呂義豪

摘 要：辦公自動化的發(fā)展給高校的工作提供了很多便捷，文章首先從辦公自動化的定義出發(fā)，接著從國外和國內(nèi)兩個(gè)方面對比介紹了辦公自動化發(fā)展歷程，然后從高校傳統(tǒng)模式簡介、辦公自動化模式的內(nèi)涵、必要性和可行性方面分析了我國高校辦公自動化變遷歷程。

關(guān)鍵詞：高校；辦公自動化；變遷

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）26-0079-02

1 辦公自動化的定義

美國在上個(gè)世紀(jì)六十年代第一個(gè)提出了辦公自動化的概念，這是由于美國的人工工資太高，人力成本大，相對于辦公自動化產(chǎn)出很低，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，也為辦公自動化提供了有利的條件。七十年代出現(xiàn)了把信息處理技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化的辦公室信息系統(tǒng)。

美國麻省理工學(xué)院M.季斯曼教授指出：辦公自動化是計(jì)算機(jī)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的數(shù)據(jù)龐大且結(jié)構(gòu)不明確的包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)上。20世紀(jì)80年代中期，我國學(xué)者對辦公自動化的定義為：借助發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，將某些辦公業(yè)務(wù)活動物化于計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備里，這些機(jī)器設(shè)備與辦公人員形成了人機(jī)信息交互處理系統(tǒng)。

2 國內(nèi)外辦公自動化發(fā)展歷程介紹

2.1 國外辦公自動化發(fā)展歷程

根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和時(shí)間跨度，美國的辦公自動化基本上可以分為三個(gè)階段。

①初級階段：單機(jī)處理辦公文件時(shí)期。截止到19976年，與辦公自動化相關(guān)的是文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等輔助設(shè)備的應(yīng)用。這不是真正意義的辦公自動化，僅僅是借助先進(jìn)的信息技術(shù)和機(jī)器設(shè)備使辦公變得更簡單容易，它們只是輔助工具，促進(jìn)了辦公效率的提升。

②發(fā)展階段：辦公自動化設(shè)備的增加。從1976～1982年，辦公自動化系統(tǒng)任務(wù)是信息的處理應(yīng)用，同時(shí)辦公設(shè)備處理的任務(wù)開始具有多樣性綜合性。本階段辦公自動化設(shè)備開始增加，很多設(shè)備也開始應(yīng)用于辦公自動化領(lǐng)域，例如美國白宮運(yùn)行的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，將上千個(gè)終端綜合起來，提高了辦公效率和信息傳遞速度。這一時(shí)期專業(yè)自動交換機(jī)等的發(fā)明應(yīng)用促進(jìn)了辦公自動化和半自動化的發(fā)展。

③成熟階段：綜合管理自動化。從1983年開始，信息技術(shù)升級換代的速度加快，經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展對辦公自動化提出了更高的要求，除了解決日常事務(wù)和信息要求，辦公自動化豐富發(fā)展了其他職能，促進(jìn)了辦公效率的提升。

由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，日本的辦公自動化與美國相比開始的比較晚，它的發(fā)展模式可以概括為四個(gè)部分。第一，初始階段，從1978～1982，辦公任務(wù)具有單一性；第二，推進(jìn)階段，時(shí)間段上是1983～1984年，辦公自動化設(shè)備的增加，辦公標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范和具體；第三，推廣階段，從1985～1987年，不同的行業(yè)都開始進(jìn)行自動化，流程的自動化；第四，完善階段，從1988年開始，辦公自動化的綜合性增強(qiáng)，辦公自動化系統(tǒng)不斷的升級更新完善，向集成化方向發(fā)展。

2.2 國內(nèi)辦公自動化發(fā)展歷程

國內(nèi)的辦公自動化建設(shè)也經(jīng)歷了一個(gè)逐步發(fā)展的過程，政府首先從上海開始試驗(yàn)，在海南省也進(jìn)行了政府信息化的嘗試，信息化也推動了辦公自動化向智能化方向提升，有四個(gè)發(fā)展進(jìn)程。

