張云霞

(同濟大學(xué) 電子與信息工程學(xué)院，上海 201804)

關(guān)于提高研究生教務(wù)員工作能力的若干思考

張云霞

(同濟大學(xué) 電子與信息工程學(xué)院，上海 201804)

研究生教務(wù)管理工作在高校研究生教學(xué)管理過程中起著至關(guān)重要的作用，但研究生教務(wù)員的工作狀態(tài)和工作能力令人堪憂。在高校研究生教育教學(xué)管理水平向更高層次邁進的同時，提高研究生教務(wù)員的工作能力，成為高校教育管理者和研究生教務(wù)員不容忽視的重要問題。

研究生教務(wù)員；工作能力；提高；措施

1 研究生教務(wù)員的工作現(xiàn)狀和問題

1.1 身兼數(shù)職，受多部門領(lǐng)導(dǎo)

理論上講，在高校二級管理體制下，學(xué)院層級的研究生教務(wù)員受學(xué)校研究生院和學(xué)院分管教學(xué)副院長的直接領(lǐng)導(dǎo)[1]，根據(jù)研究生院教學(xué)培養(yǎng)相關(guān)職能部門下達(dá)的精神、文件、通知和要求等，在分管教學(xué)副院長的指示和安排下，進行具體的貫徹和實施。一般情況下，研究生教務(wù)員會根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容，將其傳達(dá)給系主任、導(dǎo)師或研究生，待相關(guān)人員反饋結(jié)果后，經(jīng)過歸納整理，上報教學(xué)副院長和研究生院，形成一個閉合環(huán)路。

隨著高校人力資源管理工作的推進，行政管理崗位受到一定程度的控制，很多行政管理人員身兼數(shù)職，這其中也包括大量的研究生教務(wù)員，他們扮演著“系管家”的角色，集多種職能于一身，除研究生教務(wù)員的本職工作外，還承擔(dān)系里的行政和黨務(wù)工作，同時也涉及了科研、外事、人事等專業(yè)性很強的工作，幾乎受學(xué)院各分管院長的領(lǐng)導(dǎo)，工作內(nèi)容多，精力分散，效率低下。

1.2 工作頭緒紛繁、內(nèi)容瑣碎龐雜

研究生教務(wù)管理的基本工作涉及研究生招生、學(xué)籍、課程、考試、出國、實踐、開題、中期考核、答辯與學(xué)位授予等，同時還包括與導(dǎo)師相關(guān)的事務(wù)，如導(dǎo)師增列、經(jīng)費管理等。這些工作由研究生院培養(yǎng)處、招生處、管理處、學(xué)位辦、基金辦、在職教育管理處等不同職能部門負(fù)責(zé)，共同構(gòu)成了研究生教務(wù)管理的核心和主體。研究生院各部門會在不同時期下達(dá)不同的任務(wù)，各項任務(wù)接踵而至、相互疊加，形成了教務(wù)管理部門特殊的“任務(wù)鏈”。這個“任務(wù)鏈”從年初到年末，從無斷層，雖然每個任務(wù)的特點和要求、難易程度、所需時長、服務(wù)對象等不同，但都是研究生教務(wù)員工作的一部分，必須認(rèn)真完成。若某些研究生教務(wù)員，如前文所述，身兼數(shù)職，則面臨的工作更加龐雜，頭緒更加繁雜，工作量和工作難度不言而喻。

1.3 培訓(xùn)機會少、工作能力提升緩慢

盡管研究生教務(wù)員在整個研究生教育培養(yǎng)過程中起著巨大的、不可替代的作用，可是與專職教師隊伍相比，高校對研究生教務(wù)員的重視程度不高。在人們心中，依然認(rèn)為研究生教務(wù)員只是做些簡單的上傳下達(dá)的工作，無需具備專業(yè)知識，只要經(jīng)驗豐富，按規(guī)定操作即可，這種想法已經(jīng)根深蒂固。近年來，高校在該崗位的用人選聘條件上，已做了很大提升，如要求研究生學(xué)歷，教育管理相關(guān)專業(yè)背景優(yōu)先考慮，熟練操作辦公軟件等，可以說，被聘用者的基本素質(zhì)是令人欣慰的。但是在這些新進研究生教務(wù)員入職以后，高校幾乎不再安排與工作內(nèi)容相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致他們沒有機會與國內(nèi)外有經(jīng)驗的管理團隊交流，只是閉門造車，不停地工作，雖然經(jīng)過自學(xué)和工作經(jīng)驗的積累，會在工作能力上有一定的提升和進步，但成效甚微，且耗時較長。

