摘要：現(xiàn)如今，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷的發(fā)展和提高，我國會(huì)計(jì)信息化工作得到不斷的推進(jìn)，會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中得到廣泛的運(yùn)用，并且已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的手工記賬，成為當(dāng)前會(huì)計(jì)核算工作最為重要的手段，但是在電算化的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)文件，這就使得會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義的紙質(zhì)檔案與儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)和各類存儲(chǔ)介質(zhì)中的電算化會(huì)計(jì)檔案。本問就結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中的問題進(jìn)行分析，以期找出合適的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)檔案；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）012-0000-02

在《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中，會(huì)計(jì)電算化被定義為是存儲(chǔ)器在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或者光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)?，F(xiàn)如今，隨著電算化會(huì)計(jì)檔案的管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)性亟待解決的大問題。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）制度不健全，且缺乏相應(yīng)政策

在會(huì)計(jì)檔案的管理過程中，只有《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔與保管、利用等一系列管理流程及保管期限等缺乏必要的制度約束與保障，會(huì)計(jì)人員在工作中對(duì)電算化數(shù)據(jù)常常會(huì)覺得無法可依，無章可循，因而會(huì)給實(shí)際的工作造成一定的困難。此外，對(duì)于不少單位來說，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是處理工具的變化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、查閱仍然沿用的是手工系統(tǒng)制度，并沒有對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的檔案保管人員的職責(zé)做出相應(yīng)的規(guī)定，并且也沒能采取相應(yīng)的措施對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管。

（二）缺少電子數(shù)據(jù)備份，會(huì)計(jì)檔案不完整

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，用電子計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，不僅需要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，并且還需要保存出打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。但是就現(xiàn)如今的大多數(shù)企業(yè)來說，都將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行打印保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，但是對(duì)會(huì)計(jì)的電算化檔案的管理卻相對(duì)比較忽視，這一忽視勢(shì)必會(huì)影響大會(huì)計(jì)檔案管理的完整性。并且單位的決算數(shù)據(jù)進(jìn)行保存時(shí)應(yīng)當(dāng)與決算的編制說明，決算的分析報(bào)告等一些檔案進(jìn)行完整備份，只有這樣才能夠確保會(huì)計(jì)電算化檔案管理的完整性。

（三）會(huì)計(jì)檔案人員的業(yè)務(wù)能力較低

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案人員來說，本身具備一定的計(jì)算機(jī)能力基礎(chǔ)，但是對(duì)于相應(yīng)的專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)來說，大部分的會(huì)計(jì)檔案人員缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。從而會(huì)造成電算化檔案管理整體的工作水平不高，并且還制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利開展。

（四）電算化快的軟件和數(shù)據(jù)兼容性差，且局限性大

在會(huì)計(jì)電算化的過程中，由于自身的特點(diǎn)會(huì)對(duì)電算化的檔案管理及利用造成一定的影響如下就具體的影響內(nèi)容進(jìn)行分析。

1.數(shù)據(jù)的格式多種多樣

對(duì)于電算化會(huì)計(jì)的檔案管理中，常常會(huì)遇到不同的數(shù)據(jù)格式。如在會(huì)計(jì)軟件中形成的數(shù)據(jù)軟件有bdb文件、jio文件格式、加密文件rar文件等，對(duì)于多種多樣的格式而言，對(duì)其進(jìn)行保存就是一個(gè)大問題。并且會(huì)加劇工作人員的工作強(qiáng)度，因工作人員的工作水平參差不齊會(huì)忽視此類問題，而且備注信息不及時(shí)，不能夠高效率的對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，如遇到查閱備份數(shù)據(jù)時(shí)，仍然是查閱紙質(zhì)報(bào)表，從而又回到了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)表階段。

2.兼容性較差

會(huì)計(jì)電算化所形成的文件具有一個(gè)區(qū)別于其他電子文件的特點(diǎn)，是因?yàn)樗陨肀匾蕾囂囟皩Ｓ玫能浖M(jìn)行識(shí)別或者讀取，并且對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件來說，其更新?lián)Q代較快，并且由于初期的計(jì)算機(jī)軟件不能夠做到兼容，使得之前備份的數(shù)據(jù)不能夠在新的版本系統(tǒng)中被正確的識(shí)別，從而就使得我國的備份工作失去了原本的意義。

3.數(shù)據(jù)必須依托一定的載體才能夠被讀取

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)而言，一般情況下，備份的數(shù)據(jù)只有在與導(dǎo)出數(shù)據(jù)相一致的情況下才能夠進(jìn)行恢復(fù)，從而也才能夠被轉(zhuǎn)化為可以識(shí)別的數(shù)字及圖表的信息。對(duì)于工作人員來說，經(jīng)常會(huì)遇到查看以前年度的數(shù)據(jù)或是更換新電腦，但是在數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)無法修復(fù)。對(duì)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)而言，修復(fù)程序是電算化數(shù)據(jù)文件運(yùn)行的載體及依托，從而來說，有著不容忽視的作用。因而應(yīng)當(dāng)重視數(shù)據(jù)載體的作用，不能夠發(fā)揮數(shù)據(jù)載體應(yīng)用的作用，同時(shí)也不便給單位的經(jīng)營(yíng)與管理提供幫助。