①文件型辦公自動化，這一階段從1980～1999年。從1985年全國第一次召開辦公自動化會議，辦公自動化的概念逐步深入人心。起步階段從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件進(jìn)行，例如微軟office 不同版本的軟件，辦公模式從完全人工到借助計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備，這一階段辦公自動化也叫做無紙化辦公。

②協(xié)同型辦公自動化，從2000～2005年。新世紀(jì)全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求將更多的工作內(nèi)容與辦公自動化相結(jié)合，包括流程審批和會議管理等，這一時(shí)期MS OFFICE也增加了很多新的功能和模塊，來適應(yīng)實(shí)際工作的需要?？绮块T間的信息交流通過辦公自動化成為了可能，工作環(huán)境更加協(xié)調(diào)和高效。負(fù)責(zé)信息溝通的人員大大減少，節(jié)省了很多人力成本，節(jié)約了溝通時(shí)間。在辦公自動化包括的范圍內(nèi)，工作人員借助這一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)處理和溝通。

③知識型辦公自動化，時(shí)間跨度上從2006～2010年。辦公自動化經(jīng)過前兩個(gè)階段的發(fā)展，應(yīng)用范圍越來越廣，另一方面用戶也有了新的需求。這一時(shí)期進(jìn)入知識爆炸階段，協(xié)同工作的分工模式，和把門戶當(dāng)作技術(shù)路徑，將一個(gè)單位內(nèi)部的各種信息進(jìn)行處理歸納使之自動化多功能化，就是知識型辦公自動化。它將知識管理與日常的辦公設(shè)備相結(jié)合，使得辦公自動化系統(tǒng)不止是一個(gè)綜合性的辦公系統(tǒng)，也是知識協(xié)同管理的平臺。辦公自動化可以處理企業(yè)管理過程中的溝通、協(xié)調(diào)和控制性事務(wù)，以知識管理為核心的辦公自動化能夠解決這些問題。

④決策型辦公自動化，2011年以后，信息技術(shù)跟新的速度不斷加快，推動辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展，使之朝著集成性和輔助決策的方向進(jìn)步。

3 我國高校辦公自動化模式的變遷

3.1 高校傳統(tǒng)辦公模式簡介

高校辦公事務(wù)主要是對信息的處理。不同的部門之間構(gòu)成了信息網(wǎng)，信息的收集、處理和整合，以及各個(gè)部門之間的溝通都需要借助辦公自動化系統(tǒng)，從某種程度上說，這些內(nèi)容在辦公管理中是主要構(gòu)成模塊。以往的辦公過程中，這些內(nèi)容耗費(fèi)了很多的人力物力和財(cái)力，但是由于工作內(nèi)容繁瑣和工作量大，效率低下，辦公自動化的發(fā)展成功的解決了這一難題。

高校的辦公從某種程度上來說是，是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)的過程，主要是對高校的各種信息進(jìn)行匯總和加工處理。不同部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)將本部門的信息匯總成圖表和文檔的形式提交給上機(jī)部門，學(xué)校管理層就可以及時(shí)了解各部門的信息；管理層對收到的信息進(jìn)行分析判斷，決策后再傳達(dá)到各部門具體實(shí)施。

學(xué)校辦公室作為一個(gè)綜合性的管理服務(wù)部門，擔(dān)負(fù)著學(xué)校黨委工作和部分日常行政工作。學(xué)校辦公室關(guān)注的是關(guān)系學(xué)校發(fā)展方向的核心工作或重大工作，具有輔助作用，還具有監(jiān)督職能，不同部門的溝通協(xié)調(diào)職能，主要服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)、部門和師生，需要進(jìn)行公文處理、接待工作、溝通工作等一系列的日常工作。

黨委職能部門和行政職能部門共同構(gòu)成了職能部門，涵蓋了部、處、院、系等不同的級別。這些部門需要對本部門的相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集整理，并且完成規(guī)定的工作，重要的信息及時(shí)提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。

