【摘要】隨著中外合作辦學規(guī)模的不斷擴大，國內(nèi)在校學生出國留學人數(shù)逐年增加，檔案管理、利用、服務如何與外方對接，是高校檔案管理隊伍所面臨的現(xiàn)實而緊迫的問題。本文從檔案利用的角度，提出了在中外合作辦學背景下高校學生檔案利用平臺的體系結(jié)構(gòu)，期望能對高校學生檔案利用與外方學校接軌有所裨益，對高校檔案利用服務有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案利用平臺 ?中外合作辦學 ?高校學生檔案

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）08-0026-02

隨著中外合作辦學規(guī)模的不斷擴大，國內(nèi)在校學生出國留學人數(shù)逐年增加，檔案管理、利用、服務如何與外方對接，更好的服務于學生是高校檔案利用服務所面臨解決的新問題。這主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是中外合作辦學檔案利用服務具有時限性和季節(jié)性。高校中外合作辦學的學生，除選擇留在國內(nèi)學習的部分學生外，很多學生選擇出國留學，通過語言考試后學生要在國外學習一至兩年。由于外方學校申請入學是有時效的，因此申請出國的高校在校學生檔案利用及檔案服務有明顯的季節(jié)性，淡旺季劃分明顯。旺季時學生檔案查詢、檢索、證明、復印、打印等利用服務量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，旺季過去則出現(xiàn)斷崖式減少，使得這項工作的季節(jié)性特別強。而另一方面大多數(shù)學校都把這項工作放在二級學院辦公室，并不常年設(shè)置專人專崗[1]（當前普遍的模式是檔案搜集、檔案利用、檔案服務工作都放在相關(guān)二級學院，由兼職的辦公室人員負責，而專職的檔案管理人員，負責對二級學院兼職檔案人員進行培訓，對搜集、匯總的材料進行審查、傳遞，對檔案利用材料進行監(jiān)督、審核）。因此在中外合作辦學出國學生檔案利用和服務便利、及時、準確、憑證化的需求下，給二級學院辦公室兼職負責檔案利用的管理人員帶來很大的工作壓力和精神壓力，基于現(xiàn)代網(wǎng)絡、數(shù)字化、移動化的檔案利用平臺無疑可以緩解這種現(xiàn)狀。

高校學生檔案利用經(jīng)歷了從傳統(tǒng)手工檢索到逐步實現(xiàn)信息化，網(wǎng)絡化的過程，當前正向全面數(shù)字化發(fā)展，而伴隨著檔案管理手段的發(fā)展，檔案利用及檔案服務方式卻相對滯后，不能滿足中外合作辦學中出國學生對檔案利用及檔案服務的時效性、憑證性、便捷性的需求。造成這一現(xiàn)象的重要原因之一是檔案利用服務平臺不完善。目前的狀況是重視檔案管理的建設(shè)，而缺少基于網(wǎng)絡的數(shù)字化技術(shù)及應用對檔案利用和檔案服務的支持，使檔案服務工作者提供檔案利用服務缺少有效和高效的信息化手段。檔案利用平臺是實現(xiàn)檔案利用價值[1]、支持檔案服務的基礎(chǔ)設(shè)施，其所支持的檔案信息化方式是手工、半手工、基于網(wǎng)絡還是數(shù)字化，直接決定著檔案利用、檔案服務的效果。若在中外合作辦學高校中能夠建設(shè)完善的檔案利用平臺，開展高效、便捷、高質(zhì)量地檔案利用和檔案服務，無疑會從一個側(cè)面促進中外合作辦學事業(yè)的快速發(fā)展。

一、中外合作辦學高校學生檔案利用者的需求分析

面向中外合作辦學的檔案利用及服務，其目的是滿足出國學習的在校學生的查證需求，其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是檔案信息資源的有效性，其需求主要包括以下特點：

1.對查證材料有效性和準確性的要求。有效性是指支持學生出國學習所需要的查證材料必須是中外合作辦學外方學校所認可的原始檔案記錄，所提供的記錄應該是全面的沒有遺漏。因此，在辦理出國學習學生檔案利用請求時，要求對關(guān)鍵支持材料和輔助支撐材料的檢索要準確，憑證材料制作要有效力，避免出現(xiàn)查找材料不準確的現(xiàn)象。

