孟凡玲　劉云霞　韓真

摘 要：本文對(duì)天津市十所獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)其存在的共性問題，提出建設(shè)性意見和改進(jìn)檔案管理工作的思路，為獨(dú)立學(xué)院檔案內(nèi)涵式發(fā)展提供有力的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；數(shù)字檔案；檔案管理

我國(guó)獨(dú)立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國(guó)已有300多所。獨(dú)立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨(dú)立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求下，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。

1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析

針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長(zhǎng)，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫(kù)房設(shè)備還不完善，有的沒有專門的庫(kù)房，有的也是一個(gè)小庫(kù)房，也都沒有購(gòu)買干濕機(jī)器對(duì)庫(kù)房的干濕度控制，庫(kù)房條件相對(duì)簡(jiǎn)陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢(shì)不容樂觀。

2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策

1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率

一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。

2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。

3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。

4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、發(fā)布編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)

互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢(shì)而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。

總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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