[關(guān) " 鍵 " "詞] "高職院校;辦公室管理;治理能力

[中圖分類(lèi)號(hào)] "G717 " " " " " " "[文獻(xiàn)標(biāo)志碼] "A " " "[文章編號(hào)] "2096-0603（2015）24-0072-01

隨著高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，高職院校所處的辦學(xué)環(huán)境和辦學(xué)體制正發(fā)生著深刻變化，院校內(nèi)部亟須強(qiáng)化內(nèi)部治理，高職院校辦公室作為最為重要的管理部門(mén)，其管理能力的提升也就理所當(dāng)然地成為牽引高職管理改革的橋頭堡。如何準(zhǔn)確辨析高職院校辦公室的定位，通過(guò)內(nèi)部治理把內(nèi)在矛盾扭轉(zhuǎn)為發(fā)展動(dòng)力，提升管理水平，使其在高職院校改革、發(fā)展、建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，就成為現(xiàn)實(shí)而緊迫的課題。

一、高職院校辦公室管理現(xiàn)狀

學(xué)院辦公室作為綜合管理部門(mén)，辦文、辦事、辦會(huì)是其三大主要職能，是打通“人與事、上與下、左與右、內(nèi)與外”之間協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等管理環(huán)節(jié)的重要載體，其管理水平直接關(guān)系到學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其重要性不言而喻，但高職院校辦公室的管理水平還有待提高。從橫向來(lái)看，與本科普通高校相比，高職院校辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)精簡(jiǎn)、人員配備相對(duì)較少，但辦公日常事務(wù)絲毫不亞于本科普通院校，且隨著高職教育不斷發(fā)展，高職院校與社會(huì)聯(lián)系更為緊密，辦公室工作的職能范圍及工作范圍和工作的復(fù)雜性大大超過(guò)了以往，使得高職院校辦公室疲于奔命，被動(dòng)應(yīng)付，工作主動(dòng)性大大降低。從縱向來(lái)看，我國(guó)獨(dú)立設(shè)置的高職院校，絕大多數(shù)是高校擴(kuò)招后，由中專(zhuān)院校升格而來(lái)的，辦公室管理模式中還殘留著中專(zhuān)校管理模式的痕跡，其創(chuàng)新意識(shí)不夠，工作標(biāo)準(zhǔn)不高，多憑經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏辦公室管理的系統(tǒng)性思考，難以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)院校發(fā)展與改革的需要。

二、高職院校辦公室內(nèi)部治理舉措

通過(guò)內(nèi)部治理，提高辦公室管理工作規(guī)范化、精細(xì)化水平，發(fā)揮辦公室的推動(dòng)、引領(lǐng)和保障作用，是激發(fā)辦學(xué)活力、提升管理能力的有效途徑。

（一）找準(zhǔn)管理職能要求，實(shí)現(xiàn)高效辦公

1.從處理事務(wù)向參與政務(wù)的轉(zhuǎn)變。在高職教育逐步走向改革深水區(qū)的關(guān)鍵時(shí)期，高職院校需要更高的決策管理推力和協(xié)調(diào)服務(wù)能力來(lái)保障學(xué)院工作的有序開(kāi)展，這就要求辦公室能從已有具體事務(wù)向提供優(yōu)質(zhì)的政務(wù)管理服務(wù)轉(zhuǎn)變，做到“人是多面手”“能是多功能”的角色轉(zhuǎn)變，要能預(yù)設(shè)工作圖景，知悉校內(nèi)事務(wù)，也能洞察大事小事;要能伏筆成文，也能公關(guān)協(xié)調(diào);要能專(zhuān)于一角色，又能多面處理。

2.從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。由于辦公室的日常工作多為承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，故而突發(fā)性、臨時(shí)性、不可預(yù)見(jiàn)性的工作，往往成為辦公室工作的常態(tài)。因此，在工作中要加強(qiáng)主觀能動(dòng)性，做好時(shí)間管理與規(guī)劃，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的能力建設(shè)。

