摘 要：日常管理工作中，很多管理人員沒有專用軟件，制作大量重復(fù)性的工作，比如準考證，如果人員、多數(shù)據(jù)量大，復(fù)制粘貼工作就需要耗人、耗時、耗力。本文通過Word郵件合并功能提出解決這一問題的詳細做法。

關(guān)鍵詞：Word 郵件合并 效率

日常管理工作中，我們經(jīng)常會大量處理重復(fù)性的工作，比如：我們已經(jīng)做好了人員信息統(tǒng)計表，但是需要部分人員工作簡歷、各類考試需要制作準考證、干部考察表、易崗易薪表等等。下面介紹如何用word的郵件合并功能和EXCEL信息表制作準考證的做法來提高管理效率：

一、信息表的整理

EXCEL文件格式的考試人員信息表的制作需要特別注意，第一行是表頭，盡量不要重復(fù)；第二行以下是數(shù)據(jù)區(qū)。如果我們在安排考場時，需要隨機打亂報名順序，可用生成隨機函數(shù)Rand（），再將數(shù)據(jù)區(qū)重新按隨機數(shù)排序即可；考場號可用函數(shù)Int（序號/每考場考生數(shù)）+1，座號可用函數(shù)if（mod（序號， 每考場考生數(shù)）=0， 每考場考生數(shù)， mod（序號， 每考場考生數(shù)））。

二、制作模板

一張A4紙4個準考證，在工具欄處單擊右鍵，選擇“郵件合并”菜單欄目：單擊“打開數(shù)據(jù)源”圖標，在下拉的“文件類型”選擇EXCEL文件（*.Xls），找到指定的考試人員信息Excel文件，按“確定”按鈕，選擇正確的“表名”，就完成了模板文件與數(shù)據(jù)文件的關(guān)聯(lián)。

接下來，將光標移至需要填寫的字段比如“姓名”的空白處，單擊“插入域”圖標，找到與信息表表頭一致的數(shù)據(jù)庫域“姓名”，單擊“確定”。用相同的步驟完成其他字段內(nèi)容的“插入域”動作，這些是郵件合并的主要工作，主要是將Excel數(shù)據(jù)區(qū)的內(nèi)容按Word模板的要求相關(guān)聯(lián)并填入相應(yīng)的位置。

有時我們需要拆分字段。如：在數(shù)據(jù)源“完成日期”字段的某條記錄是“2004-4-1”，我想在主控文檔中插入2004、4、1，3個域位置不連續(xù)。在主控文檔中分別插入三個域：如下{ MERGEFIELD＼@\"yyyy\" \"完成日期\" }， { MERGEFIELD＼@\"M\" \"完成日期\" }， { MERGEFIELD＼@\"D\" \"完成日期\" }

有時我們需要用到條件判斷。通過郵件合并工具來自動生成請柬。判斷依據(jù)，如果性別為男則在姓名后添加先生，如果性別為女且年齡為25以下添加小姐，大于25添加女士。

解決方法： 原理相當于EXCEL中的IF公式：即if （性別=\"男\(zhòng)"，\"先生\"，if （年齡>35，\"女士\"，\"小姐\"）），域代碼如下： { MERGEFIELD \"姓名\" }{IF {MERGEFIELD 性別 } = \"男\(zhòng)" \"先生\" { IF MERGEFIELD 年齡 } > 25 \"女士\" \"小姐\" }}。

單擊“查看合并數(shù)據(jù)”，可預(yù)覽實際效果。這時我們發(fā)現(xiàn)本頁的四個準考證為同一人，我們需要將光標移至第二個準考證前面的空白處，單擊“插入Word域”，在下拉的菜單選項中選擇“下一記錄”，以此類推。

至此，我們已經(jīng)完成了準考證的模板制作，每頁A4紙4個準考證。

三、合并文檔

單擊“合并到新文檔”圖標，在彈出的對話框可選擇制作部分或是全部準考證。

四、注意事項

1. 郵件合并中某些字段比如畢業(yè)時間為“1985.06”，郵件合并后數(shù)據(jù)區(qū)顯示為“1985.059999999999”。出現(xiàn)這種情況是因為Excel的精度問題在作祟，因此在進行郵件合并前，需要對excel數(shù)據(jù)表執(zhí)行“工具”---“選項”---“重新計算”---勾選“以顯示精度為準”，然后點擊確定，保存表格，再次進行郵件合并就正常了。

2. 照片字段的合并相對復(fù)雜。將光標放置于要放置圖片的位置，然后單擊Word菜單欄的插入--域，打開域?qū)υ捒颍哼x中Includepicture項，在文件名域中輸入“12”，單擊確定，單擊alt+F9，選擇“12”單擊郵件合并工具欄中的“插入域”圖標，插入照片文件名（照片須與此模板文件放在相同文件夾；否則信息表中要求提供照片文件絕對路徑，并且路徑中所有的“＼”全部要替換為“＼＼”）。單擊alt+F9顯示圖片，圖片異常按F9按鈕刷新即可。

3.組織考試時，我們有可能設(shè)計一個考場布局圖，比如一個考場30個人，4列，分別有7、8、8、7人，要求每個人有照片、姓名、身份證號、考號，并按實際考場中的位置進行布局。通常我們會設(shè)計一個4列8行的表格”，爾后完成插入域的動作，最后我們發(fā)現(xiàn)，無論怎樣設(shè)置，下一記錄的順序總是先從左到右，再從上到下，怎樣才能設(shè)計出我們需要的模板呢？這時我們不得不用到Word分欄功能，設(shè)置4欄，每欄8行，再按照我們設(shè)想的去操作就可以了。

我們可以仿照這個方法制作工作簡歷、干部考察表、易崗易薪表，就能體會到郵件合并功能的強大和實用。把Excel信息表用合適的Word模板顯示出來，就是我們的真正目的。就好比通過編程調(diào)用數(shù)據(jù)庫內(nèi)容并顯示，也類似于HTML+CSS，通過CSS樣式表的變化顯示不同的樣式的網(wǎng)頁，也像XML+XSL，XML的數(shù)據(jù)島，通過XSL格式化的展示出來。一般人可能不會編程、不會寫CSS和XSL，但word郵件合并功能將excel信息顯示出來，非常容易上手。

對某些程序開發(fā)人員來說，制作水晶報表會很麻煩，而且頻繁調(diào)用數(shù)據(jù)庫也容易造成程序運行時間長，效率低，開發(fā)時間長，容易出錯。本人經(jīng)常利用郵件合并功能和程序開發(fā)相結(jié)合，設(shè)計好空白的Excel信息表，程序只需將相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel信息表中，再用Word制作模板，將導(dǎo)出的excel文件作為word模板的數(shù)據(jù)源，最后用郵件合并完成。這樣的方式不僅能提高效率，而且節(jié)約開發(fā)時間，還能使程序運行得以提速，可謂一舉三得。

參考文獻：

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