何冰

【摘 要】物資采購業(yè)務(wù)是科學(xué)事業(yè)單位進行科研課題研究工作中重要組成部分，與企業(yè)相比有其自身的特點。然而科學(xué)事業(yè)單位進行物資采購時會面臨一些風(fēng)險，對采購風(fēng)險的控制不僅直接影響到科研成果的產(chǎn)出和效果，同時也是關(guān)系到科研項目能否通過結(jié)題驗收的關(guān)鍵因素。本文在對物資采購內(nèi)因風(fēng)險和外因風(fēng)險比較分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合科學(xué)事業(yè)單位的實際情況，就如何進行采購風(fēng)險防范提出了對策和建議，以防范和控制采購過程中面臨的風(fēng)險，提高物資采購的效率，確?？蒲腥蝿?wù)的順利完成。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)事業(yè)單位；物資采購；采購風(fēng)險；外因風(fēng)險

科學(xué)事業(yè)單位，是指從事科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用開發(fā)的國有組織機構(gòu)?？蒲腥藛T申報的課題和預(yù)算得到批復(fù)后得到撥款，會按照科研項目進行分課題管理，?？顚Ｓ?，在科研項目預(yù)算中列支?？蒲匈Y金來源多樣化，包括國家財政、地方政府、企業(yè)、軍工單位等，一般物資采購資金會占課題經(jīng)費支出的60%以上，采購風(fēng)險的存在直接影響科研任務(wù)的順利開展。本文從科學(xué)事業(yè)單位物資采購的實際出發(fā)，研究科學(xué)事業(yè)單位物資采購的風(fēng)險防范與控制措施。

一、科學(xué)事業(yè)單位物資采購中存在的風(fēng)險分析

科研物資采購包括材料采購和設(shè)備采購，采購循環(huán)由采購預(yù)算、采購詢價、供應(yīng)商選擇、采購決策、采購招標(biāo)、簽訂合同、訂單處理、驗收入庫、款項支付和會計記錄環(huán)節(jié)組成。由于科研任務(wù)的多元化，造成承擔(dān)不同課題的研究室、項目組采購物資種類多、批次多、數(shù)量少，采購風(fēng)險貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)。

1.采購內(nèi)因風(fēng)險

采購內(nèi)因風(fēng)險包括：

（1）預(yù)算風(fēng)險。編制采購預(yù)算時，一些科學(xué)事業(yè)單位為了爭取較多的項目資金，虛報多報，造成預(yù)算編制不準(zhǔn)確。還有些科研人員沒有及時制定采購預(yù)算，習(xí)慣了由自己隨時零星采購，造成采購預(yù)算與執(zhí)行相分離。科研人員根據(jù)課題需要來確定物資大額采購預(yù)算前，會開展調(diào)研，并根據(jù)課題研究的專業(yè)程度來組織相關(guān)專家進行論證，如果調(diào)研不充分、論證不科學(xué)，未能提出有效的建議，也有可能導(dǎo)致面臨采購的預(yù)算風(fēng)險，最終造成采購執(zhí)行與預(yù)算發(fā)生較大的偏離。

（2）執(zhí)行風(fēng)險?？茖W(xué)事業(yè)單位行政后勤人員缺乏，通常沒有設(shè)置專門的采購部門或者采購人員，物資采購的主體是研究室、課題組，他們在物資采購過程中有很大的決定權(quán)。這種設(shè)置有利于科研活動開展，卻造成了采購權(quán)的分散，形成無數(shù)個采購主體。有些單位由于采購內(nèi)控制度不健全，采購人員采取各種方法規(guī)避招投標(biāo)或者虛假招標(biāo)；違反國家法律法規(guī)收受供應(yīng)商的回扣，造成采購的設(shè)備或材料質(zhì)量不合格，影響科研的進度，致使單位蒙受經(jīng)濟損失和信譽損失。

（3）合同風(fēng)險?？茖W(xué)研究涉及的范圍廣，所用設(shè)備和材料非標(biāo)準(zhǔn)、不通用，這就要求采購人員需要具備一定的專業(yè)知識和法律法規(guī)知識。采購中面臨的合同風(fēng)險有合同內(nèi)容風(fēng)險和合同履行風(fēng)險。合同內(nèi)容風(fēng)險是指合同訂立時，合同內(nèi)容要完備，合同權(quán)利和義務(wù)要對等，如果合同條款存在矛盾或邏輯錯誤，就會影響合同的順利履行；合同履行風(fēng)險是指合同執(zhí)行管理不到位，當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商違約的情況，采購人員未能及時發(fā)現(xiàn)并跟進處理，造成損失擴大。

