□ 王軍平

圖書情報資料系統(tǒng)管理軟件有好幾種，圖書館用的系統(tǒng)多種多樣，外包公司的編目員不可能都很熟悉所有圖書情報系統(tǒng)軟件，不太可能掌握常用的所有數(shù)據(jù)編目軟件操作，常見的圖書情報界系統(tǒng)編目軟件有:博菲特、丹誠、北郵、ILAS(圖書館自動化集成系統(tǒng))、匯文、清大新洋、圖騰、妙思、冠景、金盤等。再者，中國圖書機讀目錄規(guī)則與機讀編目格式標準都很瑣碎繁雜，加上圖書分類法也是比詞典厚。外包加工編目員給圖書館做的編目數(shù)據(jù)出錯總是難以避免，但作為監(jiān)督一方圖書館必須高度負責地嚴格監(jiān)督編目數(shù)據(jù)的質量。筆者經(jīng)過多年的數(shù)據(jù)編目和審校鍛煉，總結經(jīng)驗教訓，得出了一些方法較為高效快捷地監(jiān)控圖書編目數(shù)據(jù)質量，與同行們分享。

一、輸出驗收單

(一)改換項目。進入格式設計點擊某項，右鍵→屬性→字段1，換其他項目或自主寫入項目代碼即可改變提取項目。格式設計中默認的數(shù)據(jù)提取項目只有出版社、題名、條碼、價格、責任者、索取號、館藏地點、ISBN、卷頁等。這些基本項目，但想找到絕大部分錯誤還是不可能的，需要增加提取項目。經(jīng)過多年探索，認為增加如下項目，能達到事半功倍的效果:光盤號、分類號、版本、數(shù)量、記錄號、文獻流通類型、批號、010d、總價、附件、館藏分配地點、出版年、館藏地點等。這些項目代碼有些是系統(tǒng)里有的，有些是沒有的，需要尋找再粘貼上。在這里只需增加些項目，就能讓審校數(shù)據(jù)高效省力，還能最大程度地找出數(shù)據(jù)錯誤，后期一條條審校數(shù)據(jù)時，只要看住幾個重點，而不用細看每個點那樣費事了。

(二)增添提取項。進入格式設計，雙擊其中一個提取項目，這個表格中線就會呈黃綠色，拖拽它，這就增加了一個項目，接著修改它提取代碼。

(三)提取代碼。若無自帶代碼，要試驗、尋找相應項目代碼，再粘貼在字段1代碼處就行。經(jīng)過試驗尋找到了如下項目代碼:總價:ACQl*ACQo;出版年:210d;附件:215e，010d:010d;館藏地點:HLDe;文獻流通類型:HLDf，091d:091d;光盤號:307a;記錄號:ACQd。

(四)頁面調整。左上角的輸出條件，左右上下都居中，為了便于觀看、打印用稍大字體。為了縮短長度，可讓使用率低的兩個項目共用表格，用到哪個項目就設哪個代碼。根據(jù)內(nèi)容適當設置表格寬度，重要項目靠前，要比較的項目相鄰設置。

(五)字段合計。數(shù)量、索取號、價格、分類號、總價等需要選上字段合計。統(tǒng)計后比對每頁的合計結果，看看結果是否異樣;檢查分類號與索取號的合計結果能看出兩項是否一致;再看看價格對比是否一致，還要看看出版年合計是否異樣，可能月份多寫。

(六)檢查輸出驗收單。

1．題名、出版社、作者、ISBN、數(shù)量、頁碼等。這些錯誤情況簡單、相似，比如依照出版社排列，看看出版社項是否異樣。提取數(shù)據(jù)時，如果批號前端一樣，那么同一條編目數(shù)據(jù)的多批次或到書的條碼會輸出在前后相近，看有無異常。

2．檢查條碼項。記住個別登記帳的條碼可選合并，也只提取加了條碼的編目數(shù)據(jù)，無條碼的則不輸出來，提取時合并條碼，若用某大批號提取，會把同一條數(shù)據(jù)下不同小批次但批號前方跟提取條件的大批號一致的數(shù)據(jù)都輸出，且條碼合并在一起，這導致它們的價格、數(shù)量合計失去了準確性。輸出驗收單不存在前述情況，提取的條碼雖是合并的，但只合并某一個小批次同一數(shù)據(jù)同一到書條的條碼，不合并條碼，會顯示每一次到書有一條編目數(shù)據(jù)。另外它還會把條碼沒輸入的數(shù)據(jù)也提取出來。一排序，沒有條碼的編目數(shù)據(jù)就會排在最前面。這些空白條碼數(shù)據(jù)有些是條碼漏輸了，有些是到書多余了，不同的是個別登記賬不能提取出空白條碼的數(shù)據(jù)，在這里清晰顯示全部條碼空白的數(shù)據(jù)。大致瀏覽所有條碼，看有無異常顯示的，也看看排最后面的，改正錯誤的。

