秦斐

摘 要：企業(yè)文秘與檔案管理工作一體化已經(jīng)成為一種趨勢，如何將二者有效結(jié)合起來成為企業(yè)管理工作的重心之一。傳統(tǒng)管理方法下，文秘工作主要負責企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排，幫助企業(yè)管理人員處理各個部門之間的文書、公文等，而這些文書和公文就構(gòu)成企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)部分。在新時期下，隨著企業(yè)管理理念的不斷改革，效率成為企業(yè)管理追求的首要目標。將企業(yè)文秘與檔案管理工作有效結(jié)合起來對于提高企業(yè)管理效率是很有好處的。

關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；結(jié)合；效率

1 企業(yè)文秘與檔案管理工作概述

1.1 文秘工作

企業(yè)管理中，文書工作與秘書工作合稱為文秘工作。文秘工作在企業(yè)整體運行的過程中起到一種承上啟下的作用。文秘工作者的工作能力對于整個企業(yè)的運作會產(chǎn)生極大影響，通過文秘，將管理部門與職能部門緊密聯(lián)系起來，對企業(yè)管理者來說起到一種輔助作用，幫助管理者提高工作效率。文秘在日常工作處最主要的職能就是協(xié)助管理者工作，幫助搭建管理者與各個只能部門之間的橋梁。管理者下發(fā)的命令指示需要通過文秘傳達給各個部門，而各部門對生產(chǎn)管理狀況等的反饋則需要通過文秘傳達給領(lǐng)導(dǎo)?！八幕救蝿?wù)是：正確地建立文書處理工作秩序，及時、準確、安全地處理來往文書；輔助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者處理日?；顒又械恼?wù)事項；密切機關(guān)之間、上下之間的聯(lián)系。”[1]文秘工作最重要的產(chǎn)物就是各種公文、章程等等，而這些文件構(gòu)成了檔案的最基礎(chǔ)部分。

文秘工作對于企業(yè)管理運作是十分重要的，構(gòu)成了企業(yè)運作管理的最基礎(chǔ)、核心部分，他們可以直接接觸到管理者，幫助協(xié)調(diào)管理者與各部門以及各個部門之間的工作關(guān)系，有序的文秘工作可以提高企業(yè)工作效率，促進企業(yè)效益的增收。

1.2 檔案管理工作

檔案管理工作對于企業(yè)來說同樣很重要，涉及到多方面的內(nèi)容。檔案是企業(yè)在運作過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)、結(jié)果等的總和，包括人事檔案、生產(chǎn)備案、銷售結(jié)果等多方面內(nèi)容，是企業(yè)制定方案、制作預(yù)算、人事變動等的主要數(shù)據(jù)來源。進入新時期后，為更好促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)工作效率和經(jīng)濟效益，國家相關(guān)部門制定并頒布了《企業(yè)檔案管理辦法》，將企業(yè)檔案管理進一步規(guī)范化、科學(xué)化。

2 企業(yè)文秘與檔案管理工作的聯(lián)系與結(jié)合

2.1 二者聯(lián)系

從企業(yè)整個行政管理機制來看，企業(yè)的文秘與檔案管理工作都是基礎(chǔ)性工作，為企業(yè)其他事項的運作起到鋪墊和溝通作用。所以首先從總體上看，二者構(gòu)成一種相輔相成的關(guān)系。文秘工作的最直接成果是公文，而各種公文的總和則構(gòu)成檔案的一部分，或者我們也可以人文公文就是檔案的前身。只有在文秘工作的有序、有效進行之下，公文才會有秩序的成為檔案的一部分。文秘工作者對于公文的撰寫和制定在此環(huán)節(jié)中起到關(guān)鍵作用。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，不同企業(yè)的所有制形式有所不同，所以對于公文擬制的相關(guān)規(guī)定也有所不同，這就對公文的質(zhì)量有著很高的要求，從而對于從業(yè)人員的要求也會增加。

其次，從文秘工作者的從業(yè)要求以及企業(yè)管理需求來看，“檔案管理是每個文秘工作者的職責范圍，文秘工作避免不了要做一些檔案管理，這既符合文秘的工作性質(zhì)，也符合用人單位的工作分配規(guī)則。用人單位向來把檔案管理工作分配給文秘來處理，因此，說檔案管理是文秘工作者的一門必修課是符合理據(jù)的?！盵2]

同時，從二者的工作范圍來看，文秘工作與檔案管理的工作有很多共通之處，聯(lián)系是極其緊密的。文秘在日常工作時會記錄企業(yè)運作的各種活動、實踐過程，而檔案管理也是需要將這些已經(jīng)形成的文件記錄和保存下來，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以說明文秘工作者不僅需要記錄檔案，更需要將這些檔案保存下來。

2.2 有效結(jié)合

從上文我們知道文秘工作與檔案管理處于一種相輔相成的關(guān)系，并且在工作目的和工作職能上有許多共通之處。所以在新時期下，隨著科學(xué)管理理念的引入，越來越多企業(yè)傾向于精簡部門，文秘和檔案管理工作在這時就會有效結(jié)合起來?！拔募俏拿毓ぷ髋c檔案工作銜接的主體，檔案資料主要來源于文件，文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，而高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的?！盵3]

如何才能有效的將二者結(jié)合呢？隨著信息化社會的發(fā)展，計算機技術(shù)不斷更新，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入企業(yè)檔案管理之中成為有效的辦法。除此之外，在將企業(yè)文秘與檔案工作的結(jié)合過程中，我們還需要注意幾個問題。首先在檔案形成的初期，公文作為檔案的前身，在其由文秘剛剛擬定形成并且在企業(yè)各部門之間流傳工作的時候，這一時期還不能稱作是檔案。所以文秘從擬定之初就要把握好質(zhì)量大關(guān)，遇到問題及時修改，將最終文件定檔。其次，檔案在經(jīng)過一段時間的歸納整理后，文秘工作者要定期對檔案進行審核檢查，將重復(fù)累贅、沒有意義的公文廢棄，節(jié)省檔案空間，增加工作效率，也為日后翻查檔案減輕了工作量。但在此過程中文秘工作者在摒棄無價值檔案時必須經(jīng)過企業(yè)管理者的審核，不能完全憑借自己的主觀意志來進行判斷。并且現(xiàn)代文秘工作者應(yīng)當學(xué)會應(yīng)用計算機相關(guān)軟件，將檔案全部電子化錄入電腦并做好相應(yīng)備份，做到企業(yè)檔案電子化。

3 結(jié)語

企業(yè)文秘與檔案工作是緊緊聯(lián)系在一起的，二者工作內(nèi)容中有許多相似之處，如何將二者有機的結(jié)合起來成為新時期企業(yè)行政管理工作的重心之一?，F(xiàn)代企業(yè)在招聘文秘工作人員時，往往要求他們除掌握常規(guī)性文秘工作技能外還需要掌握多方面的工作技巧，這實際上也為企業(yè)在工作中將文秘與檔案管理工作的結(jié)合做好了前期準備。

對于現(xiàn)代企業(yè)管理來說，文秘工作時一種綜合性、實踐性較強的工作，需要文秘人員協(xié)調(diào)處理多方面問題，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化成為時代發(fā)展的趨勢。信息化管理概念引入企業(yè)管理后，通過相關(guān)技術(shù)手段將企業(yè)文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合以來，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部的運作機制，對企業(yè)管理、生產(chǎn)都產(chǎn)生極大促進作用。

參考文獻

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[3]惠芬 王永軍.信息時代的文秘工作與檔案管理工作[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報.2006（12）endprint