（4）驗收風(fēng)險。由于人為因素未能在驗收時發(fā)現(xiàn)采購的材料、設(shè)備質(zhì)量不過關(guān)，或者出現(xiàn)型號不符，以次充好等問題，致使不合格物資入庫，影響科研使用的風(fēng)險。

2.采購?fù)庖蝻L(fēng)險

采購?fù)庖蝻L(fēng)險包括：

（1）價格風(fēng)險。供應(yīng)商在招標(biāo)過程中，相互串通，進行違規(guī)操作等不法手段操縱投標(biāo)環(huán)境，提高價格，使得科學(xué)事業(yè)單位單位在采購時蒙受價格損失。還有些科研項目是進行國際前沿的科學(xué)研究，需要進口高精尖的設(shè)備。而對于進口國外設(shè)備，進行采購招標(biāo)時，設(shè)備專業(yè)性強，往往是獨家代理，供應(yīng)商也會趁機抬高價格。由于可供參考的價格少，采購價格缺少可比性，議價的余地少，只能被動接受唯一的價格，這也是科研事業(yè)單位采購中會遇到的價格風(fēng)險。

（2）質(zhì)量風(fēng)險。用于科學(xué)研究的設(shè)備具有專業(yè)性強、復(fù)雜程度高等特點，如果供應(yīng)商提供的設(shè)備質(zhì)量不符合要求，就會對科研任務(wù)的正常開展造成不良影響，或者達不到科研的需要造成設(shè)備嚴(yán)重浪費。

（3）信用風(fēng)險。由于供應(yīng)商良莠不齊，采購前沒有對供應(yīng)商進行資信調(diào)查，造成付款后，供應(yīng)商沒有及時履約，款項無法收回的風(fēng)險。

二、科學(xué)事業(yè)單位物資采購業(yè)務(wù)風(fēng)險防范與控制

在上述采購風(fēng)險識別基礎(chǔ)上，應(yīng)建立風(fēng)險管理平臺，進行風(fēng)險防控。科學(xué)事業(yè)單位物資采購內(nèi)部控制活動主要包括職責(zé)分離控制、預(yù)算控制、采購控制、驗收及入庫控制、合同控制、付款管理控制、會計記錄控制等。為了降低采購風(fēng)險，科學(xué)事業(yè)單位要逐步完善物資采購全過程管理，建立起科學(xué)、規(guī)范、受控的管理機制，明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任范圍，加強相關(guān)部門聯(lián)動?？茖W(xué)事業(yè)單位的財務(wù)部門、采購部門、驗收部門、內(nèi)審部門、資產(chǎn)管理部門之間需要共同配合形成有效的監(jiān)督機制；建立采購活動中供應(yīng)、需求、監(jiān)督三者互相牽制、相互制約的制度。

1.強化供應(yīng)商管理，構(gòu)建良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

隨著信息化的發(fā)展，科學(xué)事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺和實地調(diào)查相結(jié)合，建立供應(yīng)商信息庫，加強對供應(yīng)商的動態(tài)管理和信息披露。質(zhì)量部門應(yīng)對供應(yīng)商進行資格預(yù)審，對供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量和財務(wù)狀況進行評估，評估內(nèi)容包括：供應(yīng)商的信譽、注冊資金、質(zhì)量控制、財務(wù)、售后服務(wù)等，建立供應(yīng)商資源信息庫和評價體系，與合格供應(yīng)商簽訂采購質(zhì)量保證協(xié)議，實施采購、驗收、發(fā)放的質(zhì)量控制。同時，供應(yīng)商的基本資料需要定期審查和調(diào)整更新。采購人員進行物資采購必須在經(jīng)批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中進行選擇，確保采購預(yù)算和采購訂單中的質(zhì)量要求，防范供應(yīng)商欺詐的風(fēng)險，提高采購效率。

2、 加強自身制度建設(shè)，確保物資采購工作規(guī)范化

科學(xué)事業(yè)單位要加強物資采購管理和制度建設(shè)。應(yīng)根據(jù)市場情況和采購預(yù)算，合理選擇采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購），并建立采購科學(xué)的定價機制，確定合理采購價格采購。負(fù)責(zé)采購的人員應(yīng)定期進行輪換，不僅有利于員工業(yè)務(wù)知識的拓展，同時也避免了長期經(jīng)辦大額物資的采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商建立密切關(guān)系，防止收受商業(yè)賄賂。同時應(yīng)建立審批權(quán)限控制，對于采購大額設(shè)備（如50萬元上）或購進大批量材料（如20萬元以上），應(yīng)先由項目管理部門對其真實性、合理性、技術(shù)指標(biāo)等進行審查，然后財務(wù)部門根據(jù)項目經(jīng)費預(yù)算的實際情況提出意見，報請單位領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理相關(guān)資金支付。endprint

