時(shí)紅娟

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

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基于WORD應(yīng)用技巧的探索與實(shí)踐

時(shí)紅娟

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

摘要：筆者結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，淺談了WORD格式排版中關(guān)于頁(yè)面獨(dú)立設(shè)置、文檔修訂及郵件合并等一些特殊的應(yīng)用技巧，對(duì)從事辦公室及相關(guān)工作人員會(huì)產(chǎn)生一定的借鑒和幫助作用。

關(guān)鍵詞：頁(yè)面設(shè)置； 文檔修訂； 郵件合并

0前言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)已成為人們工作、學(xué)習(xí)和生活不可或缺的基本技能。特別是長(zhǎng)期從事文字編輯、文檔處理、版面設(shè)計(jì)等辦公文秘人員來(lái)說(shuō)，熟練操作常用辦公軟件(如OFFICE辦公自動(dòng)化軟件)，掌握文檔處理的一些特殊技巧顯得尤為重要。這些技巧不僅可以便利工作，提高工作效率，更能產(chǎn)生一些圖文并茂、賞心悅目、設(shè)置合理、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)明的文檔資料。筆者在楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院長(zhǎng)期從事機(jī)房管理工作，對(duì)微軟公司出品的OFFICE辦公軟件(特別是WORD)有著較為深入的探索和應(yīng)用。本文主要從頁(yè)面獨(dú)立設(shè)置、文檔修訂及郵件合并等方面，談?wù)剛€(gè)人對(duì)WORD辦公軟件學(xué)習(xí)與探索的幾點(diǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以供讀者參考。

1頁(yè)面的獨(dú)立設(shè)置

許多同事在制作標(biāo)書(shū)、講義或各種篇幅較大的報(bào)告時(shí)，常常需要給全文每個(gè)章節(jié)設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，有時(shí)也要求封面、目錄及前導(dǎo)章節(jié)不允許出現(xiàn)頁(yè)碼等相關(guān)信息。而WORD提供的標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置命令，只能實(shí)現(xiàn)所有頁(yè)面具有相同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。因此對(duì)WORD頁(yè)面獨(dú)立設(shè)置技巧不夠熟練的人們一般會(huì)將每個(gè)章節(jié)變成一個(gè)獨(dú)立文檔，分別設(shè)置相應(yīng)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，這樣操作雖然省事，但會(huì)導(dǎo)致生成若干個(gè)獨(dú)立的WORD文檔，缺乏整個(gè)文檔的連貫性、整體性和全貌性。其實(shí)，完全可以通過(guò)WORD所提供的“節(jié)”命令，按照文檔編排要求，在一個(gè)文檔中完成“先分節(jié)，后設(shè)置”的設(shè)置，達(dá)到預(yù)期排版效果。具體操作如下(以WORD2010版為例)：

(1)由于WORD默認(rèn)全文只有一個(gè)節(jié)。則可通過(guò)【頁(yè)面布局】→【頁(yè)面設(shè)置】→【分隔符】→【分節(jié)符類(lèi)型】(如表1所示)→【下一頁(yè)】命令，使整個(gè)文檔的各個(gè)部分，如封面、寄語(yǔ)、目錄、各個(gè)章節(jié)、總結(jié)頁(yè)等分別變成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的“節(jié)”。

(2)通過(guò)【插入】→【頁(yè)眉/頁(yè)腳】命令，打開(kāi)頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)；然后使用【設(shè)計(jì)】→【導(dǎo)航】中“取消”【鏈接到前一條頁(yè)眉】命令，使全文各節(jié)可顯示不同的頁(yè)眉頁(yè)腳。

表1　分節(jié)符的類(lèi)型及作用

(3)凡不需要設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的如封面、寄語(yǔ)、目錄等“節(jié)”，就不需要對(duì)相應(yīng)“節(jié)”進(jìn)行設(shè)置。

(4)依次給每個(gè)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的頁(yè)眉頁(yè)腳。通過(guò)插入圖片、文字、頁(yè)碼等，使同一節(jié)所包含的頁(yè)面均自動(dòng)相同。

(5)任意調(diào)整各頁(yè)的頁(yè)碼顯示。若整個(gè)文檔沒(méi)有按照正常的頁(yè)碼順序出現(xiàn)，則可進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)后，使用【設(shè)計(jì)】→【頁(yè)眉和頁(yè)腳】→【頁(yè)碼】→【設(shè)置頁(yè)碼格式】,自由更改兩個(gè)參數(shù)：續(xù)前節(jié)或起始頁(yè)碼，使各節(jié)文檔的頁(yè)碼獨(dú)立或連續(xù)設(shè)置。