3.從務(wù)虛到務(wù)實(shí)的轉(zhuǎn)變。學(xué)院辦公室要秉承求真務(wù)實(shí)的精神，在做好為教學(xué)科研、領(lǐng)導(dǎo)師生服務(wù)的同時(shí)，要把落實(shí)工作要求的觸角深入任務(wù)實(shí)施的全過(guò)程，積極開(kāi)展督促檢查工作。這就要求我們對(duì)學(xué)院重點(diǎn)工作、中心工作是否貫徹落實(shí)作為檢查的重點(diǎn)，及時(shí)總結(jié)推廣有益經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可信可靠的決策

信息。

（二）創(chuàng)新管理機(jī)制，提供根本保障

管理到位最重要的是制度建設(shè)，使辦公室工作走向制度化、規(guī)范化。這需要我們?cè)谧⒅亟?jīng)驗(yàn)管理的同時(shí)，注入科學(xué)化的管理方式，規(guī)范各項(xiàng)工作程序、行為準(zhǔn)則，明確辦事的具體步驟和要求，讓工作按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，既能有效避免慌亂無(wú)措、重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象的產(chǎn)生，又能根據(jù)具體工作任務(wù)和情境做出科學(xué)合理的安排，靈活有效地完成工作任務(wù)。

通過(guò)建章立制，定崗定責(zé)，強(qiáng)化崗位責(zé)任制。辦公室的崗位設(shè)置必須遵循三大原則，一是“科學(xué)定崗”，應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)、工作量來(lái)科學(xué)分類(lèi)，定量分解，量化指標(biāo)來(lái)保證權(quán)責(zé)分明、各司其職。二是“擇優(yōu)任崗”，要根據(jù)辦公室人員的素質(zhì)、能力安排與之相適應(yīng)的崗位，杜絕因人設(shè)崗現(xiàn)象。在定職定崗的同時(shí)，能實(shí)行辦公室“AB角”的方式，以二人為組，彼此熟悉工作流程和職責(zé)，在人員請(qǐng)假或不到位的情況下，及時(shí)替補(bǔ)，避免推諉扯皮現(xiàn)象，帶動(dòng)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，提高整體效能。三是“嚴(yán)格評(píng)崗”，建立有效的辦公室考評(píng)指標(biāo)和制度，細(xì)化考核點(diǎn)和賦分點(diǎn)，根據(jù)職責(zé)履行和任務(wù)完成情況，對(duì)主觀滿意度和客觀完成質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)和獎(jiǎng)懲。

（三）深化管理舉措，推進(jìn)科學(xué)辦公

利用有效的管理舉措和信息化手段，減負(fù)減壓，激發(fā)活力，才能真正調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性。

從心理減壓來(lái)看，糾正院校行政管理人員比教學(xué)科研人員活更多、利更少的觀念，努力提高自我價(jià)值的認(rèn)同感，適時(shí)開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)和職業(yè)培訓(xùn)、心理疏導(dǎo)來(lái)舒緩壓力。從制度上健全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，形成自我激勵(lì)、自我管理和自我約束的內(nèi)心體驗(yàn)，促進(jìn)工作績(jī)效的全面提升。

從物理減壓來(lái)看，要解放腦力和手腳，必須充分利用信息化手段來(lái)推進(jìn)科學(xué)辦公。通過(guò)建設(shè)綜合門(mén)戶，以信息化網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)云功效、集群化服務(wù)相融合的方式，為科學(xué)管理提供智能化、系統(tǒng)化和綜合化的管理服務(wù)。以常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院“陽(yáng)光院務(wù)平臺(tái)”建設(shè)為例，就是憑借“智慧校園”建設(shè)工程實(shí)現(xiàn)院務(wù)公開(kāi)和院務(wù)網(wǎng)上辦理，通過(guò)“網(wǎng)上辦事大廳”，實(shí)現(xiàn)校務(wù)前臺(tái)受理、后臺(tái)處理的功能。通過(guò)整合模塊和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、交流互動(dòng)等多項(xiàng)功能。并通過(guò)該平臺(tái)，規(guī)范辦公和審批流程，完善督查機(jī)制，及時(shí)把學(xué)校運(yùn)行的各項(xiàng)宏觀統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和微觀明細(xì)數(shù)據(jù)反饋給學(xué)院決策層，有助于科學(xué)決策。