張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學(xué)院）

辦公自動(dòng)化理論在見習(xí)中的應(yīng)用問題
——以廣東石油化工學(xué)院文秘見習(xí)生為例

張海鷹 涂宇苗 梁 沛

（廣東石油化工學(xué)院）

大學(xué)生見習(xí)是教學(xué)實(shí)踐的重要一環(huán)，文章以廣東石油化工學(xué)院文秘見習(xí)生為例，探究了辦公自動(dòng)化理論在見習(xí)中的應(yīng)用問題，并以此找出解決方案，對(duì)高校人才培養(yǎng)和大學(xué)生就業(yè)將會(huì)奠定一定的理論及實(shí)踐基礎(chǔ)。

辦公自動(dòng)化 見習(xí) 問題 對(duì)策

大學(xué)生見習(xí)是教學(xué)實(shí)踐的重要一環(huán)，一是檢測(cè)學(xué)生課堂理論學(xué)習(xí)的效果，二是促進(jìn)教師結(jié)合實(shí)際，調(diào)整教學(xué)策略，改進(jìn)教學(xué)手段，提高學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力，進(jìn)一步促進(jìn)大學(xué)生與社會(huì)接軌。今年廣東石油化工學(xué)院文秘生見習(xí)雖然時(shí)間僅一周，但將我們?cè)趯W(xué)校已學(xué)到的辦公自動(dòng)化理論知識(shí)在企業(yè)得到了一定的鞏固和拓展，并找出課堂學(xué)習(xí)實(shí)踐與企業(yè)實(shí)戰(zhàn)的差距，對(duì)今后的學(xué)習(xí)以及將來的就業(yè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本次見習(xí)同學(xué)被分為了兩組，一組與企業(yè)人員一起做項(xiàng)目，一組進(jìn)入辦公室學(xué)習(xí)，在整個(gè)見習(xí)中，兩組同學(xué)都有深刻的體驗(yàn)和收獲。

在這次見習(xí)中，其中一組見習(xí)生在人力資源主管的帶領(lǐng)下了解了國營企業(yè)的文化，參與了企業(yè)工作人員對(duì)其優(yōu)秀員工的宣傳及推廣工作。通過實(shí)地采訪、負(fù)責(zé)制定拍攝視頻計(jì)劃、制作PPT等一系列工作，鞏固了在學(xué)校實(shí)訓(xùn)時(shí)所操練過的一系列媒體軟件和辦公自動(dòng)化軟件。例如用微信推廣——制作易企秀、用視頻推廣——會(huì)聲會(huì)影剪輯、用文稿推廣——采訪稿的實(shí)例撰寫等。雖然宣傳推廣與企業(yè)的要求有一定的差距，但我們同學(xué)學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，在大家共同的努力中，體現(xiàn)出了團(tuán)結(jié)合作能力，超高的辦事效率和精益求精的辦事理念，彰顯了大學(xué)生的朝氣蓬勃，給該企業(yè)帶來新鮮活力的同時(shí)，我們同學(xué)的綜合素質(zhì)也得以提高。

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，除了鞏固學(xué)校的一些實(shí)訓(xùn)操練外，作為一位文秘學(xué)生，更應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)如何在辦公室進(jìn)行有效的工作和溝通。一組見習(xí)生被分配到了經(jīng)理辦公室、安全部、非油品部等部門，深入了解到見習(xí)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理和工作。常規(guī)的工作一般概括為：工作流、協(xié)同工作、知識(shí)管理、公文處理、行政辦公等。具體來講工作流是指進(jìn)行流程的配置工具和自動(dòng)運(yùn)行的工作流引擎，；協(xié)同工作是以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門員工提供了強(qiáng)有力的溝通手段；知識(shí)管理則是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有序管理，提供強(qiáng)有力的檢索功能和權(quán)限控制；公文處理是公文處理是辦公自動(dòng)化中非常重要的組成部分，對(duì)收發(fā)文進(jìn)行管理、文件修改、審批，流程查看等；行政辦公是在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中包括的企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、會(huì)議室預(yù)定、出差申請(qǐng)、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率的工作。雖然見習(xí)時(shí)間少，沒有將全部的辦公自動(dòng)化管理進(jìn)行一個(gè)熟練的運(yùn)用，但對(duì)我們辦公管理的整體素質(zhì)有一個(gè)提高。