3．館藏分配地點。排序后先看前后頭有無異常的，如出現(xiàn)空白、0或異常于購書冊數(shù)的數(shù)字，或分配地點有異于常規(guī)的，有則修改。

4．記錄號、批號。這兩個主要用作查詢其他數(shù)據(jù)，當然也可看看批號有無顯示異常，也可能是批號寫錯了。

5．版本。合計勾選上，合計如果是零，就是沒有多版次版本;大于零則有多版次版本，看看排列的版本有無異常。

6．光盤號。有光盤的數(shù)提取此項就是要檢查是否都正確添加上了光盤號，還要和附件項對比一致。

7．分類號?？磁c索取號的合計是否一致，不一致則看原因。

8．文獻流通類型。排序后看看有無異常的流通類型出現(xiàn)。其他項也相似，如果都對了，那就排列著很好看的整齊序列，看有無異常情況出現(xiàn)。

二、個別登記帳

(一)格式設計。點開格式設計，設計的方法同輸出驗收單，還能從輸出驗收單處復制來格式設計粘貼到此。

(二)運用個別登記帳。

1．條碼。檢查每冊書的館藏地點、條碼、流通類型時，條碼要不合并輸出，要一一細看每條數(shù)據(jù)條碼情況。檢查其他輸出提取項目大部分合并條碼，合并后提取的編目數(shù)據(jù)數(shù)量變少。當選擇合并編目數(shù)據(jù)的條碼后輸出，同一條數(shù)據(jù)上的幾次到書，凡是前頭一致的幾個批號的到書會合并輸出。圖書復本條碼一般是連續(xù)輸出的，依條碼排列順序，先檢查編目數(shù)據(jù)排列的兩頭有無異樣的條碼。假如其中哪條數(shù)據(jù)的條碼連續(xù)異常，依照記錄號或批號查找到具體問題數(shù)據(jù)，然后修改錯誤。編目數(shù)據(jù)記錄號具有唯一性和簡單性，是一串大致1～7位的數(shù)字，因此使用記錄號來檢索數(shù)據(jù)是最便捷高效的。

2．版本、210d、ISBN、文獻流通類型、光盤號、分類號、索取號、責任者、出版社與館藏地點等其他的。這都與檢查條碼類似，一一按某項目排序，見到數(shù)據(jù)異常，就檢索到并改正它。

三、驗收分類統(tǒng)計

(一)自主格式設計。驗收分類統(tǒng)計，用作22大分類或擴展T后共39大分類的基本統(tǒng)計，經(jīng)常被用來審核編目驗收過的各分類編目數(shù)據(jù)的各類結果。點擊采訪管理進入采訪統(tǒng)計，進入驗收分類統(tǒng)計的格式設計，進入屬性選項，填上全部基本分類號，讓縱向空白。統(tǒng)計可選參數(shù)有:種數(shù)、冊數(shù)、數(shù)量(ILASII有冊數(shù)選項，ILASIII無此項)，下面選擇上其他、合計。這樣設置參數(shù)后就有冊數(shù)與數(shù)量橫向比較，它們的結果相同才是正確的，哪個分類號統(tǒng)計結果不同哪里就有問題。不過自從系統(tǒng)升級為ILASIII后，那個冊數(shù)就不顯示了，很遺憾。另外“其他”很有用，凡是分類號有問題，不能在38大類里統(tǒng)計的，都會歸集到“其他”類里，就像個垃圾袋，凡是被裝到這里的都有問題。

(二)統(tǒng)計。一般用批號檢索，統(tǒng)計一個批號時，右邊鍵值限定空著。其他如館藏地點驗收日期等可以根據(jù)需要選擇，沒必要濫選，以免帶來不必要的干擾。

