肖立容

摘 要：教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的核心，精細(xì)化管理重細(xì)節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量、重效果，將精細(xì)化管理融入教務(wù)管理中，有助于教務(wù)管理水平的提高。通過分析X學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀及精細(xì)化管理的優(yōu)勢，認(rèn)為X學(xué)院實施教務(wù)精細(xì)化管理極為必要，并提出了實施教務(wù)精細(xì)化管理的措施。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；精細(xì)化；高校管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2015）15-0229-02

教務(wù)管理是高校教學(xué)管理工作的核心，管理對象多樣、管理內(nèi)容繁雜、管理信息多元、管理范圍廣泛，是管理和教學(xué)的紐帶，既管理教學(xué)，又服務(wù)教學(xué)。教務(wù)管理水平的高低直接影響教學(xué)工作的運轉(zhuǎn)、教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大、教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)管理工作繁雜性加大、難度增加，教務(wù)管理人員面臨更大挑戰(zhàn)?！疤煜麓笫拢刈鲇诩?xì)”，精細(xì)化是當(dāng)代教育改革的重要方向，是教育改革與發(fā)展的新理念、新策略[1]。將精細(xì)化引入教務(wù)管理中以提高工作效率、提升管理水平、保障正常教學(xué)，已刻不容緩。

一、教務(wù)精細(xì)化管理內(nèi)涵

精細(xì)化管理又稱精細(xì)管理、精益管理、零缺陷管理，最先應(yīng)用于企業(yè)管理中，是指管理活動的精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和細(xì)致化，核心思想是精、細(xì)、準(zhǔn)、嚴(yán)[2]，是一個將管理責(zé)任具體化、明確化的系統(tǒng)工程，是一種由管結(jié)果升華到管過程，以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式[3]。它提倡人們養(yǎng)成用心做事、重視細(xì)節(jié)、把小事做細(xì)、把細(xì)事做透的良好職業(yè)態(tài)度和職業(yè)習(xí)慣[4]。

精細(xì)化管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中，且成效顯著。近年來，一些高校管理也開始引入這一管理方式。教務(wù)精細(xì)化管理是將精細(xì)化管理理念融入教務(wù)管理中，在教務(wù)常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，以精益求精的工作態(tài)度和細(xì)節(jié)決定成敗的工作理念將管理工作做精、做細(xì)，認(rèn)真落實教學(xué)細(xì)節(jié)管理，實現(xiàn)管理效益的最大化和最優(yōu)化，追求管理工作的“精化”“細(xì)化”“優(yōu)化”“深化”和“科學(xué)化”。

二、X學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀

目前，大部分高校都實現(xiàn)了院系二級管理，教務(wù)處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，二級學(xué)院負(fù)責(zé)具體事務(wù)的實施執(zhí)行。然而，X學(xué)院目前并未完全實現(xiàn)院系二級管理，16個系中僅6個系配備教務(wù)人員，其他10個系的教學(xué)事務(wù)全由教務(wù)部承擔(dān)。X學(xué)院教務(wù)部教務(wù)工作內(nèi)容繁多，包括教學(xué)管理制度文件的修訂、人才培養(yǎng)方案的修訂、10個系教學(xué)任務(wù)的落實與課程表的編排、課室管理、教材管理、學(xué)籍管理、考務(wù)工作、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、全院性選修課申報與開設(shè)、教學(xué)實踐管理、成績管理、畢業(yè)資格審查、學(xué)位證和畢業(yè)證的制作與發(fā)放以及日常事務(wù)管理等等，而配備的教務(wù)工作人員僅10來人，工作任務(wù)之繁重難以想象，尤其是學(xué)籍管理人員需承擔(dān)全院16 000多人的學(xué)籍管理工作。

由于教務(wù)部教務(wù)工作人員少，教務(wù)工作任務(wù)多，教務(wù)工作人員勢必身兼多職，有些教務(wù)人員既要編排一些系的課程表、組織選訂教材、管理一些系的日常教學(xué)事務(wù)，又要組織各系修訂人才培養(yǎng)方案、制定和補辦學(xué)生證并注冊等，工作瑣碎繁雜，整天疲于執(zhí)行事務(wù)性工作，工作繁忙而績效卻不明顯，時間緊、任務(wù)重，沒有多余的時間和精力投入教學(xué)管理研究及自身業(yè)務(wù)能力提升，更談不上尋求工作上的創(chuàng)新。長期瑣碎、繁重的事務(wù)性工作，使得教務(wù)管理人員工作積極性下降，抱著“無過便是功”的心態(tài)工作，很難創(chuàng)下業(yè)績，勢必影響工作質(zhì)量和工作效率，進(jìn)一步影響學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)秩序。