2.對查證服務速度和效率的求快需求。由于學生申請出國準備時間有限，必須在外方學校規(guī)定的截止日期前提供所有必要的檔案查證材料，每位學生都希望在最短的時間內(nèi)辦齊滿足需求的材料，現(xiàn)實中往往是當屆學生集中在很短的時間內(nèi)提出查證服務請求，工作量巨大。這就要求檔案利用服務能夠在最短時間內(nèi)迅速查詢到學生個人全面、準確的需求材料和信息，解決查證問題。學生對查證時效性要求就是對檔案利用服務速度的求快需求;而大量學生集中查證服務，則要求檔案利用服務必須是高效率的服務系統(tǒng)。因此建立快速、高效的檔案利用服務平臺，一方面能夠減輕檔案服務工作者的工作壓力，提高工作效率;另一方面又能夠節(jié)省檔案利用者時間，提高檔案利用效益。

3.對檔案利用方式的求便需求。中外合作辦學高校學生檔案利用服務工作，由高校二級學院辦公室人員兼職，由于辦公室工作內(nèi)容繁重，兼職檔案工作者總是希望通過簡便的途徑迅速檢索、歸集和整理出出國學生所需的證明材料;而待出國學生則希望檔案利用的辦理手續(xù)盡量簡單、便捷。要做到以上的簡便性，利用現(xiàn)有的傳統(tǒng)手工檢索、制作檔案憑證材料的檔案利用和服務機制，工作量極大，費時費力，易出差錯。顯然，提供檔案服務的檔案工作者希望有良好檢索性能及友好界面、能夠支持獲取、歸集、整理學生檔案信息資源的檔案利用服務系統(tǒng)，而待出國學習的學生，則期望不要通過大量復雜的程序解決問題，而是有簡便的申請流程和便捷的基于網(wǎng)絡的應用系統(tǒng)，特別是能支持移動智能終端的應用系統(tǒng)，待出國學生在檔案利用中的這種需求稱為“檔案用戶需求心理的求便規(guī)律”[2]。

二、當前檔案利用服務平臺的現(xiàn)狀

當前檔案利用服務系統(tǒng)的主流還主要以檔案管理信息系統(tǒng)為主，手工檔案利用服務為輔的管理模式。為滿足中外合作辦學檔案利用服務的新需求，促進檔案利用服務體系的進步，在已有文獻中也提出了可參考的檔案利用系統(tǒng)解決方案。比如文獻[1]，提出了“建立檔案信息生態(tài)網(wǎng)，推動檔案智慧化建設(shè)”的思路，其提出的服務理念是“通過互聯(lián)形成物聯(lián)網(wǎng)，以超級計算機和云計算等技術(shù)，構(gòu)建檔案信息交互中心”和“通過學生檔案數(shù)字化，實現(xiàn)目錄檢索、信息全文查詢的動態(tài)管理，即投即顯，異質(zhì)備份，構(gòu)建智慧檔案服務平臺”。該檔案利用服務平臺的理念新穎，但該方案除涉及學校、社會諸多因素外，對信息技術(shù)的諸多新發(fā)展亦要求較深入的掌握，其實現(xiàn)即便有高校管理層面的支持，進入近期規(guī)劃，其實現(xiàn)難度也較大，實施難度更難以估量，不適合目前高校檔案利用的現(xiàn)實。文獻[3]提出了將“大量文本信息、圖片、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為檔案材料，將目前紙質(zhì)版的學生檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案”的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的思路，但未給出具體實現(xiàn)步驟。文獻[4]給出了一個數(shù)字化、網(wǎng)絡化人事檔案管理的具體實現(xiàn)，但該系統(tǒng)針對高校人事檔案管理和利用開發(fā)，不適合高校學生檔案管理和利用現(xiàn)狀。文獻[5]是關(guān)于出國留學學生的檔案利用的分析，其工作流程是設(shè)計數(shù)字化、網(wǎng)絡化、移動化檔案利用的參考和開端，由于文中著眼于傳統(tǒng)手工檔案利用方式的探討，許多地方已不適應當前數(shù)字化、網(wǎng)絡化的需求。

三、現(xiàn)實高校檔案利用平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計和分步實現(xiàn)構(gòu)想

