□王洪國WANG Hong-guo 陳源CHEN Yuan 武亞琴WU Ya-qin 王晶桐WANG Jing-tong 王杉WANG Shan

考勤管理是醫(yī)院人力資源部門核心工作之一，員工考勤是計算薪資、考核評優(yōu)、職稱晉升等的重要依據(jù)，也是各崗位人力資源配置的基本依據(jù)之一。科學(xué)化、人性化的考勤管理，有利于促進員工身心健康和醫(yī)院服務(wù)水平提升，有利于建設(shè)更好的醫(yī)院文化。醫(yī)院考勤管理需要做到事前有計劃、事中有監(jiān)督、事后有總結(jié)和改進。從2012年開始，筆者所在醫(yī)院探索運用現(xiàn)代質(zhì)量管理PDCA循環(huán)對考勤管理工作進行持續(xù)的質(zhì)量改進，不斷完善考勤休假制度、優(yōu)化職工疾病會診流程、促進職工健康管理，形成一體化的考勤管理流程，取得良好效果。

PDCA循環(huán)與考勤管理

1. PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)是發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題從而推動工作順利進行的科學(xué)管理方法，是質(zhì)量改進的一把利器，是對工作持續(xù)改進、螺旋上升的一種科學(xué)總結(jié)，廣泛用于各種管理活動。它包括4個階段、8個步驟（表1）。

將PDCA循環(huán)與考勤管理實踐有機結(jié)合，有利于完善考勤休假制度、考勤系統(tǒng)建設(shè)和考勤管理水平的持續(xù)提高，符合科學(xué)化、人性化的現(xiàn)代醫(yī)院管理理念。

表1 PDCA循環(huán)管理內(nèi)容

2.考勤管理存在的問題。從2012年3月起，項目組設(shè)計提綱用個人深入訪談和頭腦風暴的方法，組織全院96個科室的考勤員、部分科室負責人和院領(lǐng)導(dǎo)就醫(yī)院考勤管理存在的問題進行了訪談、征集意見，并將反饋意見進行歸類，用魚骨圖的方法發(fā)現(xiàn)主要問題（圖1）[1]。

運用PDCA循環(huán)原理實施考勤管理項目

將PDCA管理學(xué)思維運用到考勤管理中進行實踐探索，需要按照PDCA循環(huán)的4個階段實施：考勤管理的計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Action），考勤管理的4個階段承上啟下、環(huán)環(huán)相扣，從而推動考勤管理水平不斷提升（圖 2）[2]。

圖1 考勤管理存在問題“魚骨圖”

圖2 基于PDCA循環(huán)的醫(yī)院考勤管理流程

1.制定考勤管理計劃（P）。根據(jù)考勤管理中出現(xiàn)的問題，對問題進行歸類，對問題的主要影響因素進行初步分析，采用問卷調(diào)查和個人深入訪談相結(jié)合的方法，聽取考勤員和科室負責人對考勤管理的意見和建議，針對發(fā)現(xiàn)的問題進行深入探討，制定解決方案。通過調(diào)查分析，確定了提高考勤上報信息化水平、推行網(wǎng)上請假、優(yōu)化員工病假管理流程、加強考勤員隊伍建設(shè)這四個主要工作任務(wù)。

2.執(zhí)行考勤管理措施（D）?？记诠芾硎腔趪液歪t(yī)院考勤休假相關(guān)政策和制度，只有將相關(guān)政策和本院實際結(jié)合、及時調(diào)整，才能建立穩(wěn)固的政策基石。根據(jù)考勤管理計劃，醫(yī)院著手實施系列考勤管理項目。

2.1 提高考勤上報信息化水平。醫(yī)院信息化水平的不斷提高，提供考勤信息化的技術(shù)支撐?？记谛畔⒒ㄔO(shè)也是醫(yī)院信息化的重要組成部分，助力醫(yī)院精細化管理，主要從三方面著手：

第一，變革考勤上報方式，實行考勤網(wǎng)絡(luò)直報。對延續(xù)了幾十年的手工錄入考勤的方式進行變革，由傳統(tǒng)的打印考勤表、手工填報考勤，人事處考勤管理員在excel中手工錄入考勤表的考勤上報方式，變革為考勤員在醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（簡稱HRP，即醫(yī)院OA系統(tǒng)）中直接上報，人事處進行網(wǎng)上核對。對異?？记谶M行駁回，并告知考勤員進行更改并重新提交?？记趩T和科室負責人將上報人事處的考勤表打印后簽字，便于隨時掌握本科室員工的休假情況。

第二，在行政部門推行指紋考勤制度，自動生成考勤信息。行政部門員工和部分參照行政科室管理的部門上下班進行指紋考勤。臨床科室由于排班復(fù)雜，且經(jīng)常存在加班情況，暫時不適合進行指紋考勤；而行政后勤科室上下班時間相對固定，HRP系統(tǒng)容易編程計算出勤和缺勤時間。實行指紋考勤有利于形成公平、嚴肅的考勤紀律，從而為醫(yī)教研工作提供堅實行政和后勤保障。同時，行政部門的考勤可以自動生成，且計算更加精細化，節(jié)省大量人力。