1.4 職業(yè)發(fā)展路徑模糊、工作積極性不高

“重科研、輕管理”是高校普遍存在的問題。研究生教務(wù)員在保證研究生教學(xué)有序進行、促進教學(xué)質(zhì)量提高、為科研提供優(yōu)質(zhì)的保障平臺方面起著至關(guān)重要的作用；但其自身的職業(yè)發(fā)展路徑卻很模糊，晉升渠道不暢通，難以找到事業(yè)成就感，工作積極性不高，甚至出現(xiàn)離職或調(diào)崗的現(xiàn)象，造成了研究生教務(wù)員隊伍極大的不穩(wěn)定性。

2 提高研究生教務(wù)員工作能力的措施

2.1 高校應(yīng)重視研究生教務(wù)員隊伍建設(shè)

研究生教務(wù)工作是高校行政管理的重要組成部分，加大對研究生教務(wù)工作的重視和投入，不僅有利于提高高校行政管理的整體水平，更有利于研究生教學(xué)和培養(yǎng)的有效進行。

規(guī)范管理，明確責(zé)任分工。研究生教務(wù)員與高校簽訂的人事合同，對研究生教務(wù)員的崗位名稱、職責(zé)、薪酬、獎懲、考勤、考核等都有明確的規(guī)定。院系領(lǐng)導(dǎo)一方面應(yīng)根據(jù)研究生教務(wù)員的崗位職責(zé)對其進行規(guī)范和考核，這是促進管理和監(jiān)督的有效方式；另一方面，要對工作認(rèn)真、表現(xiàn)優(yōu)秀的研究生教務(wù)員給予必要的獎勵，提高他們的工作積極性；同時要尊重研究生教務(wù)員的勞動，分配任務(wù)時，要充分考慮其工作量，不能給研究生教務(wù)員帶來過重的工作負(fù)擔(dān)，明確責(zé)任分工，避免多人領(lǐng)導(dǎo)。

加強對研究生教務(wù)員的培訓(xùn)和資助。近幾年，研究生教務(wù)員的入職門檻普遍提高，為研究生教務(wù)管理團隊整體素質(zhì)的提升奠定了基礎(chǔ)。高校應(yīng)全面重視研究生教務(wù)員的培養(yǎng)，重視其職業(yè)生涯的規(guī)劃和發(fā)展，鼓勵其成長和創(chuàng)新，并適時為其提供諸如出國進修、國內(nèi)高?；ピL與調(diào)研、高校內(nèi)各院系間的經(jīng)驗交流以及關(guān)于項目管理、執(zhí)行力、領(lǐng)導(dǎo)力、溝通能力、寫作能力等多種形式的交流和培訓(xùn)機會，從真正意義上拓寬研究生教務(wù)員的眼界、啟發(fā)其智慧、鞭策其進步、促進其成長。同時，加大經(jīng)費投入，鼓勵研究生教務(wù)員積極參與教育改革和建設(shè)項目，使其融入到科學(xué)研究的氛圍之中，從理論層面上提高他們對研究生教務(wù)管理的認(rèn)識和思考[2]。