教務(wù)部任務(wù)重而人員少，導(dǎo)致一些工作分工不明確、負(fù)責(zé)人不固定，本應(yīng)屬于某位負(fù)責(zé)人的工作有時會因為其工作安排不過來而交給其他人去完成，而其他人需要花時間去熟悉此項工作，同時造成工作人員心理失衡，在工作中帶有負(fù)面情緒，在一定程度上影響工作效率。

三、X學(xué)院教務(wù)精細(xì)化管理的必要性分析

教務(wù)管理工作涉及學(xué)生管理和教學(xué)管理，服務(wù)對象既有學(xué)生，又有教師，是連接學(xué)校、教師和學(xué)生的橋梁，管理內(nèi)容繁多，工作中任何細(xì)小的失誤都可能會影響正常的教學(xué)秩序。在繁雜的工作中，教務(wù)管理人員如何理清思路、合理安排工作，使得工作有條不紊地順利完成，是教務(wù)管理工作的重點和難點。

精細(xì)化管理要求管理精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和細(xì)致化，其重細(xì)節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量、重效果。精細(xì)化管理通過對工作的重組優(yōu)化，并以標(biāo)準(zhǔn)化的流程規(guī)范各項工作，量化細(xì)節(jié)，保障工作有條不紊地開展，既提高了管理效率，又節(jié)約了管理資源、降低了管理成本。教務(wù)管理由粗放型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，有利于用細(xì)致彌補缺陷、改善工作，有利于提高工作執(zhí)行力、控制力和競爭力，有利于保障工作的時效性和準(zhǔn)確性，有利于教務(wù)工作人員的工作重心由事務(wù)型轉(zhuǎn)移為決策型，使得教務(wù)人員有充足的時間分析總結(jié)工作以提高自身素養(yǎng)，更好地服務(wù)于教師和學(xué)生。因此，在辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、教學(xué)改革不斷深入的背景下，X學(xué)院實行教務(wù)精細(xì)化管理極為必要。

四、X學(xué)院實施教務(wù)精細(xì)化管理的措施

（一）完善相關(guān)規(guī)章制度

規(guī)章制度是教學(xué)工作的規(guī)范性文件，是教學(xué)管理的指導(dǎo)性文件，是實施教務(wù)精細(xì)化管理的重要依據(jù)，全面的規(guī)章制度有利于教務(wù)工作的精細(xì)化管理。盡管X學(xué)院有一套完整的教學(xué)管理文件，但部分制度不健全或規(guī)則不明確，無法滿足教務(wù)管理實際情況，使得教務(wù)管理人員在執(zhí)行某些事務(wù)時無章可循，只能按各自的意愿辦事。譬如，X學(xué)院欠缺完善的人才培養(yǎng)方案管理制度，導(dǎo)致有些系不按規(guī)則辦事，人才培養(yǎng)方案制定不夠嚴(yán)謹(jǐn)，課程設(shè)置不夠合理，變動時有發(fā)生，甚至因人設(shè)課，在一定程度上影響教學(xué)質(zhì)量，且極易出現(xiàn)漏課、少課現(xiàn)象，造成工作失誤，影響學(xué)生畢業(yè)。為了更好地推進(jìn)教務(wù)精細(xì)化管理，管理部門需深入師生中了解師生對教務(wù)管理的訴求，做好細(xì)致的調(diào)研和需求分析，按照精細(xì)化管理思路，精確把握教務(wù)管理的各個細(xì)節(jié)和過程，在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上不斷加以完善改進(jìn)。

（二）培養(yǎng)精細(xì)化管理意識，提高管理人員素養(yǎng)

