陶凌燕

[摘要]隨著信息時代的到來，計算機得到了普及，成為人們不可缺少的實用工具。計算機中的文檔編輯工具Word被廣泛運用在學生的學習中。為了讓學生能夠熟練地使用Word，著重介紹Word的幾種應用技巧。

[關鍵詞]Word應用技巧文檔

[中圖分類號]G633.67[文獻標識碼]A[文章編號]16746058（2015）290127

Word是由微軟公司出版的一個文字處理器應用程序，它能夠為我們提供專業(yè)而便捷的文檔工具，幫助我們節(jié)省時間，并且得到美觀優(yōu)雅的效果。學生使用Word來完成一些較多文字性的功課，學習的質(zhì)量和效率都能夠得到提高。結合多年的使用經(jīng)驗，筆者談談Word在學習上的一些應用技巧，以使學生運用Word更加順手。

一、利用“編輯和選擇性粘貼”功能，更加方便地編輯已經(jīng)復制的文本

我們有時會在相關的軟件界面復制想要選擇的選區(qū)，然后在Word中使用“粘貼”這項功能，一般情況下都會將其原來所具有的格式一并復制過來。如在Excel中復制了幾列或者幾行文字之后，轉(zhuǎn)移到Word中進行“粘貼”，就會將表格的格式也一并復制到Word中來，而并不是純文本的形式；在瀏覽網(wǎng)頁時選好區(qū)域，進行文字復制，再轉(zhuǎn)移到Word中進行“粘貼”，就會將整個網(wǎng)頁一并復制下來，這樣的話就無法進行文字的修改。對此，可采用“編輯”中的“選擇性粘貼”功能，再選擇“無格式文本”，這樣問題就可以得到解決，而且復制到Word里的文本也是純粹的文本格式，可以對其加以編輯和修改。

二、靈活運用“版本”功能，保留修改前后的原始面貌

在進行報告文字審計時，需要經(jīng)過多次的審計和修改，而Word中雖然可以為“修訂”提供一些適當?shù)膸椭?，但是這樣不能保留每一次修改的記錄。為了保證Word文檔修改的真實性，審計人員在每次修改后都要另外保存一個文件，而且要注明修改的時間和人物等，非常的繁瑣。而Word中的“版本”功能，可有效解決上述問題。建立一個Word文件，選擇“文件”中的“版本”，然后點擊“現(xiàn)在保存”，再將撰稿人、建檔時間輸入到文檔里面，當審稿人要進行修改時，我們打開文檔后可首先打開“文件”選項，點擊“版本”，然后再點擊“保存”，我們再輸入修改的人和時間，最后文件的處理和保存就完成了，此時一個完整而全面的審計報告就會集中在這個文檔中，我們就可以打開和查看修改好的稿件了。

三、靈活使用快捷鍵“Ctrl+Z”，取消Word的自動編號

在沒改變Word缺省設置的情況下，當在Word中輸入“一、大概情況”，然后再進行換行時，電腦就會自動按照編號的形式來進行編輯，而且還會在下一行自動添加“二、”的字樣。那么我們?nèi)绾稳コ詣泳幪柲?？輸入“一、大概情況”之后敲擊回車鍵，這時我們順手按一下鍵盤“Ctrl+Z”，那么這個問題就自然解決了，第一行還是原來的樣子，沒有任何的變化。其原因就是Word中有“自動更正”的功能，我們可以按約定把編輯的內(nèi)容自動更正過來。如我們在Word中輸入“一、電腦應用”然后敲擊回車鍵后，系統(tǒng)就會自動做兩個動作：一是換到下一行；二是自動編號?？旖萱I“Ctrl+Z”的作用就是撤消上一個操作的命令，恢復到前一步動作。我們按一下“Ctrl+Z”，也就取消第二個動作了，這樣系統(tǒng)就會默認只做了一個動作，而沒有自動編號，所以在之后的動作中，系統(tǒng)就不會自動編號了，那么你就可以按照你需要的編制段落來標記題號了。

四、巧用圖片處理軟件處理數(shù)碼相機的取證材料

我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機進行原始資料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計時發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不被審計單位所發(fā)現(xiàn)，但是對于后續(xù)的一些圖片處理就太過麻煩了，不管是用Acdsee還是用Photoshp，都需要用時間去學習。其實Office2000中就有非常實用的圖片處理和圖片美化的軟件Microsoft Photo Editor，我們只要利用它就能非常快捷方便地處理圖片資料。方法：一是安裝所需要的軟件（具體過程略）；二是打開所有需要美化的圖片，然后再對每張圖片都進行“裁切”，然后“復制”這個圖片，隨后粘貼在Word文檔中；三是在Word文檔中選擇“工具”選項，從選項中選擇所需要美化的“圖片”格式選項，然后對每張圖片的大小進行調(diào)整和處理，要將憑證的全部附件結合在一頁上，最后將圖片全部打印出來，這樣一方面可以節(jié)約紙張，另一方面也自動地形成電子文檔。

總而言之，Word的應用技巧需要學生不斷地去運用并摸索，這樣才能發(fā)現(xiàn)它更多的便捷方式和好用的功能。Word在學習運用中占有不可忽視的地位，學生應該好好利用它，充分發(fā)揮它的使用價值，讓它給我們的學習帶來便利。

（特約編輯安平）