陳晉

摘 要：社會經(jīng)濟高速發(fā)展，時代在不斷變革。現(xiàn)代科技的不斷進步，使得機關工作必須加快改革的步伐，以適應社會的向前發(fā)展。機關檔案管理工作作為機關工作的關鍵組成部分，也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。目前我國機關檔案管理工作存在一定的不足，其發(fā)展時間較短，技術上尚未成熟，在實際應用中經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，我們通過對其進行探討研究，積極尋求解決方案，改進機關檔案管理工作并加以創(chuàng)新，從而優(yōu)化機關檔案管理，充分發(fā)揮其積極作用。

關鍵詞：機關檔案；優(yōu)化管理；檔案管理；管理工作

現(xiàn)如今，時代不斷向前進步，現(xiàn)代科技的應用越來越廣泛，這無疑對機關檔案的管理工作提出了新的要求。而我國目前的機關檔案管理工作仍停留在較為基礎的初級階段，管理制度不完善，技術手段較為落后，顯然不能適應現(xiàn)代社會的高速發(fā)展。因此，如何優(yōu)化機關檔案管理成為我們面臨的一個新課題。我們深入研究機關檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)中存在的問題，不斷彌補其不足之處，創(chuàng)新發(fā)展管理模式。通過優(yōu)化機關檔案管理，加強機關的整體工作水平。

一、了解機關檔案管理現(xiàn)狀

1. 機關檔案管理概況。機關檔案管理是指對機關在各項活動中積累形成的文件資料進行收集、整理并加以保管的過程。機關檔案管理部門通過對機關所有檔案的高效管理，極大程度地發(fā)揮出檔案應有的作用，從而為機關的各項工作加以支持，為其提供有效的服務。通過優(yōu)化機關檔案管理，將對機關各項工作的開展發(fā)揮更大的作用。

2.目前機關檔案管理中存在的問題。目前我國的機關檔案管理制度還不完善，檔案管理工作中存在一定的問題。就機關領導及工作人員思想上來說，他們對機關檔案管理的重視程度遠遠不夠。機關檔案管理工作不同于一般的文書工作，由于檔案工作的隱蔽性，其作用效果并不明顯，很多人甚至不知道檔案管理工作的意義所在，看不到其實際價值，自然就忽略了檔案管理的重要性。因此，目前很多機關的檔案管理工作還處于應付階段，只是流于形勢，沒有實質(zhì)的作為。同時，目前的機關檔案管理秩序較為混亂，檔案管理制度沒有規(guī)范化，使得檔案在收集、整理過程中出現(xiàn)資料信息的錯誤或遺漏。而目前我國機關檔案管理的技術手段也較為落后，沒有發(fā)揮現(xiàn)代科技的強大力量。目前機關檔案管理工作仍受傳統(tǒng)模式的影響，依靠人工作業(yè)，因此在檔案整理錄入過程中不可避免地出現(xiàn)一定的失誤，使得工作效率大大降低。除此之外，機關檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待加強。目前檔案管理工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，業(yè)務能力薄弱，影響檔案管理工作的正常開展。

二、優(yōu)化機關檔案管理

1.改進機關檔案管理工作。針對目前我國機關檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們積極尋找對策解決，不斷優(yōu)化機關檔案管理工作。我們需要努力提高其對檔案管理的重視程度。通過對檔案管理工作的實用價值的挖掘，將檔案管理工作的作用效果直觀地呈現(xiàn)在大家面前，讓機關領導及工作人員看到檔案管理的實際效益，從而使他們在思想上重視檔案管理，將檔案管理工作落于實處。同時，我們需要積極維護機關檔案管理秩序，不斷規(guī)范檔案管理制度，保證檔案在收集、整理過程中資料信息的正確性與完整性。針對目前機關檔案管理技術手段落后這一問題，我們應該將現(xiàn)代科技更好地融入到檔案管理工作中去。提高檔案管理的信息化水平，利用用機械化操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作，從而提高資源數(shù)據(jù)的準確性，減少因失誤帶來的損失。而在機關檔案管理工作人員的素質(zhì)方面，我們需要灌輸服務意識，通過定期培訓來使其不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，拓寬信息知識面，不斷增強工作人員對現(xiàn)代技術的應用程度，從而優(yōu)化機關檔案管理。

