔案符合實(shí)際，且具有重大的意義。

教務(wù)處；教學(xué)檔案建立；必要性

教學(xué)檔案是技工院校檔案的主體，它反映出了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是學(xué)校提檔升級(jí)和教育教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。技工院校教務(wù)處是統(tǒng)籌管理學(xué)校各系部教學(xué)活動(dòng)的部門，對(duì)各系部的教學(xué)工作進(jìn)行統(tǒng)籌、指導(dǎo)和管理，對(duì)教師進(jìn)行管理、考核和培養(yǎng)，它是教學(xué)檔案和資料的最終匯集部門，是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的核心部門，教學(xué)檔案和教務(wù)處有著密不可分的關(guān)系。

一、教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案是教師和學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)、學(xué)習(xí)活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究不可缺少的依據(jù)和參考，是改進(jìn)教學(xué)工作，提高教育學(xué)質(zhì)量的重要手段，是學(xué)校檔案的重要組成部分。教學(xué)檔案的形成，貫穿于整個(gè)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，分散在每個(gè)教師的手中，時(shí)間長(zhǎng)容易缺失，需要及時(shí)收集、整理和歸檔。

二、教學(xué)檔案的分類

技工院校教學(xué)檔可分為以下幾類：（1）教學(xué)管理類。主要包括上級(jí)部門的各類文件；學(xué)校制定的教學(xué)工作計(jì)劃、年度細(xì)則；教學(xué)工作的各類制度、會(huì)議記錄、年終總結(jié)等；校歷、學(xué)期授課計(jì)劃的制定以及教材建設(shè)方面；實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室的建設(shè)等。（2）教學(xué)業(yè)務(wù)類。各系部形成的教學(xué)材料，如系部工作計(jì)劃和總結(jié)、教學(xué)進(jìn)程計(jì)劃、學(xué)期授課計(jì)劃、課程表、教學(xué)任務(wù)安排表、教材征訂等；教師在教學(xué)過(guò)程中形成的材料，如教學(xué)日志、考試試題、成績(jī)?cè)u(píng)定、學(xué)籍卡等；學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)中形成的材料，如生產(chǎn)實(shí)習(xí)、畢業(yè)學(xué)位論文、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤；校企合作中形成的材料等。（3）教學(xué)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)類。包括師資比例、師資培訓(xùn)、繼續(xù)教育、教科研活動(dòng)成果、青年教師培養(yǎng)、業(yè)務(wù)考核的材料等。（4）其他在教學(xué)活動(dòng)中形成的有存檔價(jià)值的材料等。

三、建立教務(wù)處教學(xué)檔案管理的必要性

從教學(xué)檔案的特點(diǎn)和分類可以看出，教學(xué)檔案內(nèi)容的形成覆蓋面之廣、時(shí)間之寬、材料之多，需要人員及時(shí)收集、整理和歸檔。系部教師和管理人員，精力大多偏向于學(xué)生教學(xué)方面，沒有過(guò)多的精力放在教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔上，容易產(chǎn)生教學(xué)材料收集不及時(shí)，而造成教學(xué)檔案缺失不全。雖有一部分教學(xué)檔案按年度會(huì)上交到學(xué)校檔案部門，但除去這一小部分上交的存檔材料外，還會(huì)有很多日常教學(xué)管理過(guò)程中形成的教學(xué)檔案材料需保管，如專業(yè)設(shè)計(jì)開發(fā)驗(yàn)證表、專業(yè)改造建議書、等級(jí)工合格率、成績(jī)合格率、優(yōu)良率、設(shè)備完成好率、學(xué)生評(píng)教匯總、學(xué)期教材使用情況分析、技能競(jìng)賽情況統(tǒng)計(jì)，以及系部的學(xué)期計(jì)劃和總結(jié)等材料。因此，這些教學(xué)檔案進(jìn)行分類管理有著很大的必要性。對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，教學(xué)活動(dòng)是學(xué)校的主要工作，安排和管理教學(xué)活動(dòng)的部門是學(xué)校的教務(wù)處，各系部在教學(xué)活動(dòng)中形成的資料最終將集中到教務(wù)處。對(duì)于各種檢查和教育教學(xué)評(píng)估，教學(xué)方面內(nèi)容的負(fù)責(zé)部門是教務(wù)處。因此，在教務(wù)處建立教學(xué)檔案管理符合實(shí)際需要，且有著重要的意義。

四、教務(wù)處教學(xué)檔案建立和管理的建議

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視。從院領(lǐng)導(dǎo)到系領(lǐng)導(dǎo)，要改變對(duì)教學(xué)檔案管理的偏見及錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理的重視度，制定教學(xué)檔案管理制度，加大經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和人員的投入，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案重要性的宣傳，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)教育，改善其工作條件，更大發(fā)揮其工作主動(dòng)性和規(guī)范性。

2、建立健全教學(xué)檔案管理制度。結(jié)合學(xué)校具體情況，建立完善的教學(xué)檔案管理制度，明確教學(xué)檔案、日常管理和規(guī)范處理等管理細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的收集范圍及要求作具體規(guī)定，對(duì)教學(xué)檔案的查閱、使用等作具體規(guī)定，同時(shí)建立紙質(zhì)與電子文件同步的歸檔制度。對(duì)上交的教學(xué)資料作規(guī)范性要求，例如，教學(xué)資料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字蓋章等手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)、完整，紙張大小符合規(guī)定。對(duì)組卷的方法原則和對(duì)案卷的填寫，以及對(duì)資料的裝訂等都要有明確的規(guī)定。對(duì)教學(xué)檔案的查閱、登記工作，對(duì)保管期限已滿的教學(xué)檔案的處置都需明確管理規(guī)定，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行管理，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范性。對(duì)教學(xué)材料的歸檔作周期性要求，根據(jù)教學(xué)材料內(nèi)容，按學(xué)期為周期進(jìn)行匯總，按年度為周期進(jìn)行歸檔。對(duì)于具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的教學(xué)材料，如年度教學(xué)計(jì)劃和總結(jié)、教學(xué)規(guī)章制度、教改方案和總結(jié)、校歷、教學(xué)進(jìn)程表、教師業(yè)務(wù)資料卡等等，按規(guī)定移交學(xué)校檔案部門統(tǒng)一保管。

3、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。教學(xué)檔案管理人員要強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，主動(dòng)收集在教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的資料，隨時(shí)積累教學(xué)資料，才能夠保證教學(xué)檔案的完整性。同時(shí)，隨著電子化、網(wǎng)絡(luò)化的來(lái)臨，檔案的形成和存檔方式也有了變化，不在是單一的紙質(zhì)檔案材料。因此，教學(xué)檔案人員在加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時(shí)，還要及時(shí)更新知識(shí)，跟上時(shí)代步伐，及時(shí)了解檔案學(xué)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，用現(xiàn)代化手段來(lái)處理和管理教學(xué)檔案，完善教學(xué)檔案的質(zhì)量，提高教學(xué)檔案的利用率。

總之，建立教務(wù)處教學(xué)檔案管理，是適應(yīng)技工院校的實(shí)際情況的，能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的收集到教學(xué)資料，有利于更好的保存和管理教學(xué)檔案，能夠科學(xué)有效地保障教學(xué)工作順利開展，提高工作效率，提高學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量。

[1]馬達(dá),焦利勇.重視高校教學(xué)檔案的建立與利用[J].蘭臺(tái)世界,2006,(4).

[2]劉俊.高校教學(xué)檔案管理和利用策略.北京教育學(xué)院學(xué)報(bào), 2011,(6).