見習(xí)生通過細(xì)心觀察和實(shí)踐，對(duì)比課堂及實(shí)訓(xùn)所學(xué)還是有一定的差距。

第一是學(xué)生氣息太強(qiáng)，不能更好的以企業(yè)的角度來對(duì)人物進(jìn)行一個(gè)很好的宣傳和推廣。其集中表現(xiàn)在宣傳視角單一、不能靈活運(yùn)用所學(xué)知識(shí)、沒有做到通過細(xì)節(jié)展現(xiàn)人物精神、對(duì)企業(yè)文化了解不深入，對(duì)于視頻的剪輯不夠完善，圖片處理不夠?qū)I(yè)、拍攝的角度不夠得當(dāng)、后期視頻的剪輯和情感的表達(dá)不到到位等問題，但綜合來看，學(xué)會(huì)發(fā)現(xiàn)問題對(duì)于見習(xí)生來講也是一個(gè)提高。

第二是對(duì)辦公自動(dòng)化不能進(jìn)行深入的了解并熟練的掌握辦公自動(dòng)化軟件。 只是簡單把辦公自動(dòng)化理解為辦公過程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用。而實(shí)際上通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化來提高的是管理機(jī)構(gòu)的決策效果，即便是中層職能管理部門的管理信息系統(tǒng)， 其目的也是如此。管理的全過程是從最底層的業(yè)務(wù)流程中搜集、處理、匯總過程，最后用于決策。并非是單一的設(shè)備操作，作為一名文秘學(xué)生更應(yīng)當(dāng)有一定的洞察力以及整體的決策力。

第三是辦公自動(dòng)化設(shè)備與系統(tǒng)維護(hù)意識(shí)不強(qiáng)。為了保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的成功實(shí)施，在見習(xí)實(shí)踐中不能做到定期巡查辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行情況以及臨時(shí)故障的處理。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，本應(yīng)及時(shí)排除故障，盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，并做好系統(tǒng)維護(hù)日志；掌握系統(tǒng)的所有功能，能及時(shí)回答使用者的提問；認(rèn)真聽取各部門流轉(zhuǎn)人員的意見，優(yōu)化辦公流程，使辦公系統(tǒng)模塊功能更貼近企業(yè)的實(shí)際情況及時(shí)界定辦公角色。辦公自動(dòng)環(huán)境并非只是單一的使用設(shè)備，更應(yīng)當(dāng)懂得設(shè)備的維護(hù)和簡單的應(yīng)急處理。

基于見習(xí)凸顯出來的一系列差距和問題，解決方案如下：

對(duì)高校，要重視培養(yǎng)學(xué)生與社會(huì)接軌的能力，要以就業(yè)為導(dǎo)向，以社會(huì)需求為核心進(jìn)行教學(xué)方案的制定和人才的培養(yǎng)。具體來講是以針對(duì)本科學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)進(jìn)行辦公自動(dòng)化課程設(shè)計(jì)，創(chuàng)新教學(xué)方法。要做到有效發(fā)揮學(xué)校、教師的主導(dǎo)作用，緊抓本科學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)， 避免單一的教學(xué)方法，采用多元化的、創(chuàng)新性的教學(xué)方法，如建立互動(dòng)小組、采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)等方法，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，提高學(xué)習(xí)效率，引導(dǎo)學(xué)生有效地將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為應(yīng)用技能；二是強(qiáng)化教學(xué)互動(dòng)，開展實(shí)踐教學(xué)。教師和學(xué)生雙方都要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)師生之間的討論、交流和相互促進(jìn)，從而加深學(xué)生對(duì)課程內(nèi)容理解，提高學(xué)生操作能力。三是采用基礎(chǔ)操作案例和綜合場(chǎng)景案例教學(xué)方法。前者用于知識(shí)點(diǎn)講授與實(shí)踐，后者用于綜合應(yīng)用實(shí)踐。辦公場(chǎng)景操作是辦公自動(dòng)化課程內(nèi)容的綜合應(yīng)用，所以辦公場(chǎng)景的案例教學(xué)應(yīng)貫穿于整個(gè)課程之中。在案例教學(xué)中，教師不僅要講解案例內(nèi)容和對(duì)應(yīng)操作方法，也應(yīng)著重講解為什么要使用這些操作方法，在哪些辦公場(chǎng)景中需要應(yīng)用，以提高學(xué)生的應(yīng)用能力。如在案例中，講解Word中制作紅頭文件和商務(wù)公文等操作。只有在正確的引導(dǎo)與互動(dòng)及專業(yè)配套老師的講解，才能讓學(xué)生更好地理解所學(xué)知識(shí)并加以廣泛的運(yùn)用。

