劉淑靜

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，高校人事檔案管理也進(jìn)入了信息化時(shí)代，加強(qiáng)信息化管理已經(jīng)成為高校進(jìn)行人事檔案改革的主要趨勢(shì)。本文首先分析了高校進(jìn)行人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題和不足，并從三個(gè)方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。本文研究成果將對(duì)優(yōu)化高校檔案信息化建設(shè)提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；信息化；優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）05（c）-0000-00

1 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1人事檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄

目前高校普遍存在人事檔案信息化管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題。這主要體現(xiàn)在人事檔案管理體制和觀念落后兩個(gè)方面。首先，許多高校人事檔案資料缺乏集中性存放，導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，給人事檔案工作的管理者和使用者都帶來(lái)了一定的困難。這種不合理的人事檔案管理體制降低了工作的質(zhì)量和效率。高校人事檔案管理方式不能與時(shí)俱進(jìn)，長(zhǎng)期的人工操作使得信息化管理發(fā)展緩慢。此外高校人事檔案信息化各自為政的管理模式導(dǎo)致院校間無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。

其次高校對(duì)人事檔案信息化管理觀念的淡薄導(dǎo)致改革行動(dòng)的缺乏。許多高校片面地認(rèn)為管理與人事有關(guān)的文件即為人事檔案管理，缺乏對(duì)該項(xiàng)工作本質(zhì)的充分認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致高校對(duì)人事檔案工作缺少足夠的重視，從而影響高校人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

1.2人事檔案信息化管理人員素質(zhì)偏低

高素質(zhì)的管理人員是人事檔案信息化建設(shè)適應(yīng)時(shí)代需求的前提條件。然而多數(shù)高校人事檔案工作的管理人員存在素質(zhì)偏低、管理經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題，這使得人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。其中管理者經(jīng)驗(yàn)的不足，常造成網(wǎng)絡(luò)操作錯(cuò)誤或失誤，這主要是他們對(duì)管理工作缺乏足夠的積極性及管理思想滯后所造成?？梢?jiàn)高校缺乏對(duì)人事檔案管理人員從思想到技術(shù)培訓(xùn)工作的重視。

此外高校在引進(jìn)人才時(shí)，缺乏精通網(wǎng)絡(luò)、管理以及檔案學(xué)的復(fù)合型人員。引進(jìn)的人才非科班出身，缺乏良好的人事檔案管理相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)，從而造成其業(yè)務(wù)能力較低。再者，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案建設(shè)信息化人才引進(jìn)的忽視，造成管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)長(zhǎng)期一塵不變，使得人員的素質(zhì)不符合檔案信息化的發(fā)展需求。

1.3人事檔案信息化建設(shè)資金投入過(guò)少

資金的投入過(guò)少是高校人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程常見(jiàn)的問(wèn)題。在高校人事檔案信息化建設(shè)中，管理者的選擇、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立以及設(shè)備配備等相關(guān)方面都需要大量經(jīng)費(fèi)的投入。作為人事檔案信息化建設(shè)的基本設(shè)施，軟硬件設(shè)備長(zhǎng)期使用造成老化且得不到及時(shí)的更換。作為高?；A(chǔ)工作人員，人事檔案管理者主要任務(wù)是做好本職工作，在工作經(jīng)費(fèi)籌集方面是無(wú)能為力的，這也造成了人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)展滯后。同時(shí)高校資金的相對(duì)不足，用于分配各個(gè)部門(mén)的經(jīng)費(fèi)更是少之又少，這也使得人事檔案信息化建設(shè)資金來(lái)源不足。

此外，為了使人事檔案信息化建設(shè)中網(wǎng)絡(luò)設(shè)備具備安全、穩(wěn)定和容量大等優(yōu)勢(shì)，就必須投入大量的資金。有些設(shè)備購(gòu)入后需要長(zhǎng)期維護(hù)和保養(yǎng)，有的則是需要快速的更新?lián)Q代，這都要求經(jīng)費(fèi)投入是一個(gè)可持續(xù)的過(guò)程。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

