楊文蘭

摘 要：在快速發(fā)展的今天，信息量的需求也是突飛猛進(jìn)的。在新時(shí)期下，檔案的管理對(duì)任何一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)也是極其重要的。那么，如何才能做好檔案管理工作呢，這是現(xiàn)如今任何一個(gè)事業(yè)單位所面臨的首要問(wèn)題。它不僅需要管理人員付諸耐心和毅力，最主要的還是需要通過(guò)一定的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出建設(shè)性的意見(jiàn)，從而解決問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)存問(wèn)題；改進(jìn)措施

事業(yè)單位的檔案涉及工作的方方面面，這些檔案對(duì)于人才的培養(yǎng)、選拔以及其他工作都有重要的參考價(jià)值。改革開(kāi)放以來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)有了很大的進(jìn)步，但是整體還不完善，所以事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，盡最大的努力完善檔案管理工作。本文將具體的分析在事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題并對(duì)應(yīng)提出解決策略。

1 新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱，操作不規(guī)范

新時(shí)期下的事業(yè)單位檔案管理意識(shí)普遍比較薄弱。林業(yè)工作幫助改善生態(tài)環(huán)境，加快林業(yè)建設(shè)有著重要作用，對(duì)于建設(shè)林業(yè)生產(chǎn)以及構(gòu)建和諧社會(huì)都有著重要的意義，為此，林業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和工作者必須重視起檔案管理工作，用認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度來(lái)對(duì)待此項(xiàng)內(nèi)容。另外，其他員工認(rèn)為檔案管理不足掛齒，檔案工作僅僅是檔案員自己的工作，與他們無(wú)關(guān)。事實(shí)上，檔案管理工作不完全是檔案人員的工作，其他工作人員在必要的情況下也需要做一些記錄和歸檔的工作。在工作中，有的部門只是圖自己方便，拒絕將檔案資料遞交給檔案部門管理，導(dǎo)致了檔案資料的不完善、不完整，這在一定程度上也影響檔案的連續(xù)性。從客觀原因來(lái)分析，部分事業(yè)單位的檔案來(lái)源寬泛、工作量較大、裝訂不方便以及查閱繁瑣，這些都會(huì)造成檔案管理操作的不規(guī)范。

1.2 檔案管理制度落后，缺乏現(xiàn)代化的管理手段

通過(guò)走訪調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)一些事業(yè)單位的管理制度都是擺設(shè)性的文件，根本沒(méi)有落實(shí)到具體的工作中。例如，林業(yè)單位的歷史悠久，但軟硬件的設(shè)施都比較落后，如櫥柜破舊，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，防蟲(chóng)、防潮、防火的效果不強(qiáng)，缺乏電腦、掃描儀、打印機(jī)等辦公用品。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，以計(jì)算機(jī)為載體的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)，電子檔案也應(yīng)運(yùn)而生。不幸的是，目前大部分的檔案管理工作者對(duì)電子檔案的管理和維護(hù)沒(méi)有足夠的應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)的病毒安全也沒(méi)有深入的了解。

1.3 檔案管理人員存在問(wèn)題

檔案管理人員主要存在三方面的問(wèn)題，首先是檔案工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員大部分缺少專業(yè)性的檔案理論知識(shí)，更不可思議的是，有些事業(yè)單位中的檔案人員是非專業(yè)人員，這樣做的后果顯而易見(jiàn)。其次便是檔案人員缺少該有的工作態(tài)度，一個(gè)事業(yè)單位能否得到應(yīng)有的發(fā)展，很大程度上取決于單位員工的工作態(tài)度，當(dāng)然包括檔案管理中的工作人員。部門檔案人員都是抱著應(yīng)付的態(tài)度進(jìn)行工作，不及時(shí)的更新檔案、不認(rèn)真的打掃檔案室的衛(wèi)生、缺少責(zé)任意識(shí)。缺乏工作的耐心，這樣的工作態(tài)度會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成巨大的阻礙。最后，就是檔案人員在離職后的檔案管理問(wèn)題。無(wú)論是辭職、退休、生病等等，這些狀況都會(huì)給檔案工作造成無(wú)法用金錢衡量的損失。