精細(xì)化管理是一種“用心工作、愛心育人、真心服務(wù)”的優(yōu)秀師德在學(xué)校管理中的具體體現(xiàn)，其目的就是把大家平時看似簡單、很容易的事情用心、精心做好[5]。與其說精細(xì)化管理是一種管理方式，不如說它是一種工作習(xí)慣，一種管理責(zé)任。精細(xì)化管理是對過程的管理，對人員的管理，它的實施需要人的推動，教務(wù)管理人員精細(xì)化管理意識的強弱、素質(zhì)的高低是影響教務(wù)精細(xì)化管理實施的關(guān)鍵。這就要求教務(wù)管理人員首先要樹立精細(xì)化管理意識，培養(yǎng)精細(xì)化管理思維，認(rèn)識精細(xì)化管理所帶來的效益，從細(xì)節(jié)做起，努力將小事做細(xì)、將細(xì)事做精；其次，加強對教務(wù)管理人員的培養(yǎng)，通過組織開展不同形式、不同類別、不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員解決實際問題的能力，增強工作積極性；最后，優(yōu)化時間管理，制定詳細(xì)的工作計劃，使工作更有條理和針對性，理清工作思路，勤于總結(jié)，善于從失誤中反思，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，尋求改進(jìn)的方式方法，不斷提升自我素養(yǎng)。

（三）加快推進(jìn)院系二級管理

院系二級管理是高校教學(xué)管理體制改革的必然趨勢。目前，X學(xué)院教務(wù)部承擔(dān)過多具體的教務(wù)管理事務(wù)，不利于履行應(yīng)有的教務(wù)改革研究、教學(xué)過程指導(dǎo)與監(jiān)督等職責(zé)，不利于教務(wù)精細(xì)化管理的實施。因此，X學(xué)院應(yīng)加快推進(jìn)院系二級管理，合理分權(quán)給各系。教務(wù)部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌安排各項教學(xué)事務(wù)，明確教務(wù)部與各系職責(zé)，從宏觀上加強對教學(xué)及教務(wù)管理過程的指導(dǎo)與監(jiān)督；各系在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)原則下制定適應(yīng)各系系情的各項教務(wù)管理實施細(xì)則和規(guī)范，以確保教務(wù)工作的程序化、規(guī)范化，同時負(fù)責(zé)各系具體教學(xué)事務(wù)的執(zhí)行。教務(wù)部和各系分工合作，溝通協(xié)調(diào)，形成各司其職、高效有序的教務(wù)管理和運行機制，有利于學(xué)院對整個教學(xué)的宏觀管理和調(diào)控，有利于各系發(fā)揮主體作用，有利于教務(wù)精細(xì)化管理的全面開展。

（四）規(guī)范工作流程

精細(xì)化管理關(guān)鍵在精、在細(xì)、在優(yōu)，瑣碎的教務(wù)工作需要標(biāo)準(zhǔn)流程加以規(guī)范，使得工作更加清晰明了，一定程度上提高工作效率。教務(wù)部需根據(jù)實際情況，結(jié)合師生建議，制定統(tǒng)一的事務(wù)辦理指南，分發(fā)給各系并公布在教務(wù)部網(wǎng)站，使得學(xué)生、教師辦理事情更加方便快捷，避免因不清楚辦理程序來回跑動而浪費時間，提高師生滿意度。此外，教務(wù)部統(tǒng)籌制定常規(guī)教務(wù)工作流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要求各系嚴(yán)格按工作流程辦事，在一定程度上可以約束工作人員，防止權(quán)力尋租現(xiàn)象，有助于提高服務(wù)水平和工作效率，推動精細(xì)化管理。

（五）明確分工，責(zé)任到人

實施精細(xì)化管理的關(guān)鍵在于教務(wù)人員對學(xué)院規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，各系教務(wù)工作人員的執(zhí)行力水平?jīng)Q定精細(xì)化管理實施的好壞。明確的分工以及完善的責(zé)任機制和過程監(jiān)控機制是提高執(zhí)行力的有力手段。教務(wù)工作涉及的對象眾多，一項教務(wù)工作分配下去后，往往很容易出現(xiàn)扯皮推諉等不良現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量和工作效率。因此，亟須教務(wù)部和各系負(fù)責(zé)人明確人員分工，實行崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，實現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利的有效統(tǒng)一，同時加強工作人員間的溝通，做到事事有人管，時時有人管。

五、結(jié)束語

教務(wù)管理是高校管理的重要組成部分，直接反映高校辦學(xué)水平的高低。精細(xì)化管理作為一種管理創(chuàng)新，是一項循序漸進(jìn)的系統(tǒng)工程。由粗到細(xì)，由細(xì)到精，“不斷創(chuàng)新和改善”就是精細(xì)化管理的過程[6]。將精細(xì)化管理理念應(yīng)用到教務(wù)管理中，有助于提升教務(wù)管理水平、維持正常的教學(xué)秩序、營造良好的教學(xué)環(huán)境，X學(xué)院應(yīng)重視并推進(jìn)教務(wù)精細(xì)化管理的實施。

參考文獻(xiàn)：

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