2.1加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí)

高校人事檔案信息化建設(shè)不僅需要領(lǐng)導(dǎo)和管理者們轉(zhuǎn)變舊的管理體制，改變保守的管理觀念，還需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。首先應(yīng)從高校領(lǐng)導(dǎo)抓起，通過(guò)將人事檔案信息化建設(shè)工作提到日程上來(lái)，強(qiáng)化他們對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí)。同時(shí)各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極組織本部門(mén)的工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從思想和行動(dòng)兩個(gè)方面加強(qiáng)高校工作人員對(duì)人事檔案信息化建設(shè)重視程度。

作為人事檔案管理者，長(zhǎng)期專注于埋頭工作，容易造成閉塞的觀念意識(shí)，所以為了順應(yīng)現(xiàn)代人事檔案信息化管理，改變舊觀念，結(jié)合社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，向先進(jìn)的信息化社會(huì)邁進(jìn)對(duì)高校人事檔案管理者是非常有必要的，且這也利于建立與時(shí)代發(fā)展相符人事檔案信息化管理模式，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2提高管理人員總體技能水平

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)也取決于高素質(zhì)管理者。作為用戶與人事檔案信息之間的媒介，人事檔案管理者需要有一定的管理、檔案以及信息學(xué)相關(guān)知識(shí)與能力儲(chǔ)備。人事檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)離不開(kāi)一批能力強(qiáng)，素質(zhì)高的復(fù)合型人才，他們對(duì)人事檔案管理相關(guān)知識(shí)的熟練應(yīng)用，使得管理工作得以有條不紊地開(kāi)展。所以在引用人才時(shí)，應(yīng)注重考察其對(duì)人事檔案管理工作的專業(yè)性。

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)追求知識(shí)的時(shí)代，工作人員只有接受終身教育才能跟上時(shí)代的步伐。人事檔案管理者也是如此，不斷完善專業(yè)知識(shí)，提高自身技術(shù)水平，才能滿足新時(shí)代的要求。對(duì)高校人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)教育，開(kāi)闊工作人員對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的視野，也有利于信息化建設(shè)水平的提高。

2.3加大人事檔案信息化建設(shè)資金的投入

目前，許多高校人事檔案信息化建設(shè)處于初步探索階段，所以，不僅在管理意識(shí)、人才培養(yǎng)上缺乏經(jīng)驗(yàn)，而且資金支持上也沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。因此，高校應(yīng)該注重對(duì)人事檔案信息化建設(shè)資金的投入，做好經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，形成目標(biāo)明確、合理支出的規(guī)范化資金管理制度。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理模式工作方式取代人工操作為主的工作方式，高?？刹扇‰A段性購(gòu)置必備的基礎(chǔ)設(shè)備方法，這不僅有利于逐漸解決設(shè)施老化和更新緩慢的問(wèn)題，而且可以緩解高校的資金緊張。作為高投入的人事檔案信息化建設(shè)，除了要進(jìn)行基本軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)備的完善工作，還需要在其他先進(jìn)的設(shè)施上投入大量經(jīng)費(fèi)，如電腦、掃描設(shè)備、電子產(chǎn)品等。此外在網(wǎng)絡(luò)資源的標(biāo)準(zhǔn)化和人事檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化共享方面也應(yīng)有一定的資金保障，從而促進(jìn)人事?lián)醢感畔⒒ㄔO(shè)的快速發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息化建設(shè)，是高校實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的重要方式。所以高校應(yīng)高度重視人事檔案信息化建設(shè)工作，其不僅需要清楚地意識(shí)到目前人事檔案管理中存在的不足和需要改進(jìn)的地方，而且需要及時(shí)作出相應(yīng)的對(duì)策并提出有效的改進(jìn)措施。從而加快高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，并為學(xué)校師生提供更優(yōu)質(zhì)的人事檔案資源服務(wù)。

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