辦公自動化是信息不斷溝通傳遞的過程，不同部門之間實(shí)現(xiàn)了信息的交互作用，鑒于不同部門關(guān)注的重點(diǎn)存在差異，同一信息在各部門充分利用和挖掘的程度有很大差別。通常情況下，文件流轉(zhuǎn)過程如圖1所示。

3.2 高校辦公自動化模式內(nèi)涵

辦公自動化系統(tǒng)將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，專注于核心業(yè)務(wù)，逐步完善管理，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)了信息可控，降低辦公成本，提高行政能力。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高校不同部門員工之間的郵件發(fā)送和接收功能，提供了一個(gè)科學(xué)、開放、先進(jìn)和信息化的辦公自動化平臺，包含許多組件，旨在簡化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展和部署的應(yīng)用系統(tǒng)，提高便攜性，安全性和再利用的價(jià)值，提高穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)建設(shè)辦公自動化的目標(biāo)，便利了他們之間的溝通，使高校的管理更加科學(xué)，更加有序。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得瀏覽器或服務(wù)器基于分布式互聯(lián)網(wǎng)的主流。辦公自動化的發(fā)展和完善會吸引越來越多的公司和行業(yè)應(yīng)用這一系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件相結(jié)合的條件下，信息資源整合和處理能力提高，高校內(nèi)部的系統(tǒng)信息之間的交流溝通傳遞更加便捷，這一系統(tǒng)的平臺功能得到了更大程度的發(fā)揮。另一方面，高校師生還可以借助微信、不同的網(wǎng)站和論壇等方式參與到這一過程中。

3.3 高校辦公自動化的必要性

辦公自動化有助于建設(shè)節(jié)約型校園建設(shè)。信息化的發(fā)展使得高校的行政工作量增加，難度增大，原有的辦公模式的弱點(diǎn)逐漸顯露，信息處理會不及時(shí)，耗費(fèi)時(shí)間長，效率低下。信息的存儲、溝通和傳遞面臨著很大的問題。辦公自動化的優(yōu)勢在這一方面發(fā)揮了很大的作用，在數(shù)據(jù)和文本的存儲和傳輸方面具有交互性、綜合性和及時(shí)性。同時(shí)計(jì)算機(jī)軟件和硬件的升級換代、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的提升，以及費(fèi)用的降低，都有助于辦公自動化的實(shí)現(xiàn)。更重要的是，辦公自動化可以大大減少成本支出，節(jié)約大量的人力資源和紙張等辦公資源，有助于貫徹科學(xué)發(fā)展觀，建設(shè)節(jié)約型社會節(jié)約型高校。

辦公自動化有助于加快校務(wù)公開步伐。校務(wù)公開一方面可以調(diào)動社會監(jiān)督?jīng)Q策的科學(xué)性和民主性，另一方面可以促進(jìn)資源的優(yōu)化配置，提高人們參與校務(wù)的主管能動性。對權(quán)利起到約束作用，減少腐敗行為的發(fā)生。校園事務(wù)透明性的增加還可以實(shí)現(xiàn)師生福利的帕累托最優(yōu)，改善辦公效率。時(shí)代的發(fā)展對信息化辦公自動化的發(fā)展提出了更高的要求。高校內(nèi)部行政信息整合以及分析處理，以及管理水平的提升都對辦公自動化有了新的需求。它是高校加快建設(shè)的主要模塊之一，應(yīng)用性強(qiáng)、效率高的辦公自動化模式有助于提升辦學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)高校更加開放更加積極地融入到信息化的洪流中。

3.4 高校辦公自動化建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和日益激烈的競爭，高校不再滿足于獨(dú)立、零散的辦公自動化應(yīng)用現(xiàn)狀，追求解決方案的協(xié)調(diào)性、全面性，信息整合是必然要求。辦公自動化實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流、知識流的融合，高校辦公開始朝著一體化方向發(fā)展，有助于高校的內(nèi)部管理水平提升。一方面，校園網(wǎng)等軟設(shè)施的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)等硬件的廣泛應(yīng)用為其創(chuàng)造了條件，另一方面，高校有很多具有這方面知識和技術(shù)的師生，為其提供了人才支撐。

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