優(yōu)化研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)。研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)涉及研究生培養(yǎng)的各個環(huán)節(jié)，包括學(xué)籍、注冊、培養(yǎng)計劃、課程、成績、開題、中期考核、答辯、盲審、畢業(yè)等各項內(nèi)容，根據(jù)學(xué)生、教務(wù)員、導(dǎo)師等不同身份，開放不同權(quán)限。研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)是研究生教務(wù)員的重要工具，雖然該系統(tǒng)已經(jīng)為教務(wù)工作提供了便捷，但是有些程序，如迎新、延期答辯、論文盲審、三助崗位設(shè)置、補辦學(xué)生證、離校管理等依然沿襲傳統(tǒng)做法，大部分需要簽字蓋章，提交紙質(zhì)材料。若加大信息化建設(shè)力度，進一步推進無紙化辦公，規(guī)范各部門的辦事流程，簡化辦事手續(xù)，盡量減少教務(wù)員跨校區(qū)辦公，逐步實現(xiàn)辦事流程網(wǎng)絡(luò)化，如數(shù)字迎新和離校、在線盲審、自主辦理學(xué)生證等，會大大提高教務(wù)員、學(xué)生和導(dǎo)師的辦事效率[3]。這是高校急需解決的問題。

2.2 研究生教務(wù)員應(yīng)重視自身素質(zhì)的提高

在經(jīng)濟社會高速發(fā)展，生活節(jié)奏快速提高的今天，研究生教務(wù)員不能安于現(xiàn)狀，不思進取，而要正視工作中的壓力和困難，進行自我學(xué)習(xí)和提高，培養(yǎng)良好的工作品質(zhì)和出色的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

熟練掌握業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程。熟練掌握工作內(nèi)容和規(guī)范，明確工作職責(zé)和流程，是任何一個工作者必備的基本素質(zhì)。研究生教務(wù)員要了解國家、學(xué)校對研究生培養(yǎng)各環(huán)節(jié)的政策和措施，并準(zhǔn)確地傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)以及研究生和相關(guān)導(dǎo)師。同時，研究生教務(wù)員要熟悉研究生教學(xué)培養(yǎng)各環(huán)節(jié)的要求和任務(wù)，知曉其重要和緊急程度，明確其工作流程，準(zhǔn)確無誤地完成各環(huán)節(jié)工作。筆者以2014年9～10月開展的研究生推薦免試(以下簡稱推免)工作為例進行簡單說明。本次推免工作較往年有較大變革，主要體現(xiàn)在以下兩點：一是推免資格取消了校內(nèi)和校外的區(qū)別；二是推免生需在全國統(tǒng)一的研究生招生平臺(全國推薦優(yōu)秀應(yīng)屆本科畢業(yè)生免試攻讀研究生信息公開暨管理服務(wù)系統(tǒng))上報名，且可報3個平行志愿。面對政策的變革，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)數(shù)次開會討論，制定了詳細(xì)的招生方案。而對于一線研究生教務(wù)員而言，首先要了解國家政策和學(xué)院招生方案，明確變革之處，知曉其重要和緊急度；其次要捋順任務(wù)要點和工作流程，便于抓住重點，合理分配時間；再次要學(xué)習(xí)推免報名系統(tǒng)的操作方法，確保發(fā)出的信息準(zhǔn)確無誤；最后要認(rèn)真組織復(fù)試，保證整個過程萬無一失。推免工作是研究生招生工作的一部分，事關(guān)學(xué)生的前途和發(fā)展，面對此類重要任務(wù)，熟練掌握業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程顯得尤為重要。

總結(jié)工作規(guī)律，提高管理能力。如前文所述，研究生教務(wù)員的工作龐雜、瑣碎，且同一時間要處理不同部門分配的不同任務(wù)，工作負(fù)擔(dān)很重。基于此，研究生教務(wù)員要總結(jié)各任務(wù)的特點和規(guī)律，加強統(tǒng)籌規(guī)劃、時間管理、運籌管理等能力，提高工作效率。假設(shè)研究生教務(wù)員要同一時間處理以下三項任務(wù)：統(tǒng)計近3年研究生出國信息、協(xié)助導(dǎo)師完成助研經(jīng)費結(jié)算工作、準(zhǔn)備學(xué)位會所需相關(guān)材料。最便捷的方法就是根據(jù)任務(wù)特點，進行任務(wù)的二次分配，解放出自己，處理最重要的任務(wù)。和其他兩項任務(wù)相比，準(zhǔn)備學(xué)位會材料是最重要且只能由研究生教務(wù)員本人完成的，所以教務(wù)員要給自己留出更多的時間來完成這項任務(wù)；出國信息和學(xué)生有關(guān)，信息量大且具體，可請班長協(xié)助；經(jīng)費結(jié)算需導(dǎo)師本人操作，研究生教務(wù)員可事先編制一份導(dǎo)師經(jīng)費結(jié)算操作流程圖，發(fā)放給每位導(dǎo)師，并提醒導(dǎo)師按流程操作，如遇問題，再個別解決。經(jīng)過這樣的任務(wù)二次分配，不僅減少了研究生教務(wù)員的工作量，也提高了各方人員的參與度，有利于管理效率的提升。

