曾睿

摘 要：我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)在經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下也迅速發(fā)展，其涵蓋范圍越來(lái)越廣，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也愈發(fā)激烈，因此房產(chǎn)檔案數(shù)字化是形勢(shì)所需。房產(chǎn)檔案數(shù)字化遵循檔案管理的全程管理、真實(shí)完整、使用方便、安全性高等原則，利用數(shù)字化完成房產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保存等步驟。解決目前房產(chǎn)檔案數(shù)字化中潛在的問(wèn)題是使我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)得以發(fā)展的重中之重。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；問(wèn)題及策略

在房產(chǎn)行業(yè)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的以人力記錄收集管理房產(chǎn)檔案已嚴(yán)重?zé)o法滿足發(fā)展的需求，創(chuàng)新完善數(shù)字化管理是目前重點(diǎn)研究問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是利用多媒體存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)掃描數(shù)據(jù)等技術(shù)，將房產(chǎn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化的形式進(jìn)行管理，具有有序的檔案庫(kù)，可及時(shí)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的數(shù)字化的檔案信息，大大提高檔案的查詢效率與準(zhǔn)確性。然而現(xiàn)今的房產(chǎn)檔案數(shù)字化發(fā)展中仍潛在著諸多問(wèn)題，找到解決制約房產(chǎn)檔案數(shù)字化問(wèn)題的對(duì)策才可保障房產(chǎn)行業(yè)的順利發(fā)展。

1 目前房產(chǎn)檔案數(shù)字化中存在的問(wèn)題

1.1 信息抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱，安全性較低

不重視和落實(shí)信息安全是房產(chǎn)檔案數(shù)字化過(guò)程中較為常見的問(wèn)題，數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、檔案被竊取等事故的屢次發(fā)生。計(jì)算機(jī)技術(shù)的大量應(yīng)用以及各項(xiàng)管理隱私通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，加大黑客侵入的概率，使隱私泄露的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，不僅影響了數(shù)字化成果，更影響了長(zhǎng)期工作的進(jìn)展，甚至公司的安全問(wèn)題。在數(shù)字化檔案管理中，進(jìn)行文件備份以防止外界因素的破壞導(dǎo)致的檔案丟失；采用先進(jìn)的檔案管理隱私保護(hù)系統(tǒng)并及時(shí)進(jìn)行病毒查殺來(lái)確保管理的安全性顯得尤為重要。

1.2 房產(chǎn)檔案形式較為單一

通常情況下，完整的房產(chǎn)檔案需要同時(shí)包括文字、表格、圖片、視頻片段等重要資料，但此類形式的檔案在房產(chǎn)行業(yè)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天已逐漸跟不上時(shí)代的步伐，無(wú)法滿足人們的需求。由于這類形式的房產(chǎn)檔案需要專業(yè)管理人員進(jìn)行分類整理，并且還需要固定的存放空間，例如紙質(zhì)內(nèi)容或照片等重要房產(chǎn)檔案載體極易損壞進(jìn)而破壞檔案信息的完整性。單一的房產(chǎn)檔案形式浪費(fèi)了大量的人力財(cái)力和物力，嚴(yán)重不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，房產(chǎn)檔案的形式亟待改革創(chuàng)新，并建立相應(yīng)保護(hù)措施與管理制度，以保證房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性及順利發(fā)展。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

由于檔案專業(yè)人才供不應(yīng)求，如今大多數(shù)房產(chǎn)檔案管理人員并非專業(yè)出身，文化程度偏低，專業(yè)知識(shí)薄弱，視野較為狹窄，尤其在較為低級(jí)的縣區(qū)情況更不可觀，難以達(dá)到既懂房產(chǎn)業(yè)務(wù)，又精通數(shù)字化檔案管理的要求。且房產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)不僅影響著房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理效率與質(zhì)量，也間接決定著房產(chǎn)檔案的長(zhǎng)期管理、開發(fā)和利用。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)實(shí)踐性較強(qiáng)，跨學(xué)科的工作，當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理中迫切需要了解房產(chǎn)業(yè)務(wù)、精通管理要求的復(fù)合型人才。應(yīng)采取有效措施，加快培養(yǎng)這種高素質(zhì)復(fù)合型管理人才是促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

2.1 重視信息安全，加強(qiáng)信息保護(hù)