(三)運用驗收分類統(tǒng)計。

1．比對數(shù)量與冊數(shù)(ILASII有此項，ILASIII要用驗收分類統(tǒng)計與書目分類統(tǒng)計比對，前者是冊數(shù)即條碼數(shù)，后者是即到書事填的數(shù)字)?？偫ǖ怯涃~中數(shù)量是無效的，與冊數(shù)統(tǒng)計一樣，兩者都是冊數(shù)也就是條碼的合計，并不是驗收到書時填的數(shù)。另外書目分類統(tǒng)計中沒有數(shù)量項目統(tǒng)計(有冊數(shù)，ILASIII中它的冊數(shù)其實統(tǒng)計的是數(shù)量，或許是ILAS公司沒把后臺軟件裝好等)。ILASII中驗收分類統(tǒng)計中數(shù)量是驗收到書時填的數(shù)量，能與冊數(shù)相比較，兩者若相同，則一般此兩項都對，另外也有可能是冊數(shù)和數(shù)量都不對，這就意味著是較為高級疑難的問題，或許數(shù)量與冊書錯得一樣多，這也會導致最終兩者的結果一樣，這需要解決的過程就復雜很多了。若兩者結果不一致，那肯定有問題，或許數(shù)量輸錯，又或許條碼有出入等。遇到這些兩者不一致的問題，就需要查清哪個分類的兩者數(shù)字不一致。依照表格順序找到某類，導出這批此分類的具體數(shù)據(jù)，就是輸出驗收單(跟個別登記賬相似)，用列表式輸出驗收單的較為方便，按分類號順序排序，一一查看數(shù)量與條碼數(shù)是否相同。若是遇到某個批次有問題分類號的數(shù)據(jù)量太大，按一般排序難以查找到問題數(shù)據(jù)，還可以再逐步細分有問題的分類號，細分的程度要看分類號復雜程度與數(shù)據(jù)量大小酌情適當細分。再次統(tǒng)計，仔細比對找出冊數(shù)與數(shù)量不相符的小分類號，在詳細數(shù)據(jù)中順序查找到問題數(shù)據(jù)，用記錄號等檢索到數(shù)據(jù)，改正錯誤。還可以比對冊數(shù)和數(shù)量從個數(shù)少的著手，能提高效率。若是數(shù)量結果少，就可以先按數(shù)量排序，空白數(shù)量的數(shù)據(jù)就會排在前面，問題很明顯。假如所購圖書復本量基本是三冊，檢查排序后的數(shù)據(jù)，就可以先直接查看數(shù)量不是三的編目數(shù)據(jù)，先忽略數(shù)量是三的，這能極大提高檢查速度。同樣的，假如是冊數(shù)結果少，那就先按冊書的直接相關項即條碼排序，沒有輸入條碼的數(shù)據(jù)就排在前面了，其他情況大體如前，也有很多方法都可以在實踐中摸索出來。

2．其他分類項。在格式設計中一定要勾選這個，它是設置的常規(guī)分類號以外的大籮筐，也是數(shù)據(jù)中索取號正確率的直觀標志。假如其他項數(shù)字相當大，那很有可能是一個分類或幾個分類無法歸入統(tǒng)計表，那或是漏了某個大分類，也可能是統(tǒng)計表中某個大分類填寫錯誤，這種情況還比較好檢查。再者，也可能大小寫字母錯誤，或者大寫字母O錯寫成數(shù)字0，在一般文檔上看0與O有清楚區(qū)別，但在ILAS系統(tǒng)中它們是不一樣的，實質上電腦認大寫字母O是一個分類，但它認得數(shù)字0就不是分類，那些被錯寫成數(shù)字0的分類都會被歸到其他分類項里，大寫字母O和數(shù)字0在系統(tǒng)里只是看著一樣，極易混淆。如果其他項分類結果不大，以分類號排序，系統(tǒng)自動把分類寫成數(shù)字開頭的或空白分類號排前頭，也有其他問題分類的排后頭，檢索到問題數(shù)據(jù)改正它們。

［1］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統(tǒng)管理手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［2］朱玉強．基于易語言的ILAS輔助程序設計［J］．現(xiàn)代圖書情報技術，2010，12

［3］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統(tǒng)操作手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［4］趙伯興，戴行德．論編目業(yè)務外包環(huán)境下的書目質量控制［J］．國家圖書館學刊，2008，4

［5］國家圖書館《中國圖書館分類法》編輯委員會．中國圖書館分類法［M］．北京:國家圖書館出版社，2010