第三，醫(yī)院OA結(jié)合醫(yī)院短信平臺進行考勤上報提醒。傳統(tǒng)的通知方式為約定俗成，如果需要提前上報考勤，則需要挨個電話通知。醫(yī)院OA將每位考勤員的手機號內(nèi)置在系統(tǒng)中，系統(tǒng)下發(fā)考勤時，會自動關(guān)聯(lián)短信平臺將考勤上報提醒短信發(fā)至考勤員手機。同時，每位考勤員的OA界面會出現(xiàn)一條待辦事項，如果未及時處理，則每個工作日的早8點醫(yī)院OA會再次發(fā)送待辦提醒短信。

2.2 規(guī)范請假方式，推行網(wǎng)上請假。傳統(tǒng)的請假方式有口頭請假、紙質(zhì)請假、電話請假等方式，存在請假格式不規(guī)范、請假登記滯后、不便于登記存檔、忘記銷假等弊端。針對上述問題，醫(yī)院在行政科室和部分參照行政科室管理的部門推行網(wǎng)上請假制度，其中也包括人事關(guān)系在臨床科室但有行政兼職的人員。

網(wǎng)上請假根據(jù)相應(yīng)權(quán)限和流程分別進行配置，如人事處副處長請假先由人事處處長審批再由主管院長進行審批，系統(tǒng)對歷次請假均有記錄。按照醫(yī)院考勤休假規(guī)定，請休假記錄最少保存5年。為便于院領(lǐng)導(dǎo)掌握中層干部的請假，在黨院辦主任的權(quán)限中增加了醫(yī)院中層請假狀態(tài)的集中查看權(quán)限。

請假管理分為因公外出和個人請休假2類，其中因公外出視為出勤，個人請休假中將考勤表中的病假、事假、婚假、產(chǎn)假、喪假、探親假、寒暑假、出國、調(diào)休假等內(nèi)置，并且所選擇的請假時間系統(tǒng)會自動計算并顯示出時長。對于行政總值班調(diào)休假，則系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)到網(wǎng)上簽到的總值班日期。

與此同時，在臨床科室規(guī)范使用全院統(tǒng)一格式的請休假申請單，由科室負責人簽字審批后由考勤員進行存檔，從而結(jié)束了請假格式不規(guī)范的歷史，并逐步探索將網(wǎng)上請假制度推廣到臨床科室。

2.3 優(yōu)化員工病假管理流程。人力資源是醫(yī)院發(fā)展第一生產(chǎn)力，關(guān)系群眾切身健康利益。醫(yī)院員工患病后醫(yī)院多部門從多方面進行關(guān)懷和照顧。加強員工病假管理，有利于營造更加公平、更加人性化的工作環(huán)境。探索建立讓員工主動參與的健康管理環(huán)境，也有利于提高醫(yī)務(wù)工作者的健康狀況[3]。

第一，形成病假上報常態(tài)機制。如病假超過一周，則需要向人事處提交科室負責人審批的請休假申請單和醫(yī)院開具的機打的休假證明書，以便于科室和人事處共同掌握職工患病情況?；疾〖皶r就診，有利于疾病治療和康復(fù)。同時，還可以防止“泡病假”情況發(fā)生，對于營造公平的工作環(huán)境非常重要。

第二，及時梳理員工病假，形成病假會診常態(tài)化機制。每月月初考勤上報時，對上個月各科室上報病假進行梳理，如有員工病假超過三個月，則提請醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量委員會聯(lián)合專家進行會診，對于是否繼續(xù)長期休假和疾病診療給出意見。

第三，多部門多渠道關(guān)懷患病員工。在科室內(nèi)部關(guān)懷患病員工基礎(chǔ)上，黨政工團各部門會通過大病補充保險、組織捐款、家庭慰問等不同方式對患病員工，特別是患大病員工，給予物質(zhì)和精神上的慰問，帶來更多的社會支持。

第四，落實帶薪休假，加強員工健康管理。帶薪休假是員工應(yīng)有的權(quán)利，是促進身心健康的重要抓手。醫(yī)院每年組織員工進行一次體檢，對發(fā)現(xiàn)的健康問題和健康危險因素及時干預(yù)，同時組織員工積極參與醫(yī)院的各項健身活動，并且精心選題，通過專題講座方式進行院內(nèi)健康宣教，以提高員工健康素養(yǎng)。

2.4 加強考勤員隊伍建設(shè)?？记谑切劫Y計算的基礎(chǔ)，考勤員是醫(yī)院薪酬計算的“守門人”，因此考勤隊伍建設(shè)關(guān)系醫(yī)院發(fā)展和員工切身利益。與考勤網(wǎng)絡(luò)直報同步進行的是考勤員隊伍的常態(tài)化建設(shè)，主要從三方面突破。