充分利用現(xiàn)代化辦公工具和信息平臺。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，研究生教務(wù)員要緊跟時代步伐，將現(xiàn)代化辦公工具運用到工作中來，最重要的就是辦公設(shè)備和辦公軟件的使用。計算機、打印機、復(fù)印件、速印機、投影儀、傳真機、掃描儀等是目前辦公不可或缺的設(shè)備，研究生教務(wù)員應(yīng)充分認(rèn)識和熟悉這些設(shè)備的特點和功能，學(xué)習(xí)其使用方法，對提高辦公效率不無裨益。對辦公軟件而言，使用頻率最高的就是Office辦公軟件中的Word、Excel和PPT。研究生教務(wù)員除了要掌握最基本的打字、排版功能，還要學(xué)習(xí)諸如郵件合并、數(shù)據(jù)透視表和常用函數(shù)、動畫及母版的設(shè)置等功能，從而提高工作效率，將自己從繁重的工作中解放出來。同時，研究生教務(wù)員還應(yīng)有效利用現(xiàn)代化信息平臺，如微信、微博、飛信、QQ、郵箱等，將某些通知、文件等多渠道傳播開來，擴大受眾面，提高工作效率。

加強語言文字的表達(dá)和運用能力。研究生教務(wù)員不僅僅局限于處理事務(wù)性的工作，還要根據(jù)教育文件或工作內(nèi)容撰寫一些與教學(xué)管理相關(guān)的文書，如學(xué)院層面的研究生招生工作辦法、研究生答辯與學(xué)位授予流程、研究生教學(xué)狀態(tài)評估報告、研究生教學(xué)工作總結(jié)等；同時，在為學(xué)生辦理學(xué)籍變動、延期答辯等手續(xù)時，要向上一級相關(guān)部門提交情況說明或請示報告。長期以來，研究生教務(wù)員(尤其是理工科院系的研究生教務(wù)員)普遍不注重語言文字表達(dá)和運用能力的培養(yǎng)，在撰寫教學(xué)文書時，只能拼湊字?jǐn)?shù)、應(yīng)付差事，這是教務(wù)管理的漏洞和缺陷。研究生教務(wù)員應(yīng)主動學(xué)習(xí)應(yīng)用文的寫作方法，并通過閱讀教育文件和書籍，提高對語言文字的興趣和敏感度，最終達(dá)到提高寫作能力的目的。

3 結(jié)語

研究生教務(wù)管理是保障研究生教學(xué)和培養(yǎng)有序進行的關(guān)鍵因素，研究生教務(wù)員的工作能力影響著高校研究生教育的整體運行效益。高校應(yīng)加大經(jīng)費投入，提供培訓(xùn)機會，激發(fā)研究生教務(wù)員的工作熱情；同時，研究生教務(wù)員要通過各種方法加強學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)。雙方共同努力，最終達(dá)到提高研究生教務(wù)員工作能力的目的。

[1] 姚遠(yuǎn)，劉志剛.二級管理體制下研究生教務(wù)秘書工作探析[J].中國校外教育,2012(2):67-70.

[2] 閻文璠，孫婷.試論高校研究生教務(wù)管理隊伍的建設(shè)和優(yōu)化[J].中國成人教育,2011(2):27-29.

[3] 宣華，郭大勇，武海平.研究型大學(xué)研究生教務(wù)管理的改革與創(chuàng)新[J].江蘇高教,2005(6).65-67.

(責(zé)任校對 王小飛)

20141119

張云霞(1984- )，女，山西大同人，碩士，主要從事研究生教務(wù)管理研究。

10.13582/j.cnki.1674-5884.2015.05.030

G647

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1674-5884(2015)05-0097-03