2 改進(jìn)措施

2.1 提高思想意識(shí)，重視檔案管理

各個(gè)事業(yè)單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭工作，為員工樹(shù)立好表率作用，從源頭上重視檔案的管理工作，把檔案管理作為日常事業(yè)單位管理中必不可少的一項(xiàng)工作。在日常的工作會(huì)議中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案管理的方法和出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行討論總結(jié)，設(shè)計(jì)解決方案，力求將單位的檔案管理工作和其他工作同步有序的進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，可以成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期的對(duì)檔案中的工作進(jìn)行調(diào)查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。日常要重視提出一些可以完善檔案工作的方案，領(lǐng)導(dǎo)小組給予充分的肯定和支持，加強(qiáng)硬件設(shè)施的補(bǔ)給，也可以設(shè)定必要的考核評(píng)定，在整個(gè)單位樹(shù)立起重視檔案管理的工作作風(fēng)。

2.2 加強(qiáng)制度化管理，保證檔案管理有序進(jìn)行

做好檔案管理工作，是健全檔案管理工作機(jī)制的重要內(nèi)容之一。作為檔案管理人員，要時(shí)刻心系檔案工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，完善工作內(nèi)容和工作方法，提高檔案管理部門與其他部門的協(xié)調(diào)性，幫助建設(shè)更加完整的檔案管理制度。日常工作中，要制定符合林業(yè)工作特點(diǎn)的檔案管理工作制度，做到集特殊性、針對(duì)性、完整性于一體，讓林業(yè)檔案工作更加健全，更加符合本單位的工作特點(diǎn)。檔案管理人員還要加強(qiáng)對(duì)檔案的收集，及時(shí)整理，分類立卷、歸檔，為方便快捷的查閱工作做好準(zhǔn)備，另外，還要完善對(duì)檔案工作人員的管理，用規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方法對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理質(zhì)量

事業(yè)單位要建立高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)管理全員化。檔案工作者是檔案工作的實(shí)施者和操作者，要想提高檔案管理的水平，首先要建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。重中之重，在人員的招聘過(guò)程中要求實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作者最好是全職人員，兼職工作應(yīng)盡量避免，在有條件的情況下最好實(shí)現(xiàn)檔案團(tuán)隊(duì)人員的固定化，保證檔案工作不會(huì)因人員離職而產(chǎn)生不必要的損失。因非人為因素造成的人員流動(dòng)，單位要做好人員的交接工作，這樣的交接工作也需要一定的法規(guī)來(lái)保證實(shí)施，按照規(guī)定最好交接工作的同時(shí)，有必要保證后期的聯(lián)系溝通，盡量減少問(wèn)題的發(fā)生。事業(yè)單位管理人員的過(guò)程中也要有科學(xué)的管理方法，對(duì)剛?cè)肼毜娜藛T進(jìn)行培訓(xùn)是必要的，目的在于提高他們的文字表達(dá)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)能力和交際能力，在有機(jī)會(huì)的情況下，要幫助他們繼續(xù)進(jìn)行深造，從而改善檔案管理的手段和方式。事業(yè)單位也要引入高素質(zhì)的檔案管理人才，爭(zhēng)取給整個(gè)單位注入新鮮的活力，保障檔案工作的系統(tǒng)化和正規(guī)化。其次，檔案管理工作有必要實(shí)現(xiàn)全員化，在領(lǐng)導(dǎo)重視、財(cái)政支持的前提下，單位中的各個(gè)部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理工作付出一份努力。在全單位形成一種全員參與其中的工作氛圍，人人收集信息、整理信息、利用信息，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上訴文章的分析，我們了解到了檔案管理中的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題一時(shí)并不會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成無(wú)法挽回的損失，但是時(shí)間太長(zhǎng)而久久沒(méi)有得到重視的話，就會(huì)有城門失火殃及池魚的危險(xiǎn)。所以我們通過(guò)仔細(xì)的分析問(wèn)題提出了一些可行的意見(jiàn)。希望事業(yè)單位可以進(jìn)行一系列的改革發(fā)展，這樣在以后的檔案管理工作中就會(huì)有更大的進(jìn)步，為以后的檔案發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)和環(huán)境。

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