【摘 要】在我國(guó)信息化技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程中，ERP系統(tǒng)為企業(yè)資源配置提供了高效的應(yīng)用平臺(tái)，采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程逐漸走向信息化、透明化、規(guī)范化，打破傳統(tǒng)運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造，對(duì)ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，完成信息化融洽對(duì)接目標(biāo)已成為企業(yè)內(nèi)部控制的主要問(wèn)題之一。本文簡(jiǎn)要介紹了ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制實(shí)施現(xiàn)狀，分析內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；采購(gòu)與付款；內(nèi)部控制

一、ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的實(shí)施現(xiàn)狀

1.ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程

在ERP環(huán)境下，采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程主要包括采購(gòu)申請(qǐng)、確定供應(yīng)商、簽訂合同、商品驗(yàn)收入庫(kù)、貨款結(jié)算。企業(yè)各部門根據(jù)自身需求提出采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)，相關(guān)人員將采購(gòu)申請(qǐng)信息輸入到ERP采購(gòu)模塊中，系統(tǒng)將自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)單；采購(gòu)人員通過(guò)詢價(jià)或招投標(biāo)方式將符合規(guī)定資格的供應(yīng)商信息輸入到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，根據(jù)設(shè)定好的供應(yīng)商選擇條件，ERP系統(tǒng)將自動(dòng)提供供應(yīng)商優(yōu)選名單，以供相關(guān)人員參考使用；確定供應(yīng)商人選后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成商品采購(gòu)訂單，與采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后將訂單信息發(fā)送給供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同；貨到后驗(yàn)收人員將合格商品的數(shù)量、質(zhì)量等信息輸入到ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)與發(fā)票、訂單進(jìn)行比較，無(wú)誤后完成驗(yàn)收入庫(kù)程序；最后由采購(gòu)人員提出付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)商品驗(yàn)收情況及發(fā)票開具情況進(jìn)行資金結(jié)算。

2.ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的實(shí)施現(xiàn)狀

隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開始啟用ERP系統(tǒng)管理模式，采購(gòu)付款模塊的增設(shè)為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了高效的運(yùn)行平臺(tái)，與傳統(tǒng)的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相比簡(jiǎn)化了各部門之間的繁瑣流程，提高了員工的工作效率及質(zhì)量，降低人為操控等因素影響，實(shí)現(xiàn)了信息公開化、透明化的發(fā)展?fàn)顩r，同時(shí)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)在ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度也得到了很好的完善、提升。在采購(gòu)申請(qǐng)、訂貨、商品入庫(kù)、發(fā)票校驗(yàn)和付款結(jié)算程序中，ERP系統(tǒng)都設(shè)置了制單人和審核人兩個(gè)崗位，明確操作人員職責(zé)權(quán)限，單據(jù)號(hào)自動(dòng)生成、順序排列，避免人為惡意修改。ERP系統(tǒng)設(shè)置了供應(yīng)商不良信譽(yù)預(yù)警、催貨提示命令，以確保采購(gòu)貨物的質(zhì)量和及時(shí)送達(dá)效率，避免影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)人員在存貨檔案中可以設(shè)置最高進(jìn)價(jià)，限制商品采購(gòu)價(jià)格，及時(shí)分析市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)供求狀況，降低企業(yè)財(cái)務(wù)采購(gòu)與存貨成本。

二、ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)分析

1.數(shù)據(jù)信息風(fēng)險(xiǎn)