二、針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的問題提出的相應(yīng)對(duì)策

（一）建立和完善相應(yīng)的法規(guī)制度

在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理過程中，只有具備完善的法律法規(guī)制度才能使得會(huì)計(jì)的電算化管理得到一定的保障。在建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)操作的流程進(jìn)行規(guī)范，并且還應(yīng)當(dāng)制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，使之能夠引起各個(gè)單位的高度重視。并且還應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化管理的特點(diǎn)及相關(guān)部門要求，對(duì)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行修訂與管理，從而為會(huì)計(jì)人員的日常工作提供一系列相應(yīng)的指導(dǎo)。

（二）提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案不同于一般的檔案，因而不能夠按照一般的檔案進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)的檔案管理因內(nèi)容廣泛，并且還具備一定的廣泛性與嚴(yán)密性等特點(diǎn)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理而言，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理，因此這對(duì)檔案的管理人員而言，必須具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)還需具備專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，并且還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代的管理手段進(jìn)行熟知。因而，培養(yǎng)一批高業(yè)務(wù)能力的會(huì)計(jì)檔案管理人才，是當(dāng)今企業(yè)必須應(yīng)當(dāng)重視的問題，也只有這樣才能夠適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

（三）做好會(huì)計(jì)檔案資料的基礎(chǔ)工作

首先在這些基礎(chǔ)工作中，應(yīng)當(dāng)選取高質(zhì)量的載體產(chǎn)品。對(duì)紙質(zhì)載體而言，選擇紙張較好，耐磨、耐折疊的紙張。對(duì)于軟件載體而言，應(yīng)當(dāng)選擇性能高、質(zhì)量好、存期長(zhǎng)的產(chǎn)品。對(duì)于存放地點(diǎn)而言，應(yīng)當(dāng)選擇適當(dāng)?shù)拇娣诺攸c(diǎn)，電算化會(huì)計(jì)檔案資料對(duì)存放地點(diǎn)的要求比較嚴(yán)格，如，對(duì)磁性介質(zhì)的材料而言，在選擇地點(diǎn)時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離輻射區(qū)，為了避免磁性介質(zhì)受磁性輻射影響而使得功能減弱或者喪失。

（四）對(duì)備份進(jìn)行有效的管理

會(huì)計(jì)人員應(yīng)該重視電算化會(huì)計(jì)檔案管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其應(yīng)當(dāng)對(duì)備份的環(huán)節(jié)引起足夠的重視。對(duì)電算化的備份來說一般做好異地備份與外存儲(chǔ)備份，因不脫機(jī)備份在遇到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰時(shí)會(huì)給數(shù)據(jù)造成不可估量的影響。此外，還應(yīng)當(dāng)高度的重視系統(tǒng)平臺(tái)及軟件載體及補(bǔ)充程序的備份，從而確保數(shù)據(jù)格式及軟件載體能夠得到相應(yīng)有效的兼容。

（五）對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類

在會(huì)計(jì)電算化的檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)較多的形式的文件數(shù)據(jù)，因而應(yīng)定期的對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立相同格式文件的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，便于查閱數(shù)據(jù)。對(duì)于文本型的數(shù)據(jù)庫在保存的過程中應(yīng)當(dāng)分類保存，對(duì)于數(shù)值型的數(shù)據(jù)可以備份成電子表格文件，這一分類備份能夠?yàn)閱挝坏呢?cái)務(wù)提供有效地服務(wù)。

（六）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)做好保密工作

會(huì)計(jì)電算化檔案管理與紙質(zhì)檔案相比其篡改較為容易，并且不留痕跡不易被人發(fā)現(xiàn)。因而從計(jì)算機(jī)程序方面進(jìn)行考慮，應(yīng)當(dāng)在一定的程序步驟中進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，從根源上保障電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性，從而才能有效的杜絕問題的發(fā)生。

三、結(jié)語

就國內(nèi)電算化會(huì)計(jì)的管理現(xiàn)狀來看，我國電算化會(huì)計(jì)檔案的管理才剛剛的起步，并且在其發(fā)展的過程中還存在許多亟待解決的問題，這些問題嚴(yán)重制約著我國會(huì)計(jì)電算化的管理。對(duì)于會(huì)計(jì)管理人員來說，應(yīng)當(dāng)正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理中的問題，并結(jié)合單位的實(shí)際情況進(jìn)行解決，從而促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化檔案管理健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：梁春典（1968-），女，廣西欽州人，本科，經(jīng)濟(jì)師，主要研究方向：高校會(huì)計(jì)檔案類。endprint