房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作要重視信息安全問(wèn)題，并加強(qiáng)對(duì)信息的保護(hù)。建立嚴(yán)格的安全管理體系、清晰劃分公開信息與保密信息的界限、加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)、研究更高質(zhì)量的軟硬件技術(shù)都是保障信息安全的有效措施。不得隨意更改房產(chǎn)檔案數(shù)字化的固定流程，并明確工作區(qū)與休息區(qū)的劃分，禁止私人物品與工作用品混淆等工作細(xì)節(jié)；根據(jù)檔案的機(jī)密程度對(duì)對(duì)存檔進(jìn)行分類與保存，保障國(guó)家機(jī)密與個(gè)人機(jī)密不被泄露；定期對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)于律己、忠于職守等教育與培訓(xùn)，防止擅自抄錄、泄露機(jī)密或銷毀檔案事故的發(fā)生；充分利用防火墻及安全軟件，自主設(shè)計(jì)安全系統(tǒng)并利用技術(shù)手段檢測(cè)有無(wú)潛在威脅。重視信息安全，加強(qiáng)信息保護(hù)是確保房產(chǎn)檔案數(shù)字化高效高質(zhì)，公民隱私，國(guó)家機(jī)密不被泄露的必要措施。

2.2 加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

房產(chǎn)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施為數(shù)字化管理提供了基礎(chǔ)保障，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)力和實(shí)際需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，使數(shù)字化管理設(shè)備更加完整，房產(chǎn)檔案形式更加多樣。標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房的配備應(yīng)以“電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范”為依據(jù)，并且使機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防塵、防雷、防潮等條件符合相關(guān)要求；選擇同時(shí)具有可拓展性和實(shí)用性的例如高性能的掃描儀等必要的信息采集設(shè)備以及其他基礎(chǔ)設(shè)備；設(shè)備采購(gòu)需要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等；在保障系統(tǒng)軟件的兼容性、接口的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的安全性以及資源的共享性的前提下對(duì)其進(jìn)行選擇，確保系統(tǒng)的規(guī)范和統(tǒng)一；還應(yīng)不斷地維護(hù)和更新基礎(chǔ)設(shè)備，使硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件更符合實(shí)際需要以更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價(jià)值打下更為堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)是房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作開展的基礎(chǔ)。提高房產(chǎn)檔案管理人員的保密意識(shí)，及其業(yè)務(wù)水平與計(jì)算機(jī)水平是其努力方向。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，較強(qiáng)的保密意識(shí)可以避免檔案信息的外泄和擅自銷毀，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化的今天盡可能降低與房產(chǎn)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)糾紛與犯罪的發(fā)生頻率。努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)更新，掌握房產(chǎn)電子檔案的特征及管理規(guī)范，不斷完善創(chuàng)新房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作，建立健全的房產(chǎn)檔案管理制度，使其更好的發(fā)揮約束和激勵(lì)作用，大大提升員工工作的積極性。定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)以增加其網(wǎng)絡(luò)、信息工程等計(jì)算及有關(guān)的知識(shí)。房產(chǎn)檔案管理人員既要在業(yè)務(wù)水平上達(dá)到電子檔案的全程規(guī)范管理，也要在計(jì)算機(jī)水平上掌握確保檔案信息安全完整的計(jì)算機(jī)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。理論學(xué)習(xí)與信息化技術(shù)培訓(xùn)相結(jié)合才能靈活將房產(chǎn)檔案管理專業(yè)知識(shí)與數(shù)字化管理技術(shù)加以運(yùn)用，從根本上提升自身的工作能力與綜合素質(zhì)，有助于推進(jìn)建筑檔案數(shù)字化的進(jìn)程與發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對(duì)增加房產(chǎn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高工作效率具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義，是房產(chǎn)事業(yè)得以發(fā)展的重要前提之一。本文針對(duì)我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化潛在的信息抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱，信息安全性較低；房產(chǎn)檔案形式較為單一；管理人員素質(zhì)有待提高各個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出重視信息安全，加強(qiáng)信息保護(hù)；加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度；提高管理人員的綜合素質(zhì)的應(yīng)對(duì)策略，希望對(duì)反鏟檔案數(shù)字化的完善有所啟發(fā)，是房地產(chǎn)行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有所保障。

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