在ERP系統(tǒng)中，原始數(shù)據(jù)信息錄入的準(zhǔn)確性、及時(shí)性決定了信息集成和管理人員分析總結(jié)的成效，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)從銷售訂貨到車間生產(chǎn)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)，再到物資需求采購(gòu)計(jì)劃的關(guān)鍵所在。系統(tǒng)操作人員一旦數(shù)據(jù)輸入出現(xiàn)錯(cuò)誤，且未及時(shí)發(fā)現(xiàn)、更改，一系列后續(xù)的采購(gòu)與付款程序都易出現(xiàn)錯(cuò)誤，錯(cuò)誤信息在各個(gè)需求部門之間傳遞使用，使得數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤無(wú)限擴(kuò)散。數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)可能造成信息不對(duì)稱，對(duì)信息使用者造成影響，出現(xiàn)商品重復(fù)采購(gòu)問(wèn)題。 ERP系統(tǒng)雖然設(shè)置了制單人與審核人兩個(gè)不同的權(quán)限，但在實(shí)際操作時(shí)容易出現(xiàn)操作者自填自審的現(xiàn)象。由于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程是由人工與計(jì)算機(jī)共同完成的，因此在信息傳遞的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)信息泄露、修改等情況，降低數(shù)據(jù)信息的安全性。

2.供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)

ERP采購(gòu)系統(tǒng)雖然提供了一個(gè)高效的供應(yīng)商選擇平臺(tái)，但需要具備一定的運(yùn)行前提，那就是市場(chǎng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，但在實(shí)際運(yùn)行中這是無(wú)法達(dá)到的，因?yàn)槭苁袌?chǎng)壞境、政府宏觀調(diào)控政策、操作人員素質(zhì)能力等因素的影響。供應(yīng)商的資信評(píng)估、雙方談判、合同簽訂等過(guò)程是需要人為控制完成的，因此存在根據(jù)采購(gòu)員個(gè)人偏好、關(guān)聯(lián)關(guān)系或從中獲利等人為因素來(lái)選擇供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商的數(shù)據(jù)信息、商品種類、商品價(jià)格是否及時(shí)更新也會(huì)影響供應(yīng)商選擇方案。

3.商品入庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)

庫(kù)存商品的賬面數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)實(shí)際數(shù)量不符是許多企業(yè)常見(jiàn)的現(xiàn)象，ERP系統(tǒng)可以自動(dòng)審核入庫(kù)單與訂單信息是否一致，卻無(wú)法保證入庫(kù)單數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，商品入庫(kù)是由保管員人工完成的，需要在商品的數(shù)量、質(zhì)量、票據(jù)上加以把關(guān)，因此可能存在將手續(xù)、單據(jù)不全或不合格的商品放行入庫(kù)的人為因素風(fēng)險(xiǎn)。

4.貨款結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)

貨款結(jié)算是人機(jī)結(jié)合的控制程序，在實(shí)際業(yè)務(wù)中，領(lǐng)導(dǎo)往往將審批手續(xù)不齊全或口頭下達(dá)的付款任務(wù)交給出納進(jìn)行付款結(jié)算，這容易出現(xiàn)對(duì)方結(jié)算賬戶信息不準(zhǔn)確、手續(xù)事后審批時(shí)效滯后、財(cái)務(wù)做賬程序混亂無(wú)秩序等不良現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)財(cái)務(wù)工作的效率?？铐?xiàng)的結(jié)算往往會(huì)涉及企業(yè)間的人情關(guān)，根據(jù)關(guān)系密切程度來(lái)確定貨款結(jié)算的先后順序及結(jié)算金額多少，影響企業(yè)對(duì)外的信譽(yù)程度。

三、ERP環(huán)境下采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制優(yōu)化

1.數(shù)據(jù)信息安全可靠的內(nèi)部控制優(yōu)化

隨著ERP系統(tǒng)在我國(guó)企業(yè)資源管理的不斷深入，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期對(duì)系統(tǒng)軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和管理，排除不必要的故障，提升系統(tǒng)的運(yùn)行效率，防范病毒侵襲，確保數(shù)據(jù)信息不被他人非法篡改或刪除，建立安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)信息安全防線。數(shù)據(jù)信息來(lái)源真實(shí)可靠、初始錄入準(zhǔn)確無(wú)誤是信息錄入內(nèi)部控制的關(guān)鍵，這要求相關(guān)制單人員充分了解、掌握ERP系統(tǒng)的運(yùn)用原理與優(yōu)勢(shì)所在，對(duì)相關(guān)操作人員定期作崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)，規(guī)定每個(gè)人的授權(quán)審批范圍，既要工作積極努力又不能超越崗位職責(zé)權(quán)限，嚴(yán)格遵守權(quán)責(zé)分離制度。ERP系統(tǒng)是一個(gè)龐大的運(yùn)行模式，它需要多個(gè)部門共同參與，為了保證信息的安全，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)外做好保密工作，尤其涉及到財(cái)務(wù)相關(guān)信息，防止信息泄露，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或不法人員利用，損害企業(yè)利益。