3.加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制，減少信用風(fēng)險

財務(wù)部門應(yīng)確保采購合同、會計記錄、采購單據(jù)、驗收記錄、出入庫單據(jù)核對一致。具體措施包括：（1）對各種原始單據(jù)審查核實，檢查有無相關(guān)部門的授權(quán)審批，是否符合項目預(yù)算需要。建立抽查機制，驗證采購發(fā)票真?zhèn)?，避免虛假發(fā)票入賬。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，并追查該供應(yīng)商歷史交易的其余發(fā)票，及時報告處理。通過監(jiān)督采購過程，及時發(fā)現(xiàn)采購問題，提高采購資金的使用效率和采購的透明度。（2）加強采購付款管理，完善付款流程，財務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)采購過程有異常情況的，應(yīng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用風(fēng)險。（3）建立預(yù)付款和定期與供應(yīng)商對賬制度。財務(wù)部門應(yīng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等往來款項。對于長期掛賬的往來款項，需查明原因，及時處理。（4）對于進口國外設(shè)備，一方面財務(wù)部門可以利用衍生金融工具，綜合使用避險措施，防范匯率風(fēng)險；另一方面在審核時應(yīng)更加嚴(yán)格，需要檢查代理合同、減免稅證明、付匯證明、貨運單、結(jié)算單等單據(jù)是否完整。

4.嚴(yán)把貨物驗收關(guān)，建立嚴(yán)格的采購驗收制度和退換貨制度

驗收時不僅要對材料或設(shè)備做形式上的檢查，還要對采購物資做技術(shù)性能指標(biāo)的檢查。由專人對采購物資進行驗收，對設(shè)備和材料的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行查驗，測試性能指標(biāo)，合格后出具驗收證明。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的人員應(yīng)及時處理。需要退換貨物的，及時辦理退換。

5.定期審計監(jiān)督，對采購與付款循環(huán)實施內(nèi)部審計

對物資采購進行審計監(jiān)督是防范采購活動風(fēng)險的必要措施，科學(xué)事業(yè)單位物資采購的審計應(yīng)以物資采購風(fēng)險管理防范為中心，對物資采購循環(huán)開展全方位審計。內(nèi)審部門在監(jiān)督中應(yīng)起主導(dǎo)作用，可以將項目管理式審計和過程參與式審計相結(jié)合。審計中緊緊把握物資采購內(nèi)部控制活動的關(guān)鍵控制點，防止在關(guān)鍵控制點上出現(xiàn)舞弊行為。

6.建立采購績效評價機制，量化考核標(biāo)準(zhǔn)

物資采購對科研的發(fā)展起著重要作用，要建立規(guī)范、有效、節(jié)約的績效考核制度。結(jié)合本單位的實際情況，根據(jù)采購的過程，針對每個環(huán)節(jié)的制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，分解指標(biāo)，落實到人。要有統(tǒng)一的原則、標(biāo)準(zhǔn)和程序作為基本規(guī)范，同時可以引入外部評估主體，使評估更加客觀、有效。

7.加強采購隊伍建設(shè)，提高采購人員素質(zhì)

采購人員不僅要有愛崗敬業(yè)、盡職盡責(zé)的職業(yè)道德，還要有保密意識。由于采購的物資跟科研項目密切相關(guān)，有時會涉及保密信息，而采購人員需要與外部供應(yīng)商頻繁接觸，應(yīng)避免向?qū)Ψ叫孤度魏尾少徝孛苄畔?。同時采購人員還要掌握法律法規(guī)和物流管理專業(yè)技能，知曉相關(guān)財務(wù)知識、管理知識，及時了解科研動態(tài)，配合科研工作的開展提出合理的采購建議?？茖W(xué)事業(yè)單位只有加強對物資采購人員的培訓(xùn)和道德風(fēng)險教育，才能從根本上防控人為因素造成的采購風(fēng)險發(fā)生。

三、結(jié)語

科學(xué)事業(yè)單位采購中主要的風(fēng)險在于成本和質(zhì)量，所以應(yīng)從這兩個方面入手和防范。一方面要控制科研項目資金的合理使用，避免資金的浪費和國有資產(chǎn)流失；另一方面，要保證物資采購質(zhì)量，提供符合科研要求的設(shè)備和材料，為科學(xué)研究保駕護航。在實踐中，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)強化采購風(fēng)險控制和管理，建立合格供應(yīng)商信息庫，規(guī)范健全采購制度，不斷提高采購人員的自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，力求把物資采購風(fēng)險降到最低。

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