甘秋歌

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

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高校檔案管理信息化工作研究

甘秋歌

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，全社會(huì)的信息意識(shí)變得越來(lái)越強(qiáng)，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)逐漸被引入到各行各業(yè)，幫助解決著各行各業(yè)存在的問(wèn)題。我國(guó)的教育事業(yè)蒸蒸日上，教育水平和辦學(xué)質(zhì)量都有著明顯地提高，高校檔案管理的信息化，是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，也是提高檔案管理質(zhì)量、學(xué)校教學(xué)效率的一個(gè)重要手段。但是，從目前來(lái)看，我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)當(dāng)中還存在著很多問(wèn)題。必須從思想上提高認(rèn)識(shí)，加快軟硬件的建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)，才能將高校的檔案管理信息化工作做得更好。

關(guān)鍵詞：高校； 檔案管理； 信息化； 工作人員； 管理機(jī)制

0引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，全社會(huì)的信息意識(shí)都有所增強(qiáng)，目前，我國(guó)正處于信息化建設(shè)的發(fā)展階段。高等學(xué)校的建設(shè)有賴于信息化的管理，這也是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄，對(duì)學(xué)校有著寶貴的意義。高校檔案還可以全方位地反應(yīng)學(xué)校的辦學(xué)水平和能力，也是高校發(fā)展史的重要依據(jù)。近些年，隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案數(shù)量和內(nèi)容也隨之增加，檔案的記錄方式也跟以前相比變得多樣化，很多學(xué)校開(kāi)始利用校園網(wǎng)建立檔案查閱中心，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理，這樣可以讓查檔者不受空間和時(shí)間的限制，若在高校之間建立起檔案館的聯(lián)系，檔案內(nèi)容還可以實(shí)現(xiàn)共享，這將大大提高檔案的利用率。但是，由于種種原因，目前高校檔案管理信息化的進(jìn)程并不順暢。本文將從高校檔案信息化的必要性說(shuō)起，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出一些對(duì)策。

1高校檔案管理信息化的必要性

隨著高校的不斷擴(kuò)招，越來(lái)越多的學(xué)生進(jìn)入學(xué)校，越來(lái)越多的教學(xué)和科研活動(dòng)需要被記錄下來(lái)，記錄下來(lái)的文字、圖表和影像資料都能有效地反映一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和能力，是一個(gè)學(xué)校發(fā)展的縮影。高等院校的檔案對(duì)于學(xué)校提高辦學(xué)質(zhì)量，深化科學(xué)研究都具有很重要的作用。

首先，高校檔案管理信息化建設(shè)是高校進(jìn)行各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是各項(xiàng)事業(yè)改革的發(fā)展需求。特別是這些年來(lái)，高校教育改革不斷深化，在改革當(dāng)中不斷涌現(xiàn)的新問(wèn)題、新措施，就需要記錄歸檔，越來(lái)越多的內(nèi)容就要求檔案整理的速度和效率必須提高，因此，高校檔案管理的信息化也是非常必要的。

其次，高校檔案管理信息化也是將檔案管理的服務(wù)手段進(jìn)行了變化。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已經(jīng)不能跟上信息發(fā)展的步伐。而通過(guò)檔案管理的信息化，很多工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，大大地節(jié)省了人力和物力，不但可以讓查檔者自主查詢，不受時(shí)空限制，還省去了檔案管理者的一系列繁瑣的工作內(nèi)容。比如之前所用的紙質(zhì)版的檔案逐漸老化，如果采用了先進(jìn)的技術(shù)手段，將檔案管理信息化，那么檔案的保存時(shí)間就不受限制，也比之前更加安全和完整。

然后，高校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)檔案載體形式變化的需要。檔案的載體在經(jīng)過(guò)了許多年的改變之后，由最初的甲骨、鐘鼎變成了現(xiàn)在多數(shù)以紙張為載體的形式。傳統(tǒng)的高校檔案多是以紙張為載體來(lái)進(jìn)行記錄，這樣不易收集，還容易丟失，不方便加工和管理。信息化的高校檔案管理有效地避免了這一情況，它主要靠網(wǎng)絡(luò)、光盤等電子介質(zhì)來(lái)保存檔案，其保存和處理方式都發(fā)生了重大變化。這不但有利于檔案的長(zhǎng)期保存，還方便了高校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

最后，高校檔案管理信息化也是將社會(huì)與高校之間連接，讓資源得到共享，使得資源利用實(shí)現(xiàn)最大化，再也不用受空間和查詢方式的限制，社會(huì)各界可以根據(jù)自己不同的需求查到自己所需的資料，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