這就需要加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)工作的安全維護(hù)工作，不僅要設(shè)置相應(yīng)的上機(jī)口令，而且要制定不同賬戶的使用權(quán)限，而且數(shù)據(jù)復(fù)核工作一定要定期嚴(yán)格執(zhí)行而且對(duì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行定期備份，對(duì)信息系統(tǒng)要進(jìn)行定期殺毒和操作日志檢查，以期到加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全的作用。

2.供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制優(yōu)化

為具備真實(shí)準(zhǔn)確的供應(yīng)商信息，引進(jìn)ISO9000質(zhì)量管理體系，對(duì)大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目，要采區(qū)公平競(jìng)價(jià)或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，以確保商品的質(zhì)量、供貨速度和采購(gòu)成本。對(duì)供應(yīng)商建立有效的管理系統(tǒng)評(píng)審機(jī)制，由專門人員單獨(dú)對(duì)供應(yīng)商信息資料進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、更新，由倉(cāng)庫(kù)保管和商品質(zhì)檢等相關(guān)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核，杜絕采購(gòu)部門單方確定供應(yīng)商的情況發(fā)生。詢價(jià)、確定供應(yīng)商人選和供應(yīng)商檔案管理三個(gè)崗位應(yīng)分離，實(shí)現(xiàn)有效的供應(yīng)商選擇內(nèi)部控制。

3.商品入庫(kù)的內(nèi)部控制優(yōu)化

商品驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)要與對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單和供應(yīng)商供貨單進(jìn)行核對(duì)，信息核對(duì)一致時(shí)方可入庫(kù)，ERP系統(tǒng)中規(guī)定的特殊商品和重要商品驗(yàn)收時(shí)須經(jīng)授權(quán)的專業(yè)質(zhì)檢人員檢驗(yàn)，查看是否符合商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，防止供應(yīng)商發(fā)送不合格的商品。保管員、質(zhì)檢員和記賬員應(yīng)權(quán)責(zé)分離，防止倉(cāng)儲(chǔ)部門發(fā)生舞弊行為。

4.貨款結(jié)算的內(nèi)部控制優(yōu)化

為了降低請(qǐng)款單編制時(shí)出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)誤、重復(fù)付款等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)由ERP系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票等數(shù)據(jù)信息自動(dòng)生成請(qǐng)款單。財(cái)務(wù)人員在辦理貨款結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、入庫(kù)單等相關(guān)憑證的完整性、真實(shí)性和一致性進(jìn)行檢驗(yàn)核查，要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)付款制度，未經(jīng)核準(zhǔn)的款項(xiàng)暫不支付，審批手續(xù)不全的款項(xiàng)，在補(bǔ)齊手續(xù)資料后才能支付。財(cái)務(wù)人員要及時(shí)核銷已清算的采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，對(duì)重要的、往來(lái)業(yè)務(wù)量多的應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，未開發(fā)票的金額應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商開具發(fā)票，同時(shí)防止中間參與員工發(fā)生徇私舞弊現(xiàn)象，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

四、總結(jié)

采購(gòu)與付款是ERP系統(tǒng)中兩個(gè)重要的管理模塊，要想充分利用信息化技術(shù)、提高企業(yè)管理運(yùn)行模式，ERP系統(tǒng)下采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的有效實(shí)施、控制顯得尤為重要。企業(yè)內(nèi)部控制體系是一個(gè)需要循序漸進(jìn)、不斷完善的過(guò)程，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，將管理變革新思想與信息技術(shù)完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)事前、事中、事后的高效內(nèi)部控制制度。

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