充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段，構(gòu)建檔案服務利用平臺，真正實現(xiàn)檔案利用和檔案服務網(wǎng)絡化、移動化、檔案信息數(shù)字化，是檔案管理工作者和檔案利用者的共同目標。但其基礎(chǔ)是檔案管理數(shù)字化，檔案利用安全邊界清晰，檔案利用服務規(guī)范。因此要實現(xiàn)這一目標，系統(tǒng)實現(xiàn)必須分步實施。

檔案利用服務平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計，如下圖所示：

圖 檔案利用服務平臺

該設(shè)計方案基于高?，F(xiàn)實，逐步實現(xiàn)完整的系統(tǒng)功能。具體實現(xiàn)步驟：

第一步 ，在現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案材料歸集的數(shù)字化。數(shù)字檔案是電子化文件在檔案管理信息化中的應用。隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)發(fā)展，其應用于檔案管理，為檔案利用和服務開辟了新的空間，解決了高校學生檔案原始材料保護與利用的矛盾，使實物檔案能夠保存得更加持久。數(shù)字檔案的建立為建立電子檔案檢索系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)條件，使在線檔案利用成為可能。這一切也使高校學生出國作證服務可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案與網(wǎng)絡技術(shù)相結(jié)合，能夠向利用者提供更加專業(yè)、更具個性化的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案利用及檔案服務的落后面貌 。

第二步，實現(xiàn)檔案利用和服務子系統(tǒng)。提供個人檔案信息查詢，檔案服務預約、檢索、輸出、驗證等功能，使工作人員可根據(jù)預約分配服務到具體工作人員，提前做好預查打包準備，工作人員工作時間充分，工作心態(tài)放松，最大限度避免“忙中出錯”;同時學生按預約時間取得所需要的證明材料，大大節(jié)約學生檔案利用時間，免去往返奔波勞頓之苦，可極大提升檔案利用效率和時效。

為滿足利用者求快的需求，在檔案利用和服務中應用電子檔案的多種媒體檢索工具是比較好的解決方案。按電子檔案媒體類型的不同可以把檔案檢索工具分為三種類型，一是館藏性檢索工具;二是查找性檢索工具;三是指導性檢索工具。當前各高校應用比較多的學生檔案檢索工具是館藏性檢索工具，雖已形成一定規(guī)范但也尚未做到全部機檢。今后要以高校學生檔案利用查詢快捷為目標來歸集材料，加快如專題目錄、主題目錄等查找性檢索工具和指導性檢索工具的編制步伐，同時大力建設(shè)檔案二次信息查詢檢索系統(tǒng)，以拓寬檔案信息資源的渠道。

第三步，檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析引擎子系統(tǒng)。隨著統(tǒng)計技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，其成果應用于高校學生檔案 ，對學生檔案利用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，實現(xiàn)從人工處理到自動處理電子化檔案材料，再依據(jù)統(tǒng)計結(jié)果優(yōu)化處理流程和自動處理引擎，逐步實現(xiàn)智能處理與分析，為改進檔案利用和服務提供決策、支持、建議與預警。

第四步，對學生檔案利用進行網(wǎng)絡化、移動化拓展服務開發(fā)，進一步實現(xiàn)出國憑證規(guī)范化模塊[5]、檔案利用評價模塊、云服務平臺接口模塊 [1]、檔案利用安全接口模塊的各項功能，使高校學生檔案利用、服務功能逐步完善，形成易用、快速、完整、準確的檔案利用平臺。

綜上所述，中外合作辦學背景下，檔案利用平臺體系結(jié)構(gòu)設(shè)計將為高校在校學生出國服務搭建新的舞臺，這就要求檔案利用管理者要堅持以人為本、立足服務、科學規(guī)范、不斷創(chuàng)新，逐步建立起智能化、多元化的服務平臺，發(fā)揮檔案作為一種重要資源的價值魅力。

參考文獻：

[1]方瓊.構(gòu)建高校學生檔案利用的生態(tài)模式[J].蘭臺世界， 2015， 14）：107-108.

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[4]林敏娟.基于B/S模式的人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) [J].計算機光盤軟件與應用，2015，01）：33-34.

[5]李清，嚴建南.高校出國學生成績檔案利用的思考[J].檔案與建設(shè)，2003，09）：21-22.

作者簡介：

崔向紅（1969-），女，山東淄博人，工學碩士，山東工商學院國際商學院，從事高等學校檔案管理和教學管理工作。