對(duì)學(xué)生，第一要在教師的指導(dǎo)下，努力學(xué)習(xí)和鞏固所學(xué)知識(shí)并能加以運(yùn)用和熟練掌握，充分發(fā)揮大學(xué)生自主學(xué)習(xí)探究的精神，對(duì)課堂老師所講知識(shí)進(jìn)行拓展和實(shí)操，精專的掌握一些重要的辦公軟件，例如會(huì)聲會(huì)影、易企秀、PS、單反等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)工具的運(yùn)用。其次是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行改進(jìn)和提高，只有這樣才能更好的發(fā)揮學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力。第二文秘意識(shí)的培養(yǎng)和提高，在智慧型辦公環(huán)境中，除了對(duì)辦公軟件的掌握和運(yùn)用以外，更應(yīng)帶學(xué)會(huì)決策和分析問題的能力。作為文秘人員，要有一定的敏銳度和洞察力，決非簡單的辦公設(shè)備的使用，只有進(jìn)一步提高文秘意識(shí)，才能在未來更先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公環(huán)境中得以發(fā)展和提高。三是多進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，比如深入企業(yè)進(jìn)行實(shí)習(xí)、接手相關(guān)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目等方式來進(jìn)一步鞏固和提高所學(xué)知識(shí)，并能夠與社會(huì)接軌，逐步培養(yǎng)自己適應(yīng)市場(chǎng)的需求。只有三者結(jié)合起來，才能更好的達(dá)到見習(xí)的目的，并為將來就誠然，學(xué)生的實(shí)踐最終目標(biāo)還得適應(yīng)就業(yè)需求，總體來講一是更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)。必須充分認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化建設(shè)的價(jià)值、作用和意義，企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化建設(shè)的好壞是衡量一個(gè)單位現(xiàn)代管理水平高低的重要標(biāo)尺之一，從坐、等、靠、要及觀望、求穩(wěn)怕亂、安于現(xiàn)狀的陳舊觀念中解脫出來，消除重硬件、輕軟件，重理論、輕應(yīng)用，重技術(shù)、輕管理等認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，強(qiáng)化辦公自動(dòng)化意識(shí)和觀念。從辦公自動(dòng)化學(xué)習(xí)到企業(yè)進(jìn)行見習(xí)實(shí)戰(zhàn)操練，增強(qiáng)改變傳統(tǒng)辦公手段的信心，同時(shí)，學(xué)會(huì)在技術(shù)上要采取多方面的措施，確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全可靠。二是聯(lián)系理論，加強(qiáng)實(shí)踐。學(xué)校是一個(gè)練兵的大舞臺(tái)，有很多活動(dòng)可以讓文秘專業(yè)的學(xué)生承擔(dān)策劃“組織”服務(wù)工作。在承辦活動(dòng)的過程中，學(xué)生不僅把自己平時(shí)在課堂上學(xué)到的知識(shí)技能充分展示出來，同時(shí)，因?yàn)榛顒?dòng)進(jìn)行的過程中隨時(shí)都可能會(huì)遇到一些突發(fā)事件，這對(duì)學(xué)生的心理素質(zhì)和應(yīng)變能力就是一種考驗(yàn)和鍛煉。三是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升技能。辦公自動(dòng)化如同計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)一樣，本身只是一種技術(shù)、一種工具，主要是應(yīng)用，離開了應(yīng)用，辦公自動(dòng)化就毫無價(jià)值，所以應(yīng)該熟練使用辦公設(shè)備，靈活地應(yīng)對(duì)事務(wù)的變化，加強(qiáng)協(xié)同性?？赏菩修k公自動(dòng)化系統(tǒng)的初期，遵循邊建邊用邊受益，逐步完善的原則，最終能夠運(yùn)用一個(gè)完整的、合理的、有效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。師生都應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，切實(shí)以應(yīng)用型人才需求為培養(yǎng)目標(biāo)，改進(jìn)實(shí)踐環(huán)節(jié)，適應(yīng)社會(huì)需要。

業(yè)打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

可見，熟練使用辦公設(shè)備、推廣和實(shí)施是辦公自動(dòng)化應(yīng)用的一種趨勢(shì)，也是企業(yè)人才必備的技能，師生都應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，切實(shí)以應(yīng)用型人才需求為培養(yǎng)目標(biāo)，改進(jìn)實(shí)踐環(huán)節(jié)，適應(yīng)社會(huì)需要。

張海鷹 涂宇苗∶廣東石油化工學(xué)院中文系學(xué)生

通訊地址：廣東省茂名市官渡二路139號(hào)廣東石油化工學(xué)院中文系梁沛 郵政編碼：525000

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