(6)通過(guò)以上操作，可使各“節(jié)”的頁(yè)眉、頁(yè)腳及頁(yè)碼獨(dú)立設(shè)置，互不影響。

2啟用修訂功能編輯文檔

WORD的“修訂”功能在修改電子文檔中非常實(shí)用。利用“修訂”功能，審閱者可以在WORD中對(duì)文檔進(jìn)行批改，而保留文檔原貌；作者收到修改好的文檔后，對(duì)所作過(guò)的修改一目了然，而且可以選擇性地接受修改。應(yīng)該說(shuō)這比傳統(tǒng)的紙質(zhì)批改作業(yè)更勝一籌，而這一切都只需在網(wǎng)絡(luò)中利用WORD的“修改”功能進(jìn)行。WORD的“修訂”工具能使審閱者對(duì)文檔所作的修改以不同的格式顯示出來(lái)，如添加的內(nèi)容顯示帶有下劃線(xiàn)，字體顏色不同，刪除的內(nèi)容則中間有一刪除線(xiàn)，與傳統(tǒng)的批改作業(yè)格式相似，且更清晰。作者則只須把鼠標(biāo)放在修訂的內(nèi)容上便可以顯示出修訂者和修訂時(shí)間等基本信息。那么，如何在WORD中實(shí)現(xiàn)“修訂”功能呢？

(1)打開(kāi)需要審閱或修改的WORD文件，依次點(diǎn)擊WORD下拉菜單欄中的“工具”→“選項(xiàng)”項(xiàng)目，此時(shí)彈出“選項(xiàng)”欄目的對(duì)話(huà)框(如圖1所示)。

圖1　“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框

(2)在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中，選擇“修訂”欄目中的“標(biāo)記”、“批注框”、“打印”等選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置(如圖1所示)。設(shè)置完畢，點(diǎn)擊“確定”即可開(kāi)始對(duì)已經(jīng)打開(kāi)的WORD文件進(jìn)行修改或?qū)忛?。如果是多人?duì)同一作業(yè)進(jìn)行修訂或?qū)忛?，為區(qū)別不同審閱者的標(biāo)記，還需要對(duì)“修訂”的格式進(jìn)行設(shè)置(如同不同的修訂者持不同顏色的筆對(duì)同一作業(yè)進(jìn)行修改)。此時(shí)，在圖1所示的對(duì)話(huà)框中進(jìn)入“修訂”格式設(shè)定相應(yīng)欄目對(duì)話(huà)框。審閱者可以根據(jù)自己的風(fēng)格，設(shè)置不同類(lèi)型的“刪除”標(biāo)記線(xiàn)和標(biāo)記顏色；設(shè)置不同類(lèi)型的“插入文字”標(biāo)記線(xiàn)和文字顏色等。

(3)例如將“實(shí)現(xiàn)百縣千企聯(lián)姻工程，爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)一流職業(yè)大學(xué)”修改成“深化百縣千企聯(lián)姻工程，爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)一流職業(yè)大學(xué)”，在文檔中，要將“實(shí)現(xiàn)”改成“深化”。修改過(guò)程與普通的WORD文件編輯沒(méi)有任何區(qū)別，只是計(jì)算機(jī)自動(dòng)將修訂者刪除的內(nèi)容以不同于原文字體顏色的刪除線(xiàn)顯示，增加的內(nèi)容以和不同于原文的字體顏色和下劃線(xiàn)顯示。若將鼠標(biāo)移到所作修改的文字上，計(jì)算機(jī)還會(huì)顯示修訂者的相關(guān)信息，包括修訂者(計(jì)算機(jī)用戶(hù)名)、修訂時(shí)間及修訂內(nèi)容。修改行的左邊(或右邊，這與上面的選項(xiàng)中的設(shè)置有關(guān))會(huì)顯示一條醒目的豎線(xiàn)，即用“修改過(guò)的行”標(biāo)記來(lái)提醒原作者注意。在顏色選擇時(shí)如果選擇“作者”，則按照不同修訂者顯示不同的顏色，一般第一修訂者所作修訂顯示為紅色，第二修訂者的修改為藍(lán)色。如果選擇了某一種固定的顏色，則所有修訂者所作修訂都以同一顏色顯示。這里所指的修訂者是指安裝OFFICE時(shí)輸入的用戶(hù)名，一般一臺(tái)計(jì)算機(jī)對(duì)應(yīng)一位修訂者。

作者收到審閱后的文檔，所看到的是用不同顏色批注過(guò)的WORD文件(如同教師批改過(guò)的作業(yè)本)。作者可以根據(jù)自己的見(jiàn)解，選擇性的對(duì)審閱者的修改接受或拒絕。具體操作如下：