2. 創(chuàng)新機關檔案管理發(fā)展。我們需要對機關檔案管理模式加以創(chuàng)新發(fā)展，使其擺脫傳統(tǒng)模式的束縛。我們可以將計算機信息技術融入到檔案管理工作中去，通過開發(fā)相應的軟件程序，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保留等結(jié)合起來，運用一個程序?qū)⑵湟惑w化，使得檔案管理的過程由復雜化轉(zhuǎn)為簡單化，提高檔案的準確性的同時也保證了工作效率。

三、優(yōu)化機關檔案管理的積極作用

1. 優(yōu)化機關檔案管理的重要性。機關檔案保留了機關發(fā)展歷程中的重要階段、相關事宜以及一些寶貴的資料，對整個機關有著重要的作用。而機關檔案的管理工作，更是對機關的發(fā)展有著舉足輕重的影響。優(yōu)化機關檔案管理，能更好地統(tǒng)籌機關整體工作，有效協(xié)調(diào)各個部門的發(fā)展，從而使得機關能夠健康有序發(fā)展。機關檔案管理作為機關工作的一部分，體現(xiàn)著機關的工作水平，通過優(yōu)化機關檔案管理水平，可以更真實地了解到機關各個方面的資料，從而了解各個部門的工作水平，通過對資料分析找出機關工作中存在的問題，掌握機關的業(yè)績情況，從實際出發(fā)，制定相應的管理政策。同時，機關檔案管理的優(yōu)化為特殊檔案的保密工作提供有力的保障。機關檔案中存在一些秘密資料，涉及重要的機關發(fā)展問題，具有明顯的不可泄露性。優(yōu)化機關檔案管理可以安全保留秘密資料對其加以保護，從而保證機關的健康發(fā)展。機關檔案中包括的機關工作人員的信息資料對機關有著至關重要的作用。通過對機關工作人員的資料掌握，認識工作人員自身的價值，發(fā)現(xiàn)每一位個工作人員的特長，對人員進行合理分配，從而提高機關各部門的工作效率。除此之外，機關檔案管理對機關樹立公眾形象有很大的幫助。優(yōu)化機關檔案管理，使得機關檔案在收集應用時十分方便，減少時間的浪費，使得機關在推廣形象時效率提高。

2.優(yōu)化機關檔案管理的深遠意義。優(yōu)化機關檔案管理，使得機關檔案管理工作有序開展，對機關的發(fā)展有著深遠持久的意義。機關檔案管理工作保留了機關在各個階段的發(fā)展成果，也記載著成功的經(jīng)驗與失敗的教訓。通過對檔案的回顧，我們可以牢記機關所犯的錯誤，積極改正，也可以運用成功的經(jīng)驗為機關下一個階段的發(fā)展提供幫助?？偠灾瑑?yōu)化機關檔案管理，將進一步提高機關管理水平，從而為機關的穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎。

四、結(jié)語

社會不斷發(fā)展進步，機關工作也需要與時俱進，不斷革新。機關檔案管理工作作為機關工作的關鍵組成部分，對機關的發(fā)展發(fā)揮著巨大的作用。然而目前我國機關檔案管理水平較低，其工作中存在明顯的缺陷。因此，優(yōu)化機關檔案管理工作已經(jīng)迫在眉睫。我們需要掌握目前機關檔案管理的情況，發(fā)現(xiàn)其中的問題，努力尋求解決途徑，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理模式，積極優(yōu)化機關檔案管理工作，從而將我國機關檔案管理水平提升到一個新的梯度。

參考文獻：

[1] 趙凱.淺論檔案管理工作現(xiàn)代化遇到的挑戰(zhàn).價值工程.2012（06）.

[2] 高淑平.統(tǒng)籌兼顧 做好機關檔案信息資源的管理與開發(fā)[J].中國煤炭工業(yè). 2008（06）.

[3] 郭黃博.試論如何做好新時期的檔案工作[A]. 齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2009年學術年會會刊[C].2009.

[4] 孫英.淺析檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢.城市建設理論研究.2013（12）.