陳柯

摘 要 高等學(xué)校財務(wù)處面臨學(xué)生獎（助）學(xué)金及各類人員收入發(fā)放計算個人所得稅的實際問題，因各部門使用管理軟件缺乏統(tǒng)一接口或管理軟件自身限制，難以充分利用軟件的便利性，本文以EXCEL提供的函數(shù)公式為手段，提供此類問題的巧妙解決方法，大大提高了工作效率及準(zhǔn)確性，供各高等學(xué)校財務(wù)處人員參考交流。

關(guān)鍵詞 高校財務(wù)；EXCEL函數(shù)

EXCEL是微軟開發(fā)的辦公套裝軟件的重要組成部分，集豐富的數(shù)據(jù)管理、函數(shù)計算，圖形顯示于一體，廣泛應(yīng)用于管理、財經(jīng)、金融、統(tǒng)計等眾多領(lǐng)域，是一個強大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析及輔助決策平臺。借助EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能，高校財務(wù)處在發(fā)放學(xué)生獎（助）學(xué)金及個人收入時，合理利用EXCEL不僅提高了工作效率，而且大大提高了準(zhǔn)確性，起到事半功倍的效果。

一、發(fā)放獎（助）學(xué)金的EXCEL實際應(yīng)用

（一）學(xué)生獎（助）學(xué)金發(fā)放流程

高校獎（助）學(xué)金的發(fā)放牽涉多個部門，各院系負(fù)責(zé)評選獲獎學(xué)生，造表將包含學(xué)生學(xué)號、姓名、獎（助）學(xué)金評定等級及金額等信息的電子文檔送交財務(wù)處，財務(wù)處并非按評定金額全額發(fā)放獎（助）學(xué)金，需要在全部學(xué)生中提取出獲獎學(xué)生相關(guān)信息，對尚未繳清學(xué)費的獲獎學(xué)生，抵扣欠費學(xué)費后將剩余部分發(fā)放至其銀行卡。在此過程中，獎（助）學(xué)金的發(fā)放涉及學(xué)生姓名、學(xué)號、獎（助）學(xué)金金額、欠費金額、實發(fā)金額、銀行卡號等多個信息，但各部門間職能分工及實現(xiàn)管理目的的不同，未使用或使用的學(xué)生信息管理軟件系統(tǒng)往往不一致，如各系部獲獎學(xué)生初始數(shù)據(jù)的登記造表往往采用手工錄入方式，學(xué)號及姓名正確性有待審核校驗。在使用學(xué)生信息管理軟件系統(tǒng)部門間，除學(xué)號、姓名等基本信息外，其余信息的變化由于缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口不能在各部門管理軟件系統(tǒng)中做到及時更新，無法對原始獎（助）學(xué)數(shù)據(jù)不經(jīng)調(diào)整處理直接發(fā)放。如財務(wù)處管理學(xué)生欠費信息，使用的學(xué)生信息管理系統(tǒng)記錄有學(xué)生學(xué)號、姓名、學(xué)費繳費記錄、銀行卡號等相關(guān)信息。學(xué)生學(xué)號、姓名一經(jīng)初始導(dǎo)入一般不再改變，但銀行卡號由于學(xué)生銀行卡因遺失、損壞、變更等各類原因，變動較為頻繁，較長時間后，相當(dāng)部分學(xué)生銀行卡號已與財務(wù)處學(xué)生信息管理系統(tǒng)中原入學(xué)登記卡號不同，財務(wù)處按原卡號向?qū)W生發(fā)放獎（助）學(xué)金將導(dǎo)致大量的上卡不成功現(xiàn)象。學(xué)生最新銀行卡號則由學(xué)校一卡通管理中心管理，銀行卡號的變動僅在一卡通管理中心及時更新。財務(wù)處發(fā)放前還需從學(xué)校一卡通管理中心提取最新的學(xué)生卡號信息。綜合以上流程，為保證獎（助）學(xué)金發(fā)放的準(zhǔn)確高效，財務(wù)處需完成數(shù)據(jù)校驗、欠費抵扣、提取卡號三個步驟后送銀行發(fā)放。以上過程可以利用EXCEL相應(yīng)函數(shù)功能，其發(fā)放流程及思路見圖1。

（二）數(shù)據(jù)校驗

根據(jù)系部送來的學(xué)生獎（助）學(xué)金表中的學(xué)號提取學(xué)生欠費信息及銀行卡號進(jìn)行發(fā)放的前提是學(xué)號與姓名的對應(yīng)關(guān)系必須正確，否則錯誤的學(xué)號將導(dǎo)致無法提取或提取到其他學(xué)生的欠費信息及銀行卡號，同時錯誤的姓名信息也將導(dǎo)致在銀行發(fā)放時姓名與卡號的不匹配上卡不成功。因此，財務(wù)處首先需對學(xué)生獎（助）學(xué)金表中學(xué)號與姓名是否正確進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗。