(1)打開(kāi)審閱過(guò)的WORD文件，將“審閱”工具欄選出來(lái)，如圖2所示。

圖2　“審閱”工具欄

(2)點(diǎn)擊“審閱”工具欄中的“接受所選修訂”或“拒絕所選修訂”按鈕。在文件格式上，有三種方案可供選擇：選擇“突出顯示”按鈕，然后選擇要突出顯示的修訂內(nèi)容，則所作修訂與原文不同格式顯示；選擇“原始狀態(tài)”，則保持原文，所作的修改都不顯示。在文件內(nèi)容方面，也有三種方案可供選擇：如果想逐一查看，則點(diǎn)擊第一處修改：“實(shí)現(xiàn)”的刪除，點(diǎn)擊“接受所選修訂”按鈕，則“實(shí)現(xiàn)”字消失。光標(biāo)自動(dòng)查找到下一修訂處，即“深化”字，點(diǎn)擊“接受所選修訂”，則“深化”字顯示格式與原文相同。如果作者對(duì)修改很滿(mǎn)意，可以直接點(diǎn)擊“接受文檔所做的所有修訂”，則全文格式不變，內(nèi)容是修改過(guò)后的內(nèi)容。如果感覺(jué)全文修改的不好，想全部保留自己原來(lái)的觀(guān)點(diǎn)，可以選擇“拒絕對(duì)文檔所做的所有修訂”，則全文不做任何修改。點(diǎn)擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，將文檔所作的修改全部列于頁(yè)面下方。

3“郵件合并”功能的使用

在實(shí)際應(yīng)用中，筆者經(jīng)常會(huì)遇到批量生成錄取通知書(shū)、學(xué)生證、成績(jī)報(bào)告單、獲獎(jiǎng)證書(shū)、請(qǐng)柬等現(xiàn)象，這些證件一般可通過(guò)WORD郵件合并功能快捷生成。下面以A6大小的工作證為例，淺述其制作過(guò)程：

(1)制作主文檔。先在空白的WORD文檔中，設(shè)置紙張大小(即A6大小，14.85cm×10.5cm)，上下左右頁(yè)邊距均設(shè)置1 cm。然后根據(jù)工作證所需欄目插入表格，制作工作證樣本，填寫(xiě)固定不變的信息內(nèi)容，并設(shè)置【表格屬性】→【選項(xiàng)】→【取消自動(dòng)重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容】，同時(shí)設(shè)置表格為【自動(dòng)調(diào)整】→【固定列寬】，預(yù)留出空白數(shù)據(jù)區(qū)域并保存。

(2)在EXCEL中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。在EXCEL中創(chuàng)建二維表，字段分別為姓名、性別、年齡……等，對(duì)應(yīng)字段完成表格信息?？稍陬A(yù)留的“照片”區(qū)域或新生成的固定位置的“無(wú)邊框色無(wú)填充色的文本框”中插入照片域。具體操作為先【插入】→【文檔部件】→【域】打開(kāi)對(duì)話(huà)框，選擇【IncludePicture】域，在對(duì)話(huà)框中任意輸入文件名，例為ABC即可。將所有的照片均以其身份證號(hào)命名，例：610403199001010011.jpg格式。EXCEL中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源中包含所有的數(shù)據(jù)區(qū)域列表，其中的“照片”字段應(yīng)輸入所有的照片的文件名。若數(shù)據(jù)量較大，可通過(guò)EXCEL公式自動(dòng)求出照片的文件名(=身份證號(hào)所在的列&“.JPG”自動(dòng)生成)，并保存。

(3)郵件合并。首先，打開(kāi)主文檔，使用【郵件】→【選擇收件人】→【使用現(xiàn)有列表】打開(kāi)剛制作好的數(shù)據(jù)源。按格式指定的位置使用【郵件】→【插入合并域】插入相應(yīng)的數(shù)據(jù)源字段；其次，在主文檔中，按ALT+F9，將剛插入的照片域切換成域代碼，選中其中的“ABC”，并使用【郵件】→【插入合并域】，使“ABC”被替換為正確的如“照片”相應(yīng)字段名，例，將原存在的ABC變更為{MERGEFIELD 照片}；最后，通過(guò)【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個(gè)文檔】等命令，合并生成最終的郵件合并文檔。

4結(jié)語(yǔ)

通過(guò)筆者在實(shí)踐應(yīng)用中的不斷應(yīng)用與探索，總結(jié)歸納出了WORD的頁(yè)面獨(dú)立設(shè)置、文檔修訂、郵件合并等三種應(yīng)用技巧，提供給廣大讀者，相信對(duì)從事辦公室及相關(guān)工作人員有一定的借鑒和幫助作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]弓有輝.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].北京：中國(guó)鐵道出版社，2010.

[2]弓有輝.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)上機(jī)指導(dǎo)與實(shí)訓(xùn)[M].北京：中國(guó)鐵道出版社，2010.

[3]段智毅.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].西安：陜西師范大學(xué)出版社，2012.

Analysis on Special Typesetting Skills of WORD

SHI Hong-juan

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Combined with practical experience, the author illustrated some special skills of page independent setting, revised document and email merging in WORD typesetting, in order to help personnel in office work.

Key words:page setting; document revision; email pooling function

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391.12

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-9131(2015)02-0076-03

作者簡(jiǎn)介：時(shí)紅娟(1976-)，女，陜西華縣人，高級(jí)實(shí)驗(yàn)師，主要從事計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)與管理工作。

收稿日期：2014-09-23