第一，每年最少兩次考勤工作會議。根據(jù)考勤和休假制度變化和年度工作重點，上半年和下半年各召開一次全院考勤員大會，將新政策及時傳達并當面答疑。會后將所有的培訓(xùn)材料掛在OA方便大家查看。

第二，開展多形式的政策培訓(xùn)。綜合利用醫(yī)院短信平臺、考勤員郵件、醫(yī)院OA通知、電話、當面培訓(xùn)等不同形式的組合拳，對考勤政策和執(zhí)行細節(jié)進行深入培訓(xùn)。為提高考勤管理的積極性和主動性，人事處需要從細節(jié)著手、服務(wù)好考勤員，同時還要做好考勤員的物質(zhì)和精神激勵。

第三，加強科室考勤工作銜接。如有科室變更考勤員，需要及時配置考勤上報權(quán)限并在科室考勤交接的基礎(chǔ)上開展針對性培訓(xùn)，主動聯(lián)系新考勤員，從而保障考勤工作順利交接，確保考勤及時準確。

3.檢查考勤管理工作的實施效果（C）。通過3年多考勤管理項目的實施，全院考勤管理更加規(guī)范，時效性進一步增強，營造了更加公平、更加人性化的工作氛圍。

第一，考勤效率得到提升?？记谏蠄蠛臅r由之前的10個工作日，縮短為5個工作日以內(nèi)，大大提高考勤效率、節(jié)約時間成本。

第二，考勤質(zhì)量控制和檢查進一步提高。通過定性訪談、問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，96%以上的考勤員對考勤上報方式改革非常滿意，杜絕了漏報的發(fā)生，大大減少了錯報的發(fā)生。

第三，持續(xù)提升管理質(zhì)量和效率。根據(jù)國家、大學(xué)和醫(yī)院最新人事管理制度，制定新一輪考勤管理措施。如果效果不顯著，則分析存在原因和影響因素，剔除影響成效的因素并更新管理方法，對新一輪效果進行評價。對實施成效進行評價，可以促進考勤管理方法不斷創(chuàng)新，滿足醫(yī)院人力資源管理需求，實現(xiàn)考勤精細化管理。

4.考勤管理工作的處理階段（A）?？记诠芾韴F隊按照PDCA循環(huán)通過對考勤管理工作的檢查，不斷總結(jié)經(jīng)驗、鞏固成績，將好的流程和做法進一步標準化；將未解決的問題或未實現(xiàn)的工作轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)來解決。建立全程質(zhì)量監(jiān)控和評價反饋制度，不斷總結(jié)各科室負責人和員工反饋的問題及需求，找出影響質(zhì)量管理的薄弱環(huán)節(jié)，制訂更加完善、合理的考勤管理計劃并進入下一個循環(huán)。

在后續(xù)的工作中會繼續(xù)加強考勤信息化建設(shè)，利用員工自助平臺整合更多資源方便員工查詢、使用；繼續(xù)完善考勤員的激勵和考勤工作的效果評價；借鑒兄弟醫(yī)院和先進企業(yè)人力資源管理經(jīng)驗，結(jié)合院情進行試點并逐步推廣。

總結(jié)

考勤管理是醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容，是人力資源配置的重要參考，是建立各項績效考核的基礎(chǔ)，是提高醫(yī)院服務(wù)能力的堅實保障。制訂科學(xué)化、人性化的考勤休假制度，建立標準化的考勤管理流程，加強考勤管理隊伍能力建設(shè)是環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)工程，需要以系統(tǒng)思維統(tǒng)籌推進[4]。PCDA循環(huán)是不斷改進的機制和過程，對于考勤管理中新發(fā)現(xiàn)和未解決問題會自動進入下一個環(huán)節(jié)，考勤管理質(zhì)量和效率的持續(xù)提高需要團隊通力合作，也需要加強醫(yī)院文化建設(shè)不斷提高廣大員工的凝聚力和向心力。

1 黃象好，林芳，吳淑慧，等. PDCA在醫(yī)院行政總值班管理中的應(yīng)用[J].醫(yī)院管理論壇，2015,32(4):44-46

2 闞全程. PDCA循環(huán)在醫(yī)院戰(zhàn)略管理中的運用[J].中國醫(yī)院管理，2009,29(8):47-49

3 徐龍雨，姚央，蓋小榮，等.應(yīng)用PDCA管理理念開展醫(yī)院健康管理工作的實踐探索[J].中國社會醫(yī)學(xué)雜志，2015,32(2):90-92

4 聶曉敏，魏永祥，崔筱燕，等.PDCA框架下公立醫(yī)院戰(zhàn)略管理的實施[J].中國醫(yī)院管理，2014,34(3):30-32