導(dǎo)出財務(wù)處學(xué)生信息管理系統(tǒng)中全校學(xué)生相關(guān)信息，至少包含學(xué)號、姓名、欠費金額等信息存為學(xué)生信息表.xls（表1），以此表信息為參照對匯總的學(xué)生獎（助）學(xué)金發(fā)放名單表.xls（表2）中學(xué)號及姓名進(jìn)行校驗，在學(xué)生獎（助）學(xué)金表中利用VLOOKUP函數(shù)提取學(xué)生信息表中的姓名，其語法格式為：在單元格F3中輸入如下公式：=VLOOKUP（A3，[學(xué)生信息表.xls]Sheet1！$A：$B，2，F(xiàn)ALSE），F(xiàn)列其他單元格利用復(fù)制公式或向下拖曳填充的方式完成，該函數(shù)表示以院系提供的學(xué)號為精確查找值，在F列中返回該學(xué)號在學(xué)生信息表中對應(yīng)的姓名，返回結(jié)果為“#N/A”的表示學(xué)生信息表中不存在該學(xué)號，意味著院系送來的此學(xué)號有誤。對提取到的學(xué)生姓名與原表中姓名利用EXACT函數(shù)比對，在單元格G3中輸入函數(shù)：=EXACT（B3，F(xiàn)3），返回結(jié)果為“TRUE”值意味學(xué)號及姓名匹配正確，反之出現(xiàn) “FALSE”表示有誤。利用VLOOKUP及EXACT函數(shù)能查找種種學(xué)號與姓名不匹配現(xiàn)象，如不存在的學(xué)號，學(xué)號位數(shù)錯誤，姓名錯誤（音同字不同），學(xué)號與姓名存在一對多或多對一等。對學(xué)號、姓名任意一項比對不正確的錯誤信息均返回各院系修訂核實后重新報送，以保證用正確的學(xué)生信息提取欠費信息及銀行卡號。

（三）抵扣學(xué)費欠費

校對正確后的學(xué)生獎學(xué)金表中（表3），仍然使用VLOOKUP函數(shù)提取獲獎學(xué)生的欠費金額，利用IF函數(shù)計算本次發(fā)放需抵扣的獎（助）學(xué)金，在單元格G3中輸入IF函數(shù)語句：=IF（E3-F3>=0，F(xiàn)3，E3），最后在H列中利用獲獎金額減去抵扣金額得出本次實際發(fā)給獲獎學(xué)生的獎（助）學(xué)金金額。

（四）發(fā)放

學(xué)校一卡通管理中心儲存有正確的全部學(xué)生銀行卡號，根據(jù)一卡通中心提供的學(xué)生卡號信息表，以核對正確的獎（助）學(xué)金學(xué)號為值利用VLOOKUP函數(shù)提取銀行卡號，完畢送交銀行發(fā)放或利用網(wǎng)上銀行批量處理完成本次獎學(xué)金的發(fā)放，經(jīng)過上述處理后可以保證一次性全部發(fā)放成功無退回，大大減輕了因信息不正確導(dǎo)致的上卡退回需進(jìn)行的財務(wù)核算，提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

二、計算個人所得稅的EXCEL實際應(yīng)用

個人收入的發(fā)放包括在編人員及非在編人員，在編人員的收入因人員固定且只涉及個人稅中的工薪稅，發(fā)放比較簡單，利用工資管理軟件及可輕松實現(xiàn)收入的計稅及發(fā)放。非在編人員包含長聘人員，臨時聘請專家等，其中不乏外籍教師及專家，其收入發(fā)放涉及個人所得稅中工薪所得及勞務(wù)所得，其個稅計稅公式不同。以上人員具有無正式工號，流動性強，變動大，發(fā)放時間不固定等因素，利用工資管理軟件發(fā)放受到約束條件多，利用EXCEL函數(shù)計稅發(fā)放則更方便靈活，有多種方式可以計算個人所得稅，如利用IF或VLOOKUP函數(shù)計算，但I(xiàn)F函數(shù)用于計算個人所得稅時公式過于冗長，且受最多七層嵌套的限制；VLOOKUP函數(shù)無法單獨使用，需利用工資、薪金（或勞務(wù)）所得適用扣除數(shù)表建立輔助數(shù)據(jù)表。最簡潔的計算個人所得稅的方式是利用EXCEL的數(shù)組公式。該數(shù)組公式巧妙應(yīng)用了個人所得稅隨個人收入上升而上升的原理，計算各檔稅率與速算扣除數(shù)，在各數(shù)組中取其最高值，而對于未達(dá)到納稅收入起征點的收入為避免計算結(jié)果出現(xiàn)負(fù)數(shù)，則以0代替，從而實現(xiàn)了簡便計算個人所得稅的方法。由于外籍人士個人所得工薪稅扣除費用與國內(nèi)人員不一致，在F列扣除費用中設(shè)計了IF函數(shù)進(jìn)行判斷：=IF（C3="是"，4800，3500） （表4），在單元格中G3中輸入：=ROUND（MAX（（E3-F3）*0.05* {0.6，2，4，5，6，7，9}-5*{0，21，111，201，551，1101，2701}，0），2），其他單元格用拖曳方法或復(fù)制公式填列迅速得出。

與工薪所得計算個稅類似，在計算外聘專家等人員的勞務(wù)所得稅時，也可利用EXCEL數(shù)組公式，根據(jù)收入不同檔次用IF函數(shù)確定稅法規(guī)定的勞務(wù)所得扣除費用，在單元格E3中輸入：=IF（D3<=4000，800，D3*0.2）。同時，在單元格F3中輸入：=ROUND（MAX（（D3-E3）* {0.2，0.3，0.4}-{0，2000，7000}，0），2）（表5），可方便的計算出應(yīng)納的個人勞務(wù)所得稅。