2高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題

2.1思想觀念落后

高校檔案管理是現(xiàn)代教育的基礎(chǔ)，也是高校工作的重要組成部分。高校的發(fā)展有賴于檔案管理的落實(shí)。從目前的情況來(lái)看，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有樹立起現(xiàn)代化管理檔案的意識(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，認(rèn)為檔案管理并不會(huì)對(duì)教學(xué)質(zhì)量有所影響。同時(shí)，很多檔案管理工作人員看到了自身與任課老師之間的差距，認(rèn)為自己的工作得不到單位的重視和認(rèn)可，所以按部就班，工作沒(méi)有創(chuàng)新，對(duì)自身工作缺乏責(zé)任心。這些人的一個(gè)共同點(diǎn)就是沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，致使檔案管理工作得不到重視，不能與逐漸發(fā)展的辦學(xué)思想相適應(yīng)。

2.2管理手段落后

由于資金等方面的不足，我國(guó)高校檔案管理信息化還處在初級(jí)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用還有很大的局限性。多數(shù)的檔案管理工作還是依靠手工進(jìn)行，這使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都得不到提高。還有很多高校雖然已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是由于工作人員使用水平有限，對(duì)計(jì)算機(jī)操作手法不夠熟練，所以多數(shù)還是利用傳統(tǒng)的手工進(jìn)行檔案管理，現(xiàn)代化的設(shè)備得不到真正的利用。同時(shí)，很多高校同時(shí)建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，庫(kù)里只有目錄沒(méi)有相應(yīng)的附件，且彼此獨(dú)立，互相之間沒(méi)有連接，使得資源共享成了空談。

2.3檔案工作人員專業(yè)技能偏低

從目前的情況來(lái)看，有些高校雖已具備了檔案管理信息化的硬件條件，但是由于工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備不夠，對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作能力欠佳，使得設(shè)備沒(méi)有被充分利用。對(duì)從事檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，他們不僅應(yīng)該是專業(yè)的，還應(yīng)該具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和英語(yǔ)能力。由于很多從事檔案管理工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)并不合理，沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的信息化技術(shù)訓(xùn)練，不能將信息化設(shè)備進(jìn)行較好的利用，導(dǎo)致高校檔案管理信息化建設(shè)成為了一紙空文。

3關(guān)于高校檔案管理信息化的幾點(diǎn)對(duì)策

3.1強(qiáng)化各方面對(duì)高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理在高校建設(shè)中的重要性逐漸顯露了出來(lái)。為了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該重視檔案管理工作，針對(duì)在檔案管理工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和科研活動(dòng)，通過(guò)實(shí)踐、認(rèn)識(shí)、再實(shí)踐、再認(rèn)識(shí)的道路，將檔案管理工作做得更好。同時(shí)，學(xué)校不但從領(lǐng)導(dǎo)層面開(kāi)始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，也應(yīng)該讓工作人員、在校學(xué)生、任課教師都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

3.2建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)之前，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自身?xiàng)l件和能力，充分利用校園網(wǎng)的設(shè)備，建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)完善更新數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案的真正存在意義在于利用，人們通過(guò)查閱檔案，得到更多的幫助。以前因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理手段的局限，很多數(shù)據(jù)有了損壞或者丟失，但是當(dāng)引進(jìn)了信息化技術(shù)之后，電子版的檔案管理手段代替了紙質(zhì)版的保存手段，這樣就增加了數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，我們還可以利用信息化的手段，使得檔案的查閱和搜索變得自動(dòng)化、快捷化，既節(jié)省了查閱人的時(shí)間，又提高了檔案利用的效率。

4結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作是高校日常工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，需要得到充分的重視。校領(lǐng)導(dǎo)不但要重視檔案管理工作，并且也要讓教職工將這一工作重視起來(lái)。從事檔案管理的工作人員需要積極樹立服務(wù)意識(shí)，變傳統(tǒng)的檔案管理為新型的服務(wù)型檔案管理。同時(shí)，廣大的高校檔案管理工作者應(yīng)該在工作中不斷提升自己的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)更多的信息技術(shù)知識(shí)和英語(yǔ)知識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷創(chuàng)新，將檔案管理工作做得更好。

參考文獻(xiàn)：

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[4]甘秋歌.新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J]．楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)院，2014，2: 84-86

Research on Archives Management Informationization

in Colleges and Universities

GAN Qiu-ge

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:With continuous development of science and technology, the awareness about information in the whole society becomes more and more strong. Meanwhile, the network information technology which helps us to solve problems is gradually being introduced into all walks of life. China's education is booming, and the level and quality of school education have been significantly improved. Informationization of university records management is the basis for the modernization of university information resources, not only it improves the quality of file management, but also it is an important means of improving teaching effectiveness. But for now, there are still many problems in the construction of college archives informationization. We should raise awareness ideologically, accelerate the construction of hardware and software to improve the overall quality, and better the information work about file management.

Key words:university; file management; information technology; staff; management mechanism

中圖分類號(hào)：G271; G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-9131(2015)02-0088-03

作者簡(jiǎn)介：甘秋歌(1979-)，女，陜西武功人，館員，學(xué)士，現(xiàn)主要從事人事檔案管理工作。

基金項(xiàng)目：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)項(xiàng)目“陜西省農(nóng)民專業(yè)合作社檔案規(guī)范化管理模式研究”(A2014037)的研究成果

收稿日期：2014-12-16