朱潔

無(wú)紙化辦公，是在計(jì)算機(jī)、音像設(shè)備等現(xiàn)代化辦公工具得到普遍運(yùn)用的條件下，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆等傳統(tǒng)工具進(jìn)行各種業(yè)務(wù)、事務(wù)的處理。

過(guò)去，集團(tuán)管理層發(fā)布公文、新聞、通知等，要通過(guò)紙質(zhì)打印、校對(duì)、印制、傳送，時(shí)間長(zhǎng)、流動(dòng)性弱、受眾面窄，影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內(nèi)。使用電子文件，在大量節(jié)約企業(yè)成本的同時(shí)，能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性

電子文檔不同于傳統(tǒng)的“白紙黑字”，具有易改動(dòng)性、易出錯(cuò)性、易消失性以及易受攻擊性。目前，我國(guó)部分企事業(yè)單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況，有的電子文檔隨便改動(dòng)、隨便存放，不注意保持文檔的原始性；有的電子文檔用U盤(pán)等介質(zhì)存放，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步被淘汰；有的電子文檔毫無(wú)病毒防護(hù)等必要的安全措施，容易受到黑客的攻擊，等等。

對(duì)此，要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實(shí)性。根據(jù)電子文檔管理工作的實(shí)際情況，除開(kāi)在各層級(jí)和各部門(mén)間的運(yùn)行和傳送的過(guò)程，電子文檔大致可分為產(chǎn)生、歸檔、運(yùn)用等三個(gè)階段，保護(hù)措施的設(shè)立，也應(yīng)圍繞這三個(gè)階段，構(gòu)建起其原始性、真實(shí)性保護(hù)體系，保證電子文檔一經(jīng)產(chǎn)生，就能得到有效維護(hù)，從而確保其憑證作用。其中，最重要的就是要加強(qiáng)電子文檔生成定稿階段的管理，確保歸檔文件的“原件”屬性。

嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔與管理

一是嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。增強(qiáng)省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺(jué)性，建立和維護(hù)正規(guī)的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會(huì)隨著高新技術(shù)的發(fā)展改變，但是檔案和檔案工作的基本性質(zhì)不會(huì)改變。因此，原有的規(guī)范紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)檔案管理制度，對(duì)電子文檔的管理也同樣起著規(guī)范的作用。在嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的同時(shí)，檔案管理部門(mén)要從自身的職責(zé)和任務(wù)著手，根據(jù)本單位實(shí)際情況對(duì)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的各項(xiàng)原則要求進(jìn)一步細(xì)化。

二是建立平臺(tái)軟硬件的測(cè)試、維護(hù)和管理制度。對(duì)于硬件的技術(shù)指標(biāo)、性能，對(duì)于軟件的使用功能要進(jìn)行定期的檢測(cè)。

三是建立電子檔案管理的建設(shè)與協(xié)作機(jī)制。信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征。因此，必須建立電子檔案管理的全方位協(xié)作。省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)要根據(jù)自身的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，重點(diǎn)建立起檔案管理部門(mén)與三個(gè)方面的協(xié)作機(jī)制：即建立與集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)之間的協(xié)作機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭運(yùn)作，重點(diǎn)解決電子文檔的規(guī)范化、文檔信息資源的開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題；建立與省檔案局之間的協(xié)作機(jī)制；建立與其它單位之間的協(xié)作機(jī)制，重點(diǎn)解決信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題。電子檔案管理的協(xié)作過(guò)程，也是電子檔案開(kāi)發(fā)利用和完善發(fā)展的過(guò)程，只有建立起更加科學(xué)完善的運(yùn)行與協(xié)調(diào)機(jī)制，才能更好地為省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)和社會(huì)提供更加便捷的服務(wù)。

注重檔案管理部門(mén)的各方面投入

現(xiàn)代檔案的管理工作，對(duì)硬件和軟件的配備都提出了新要求：一是改變省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)當(dāng)前檔案管理部門(mén)設(shè)備落后的局面；二是檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要相應(yīng)提升。

這就需要盡快形成結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)復(fù)合的人才群體。除了按要求引進(jìn)和配備專(zhuān)職檔案管理人員外，還要積極提供教育培訓(xùn)和進(jìn)修交流的機(jī)會(huì)，努力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。加強(qiáng)復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，確保信息資源的安全、開(kāi)發(fā)與利用，就必須培養(yǎng)一批既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。滿(mǎn)足了集團(tuán)無(wú)紙化辦公條件下建網(wǎng)、管網(wǎng)、用網(wǎng)和檔案信息資源開(kāi)發(fā)運(yùn)用的需要。

加強(qiáng)電子檔案管理，需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，加大資金和設(shè)備的投入力度，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案包括軟硬件設(shè)施的建設(shè)。主要硬件包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、高速掃描儀、高分辨率的數(shù)碼相機(jī)、錄像機(jī)、錄音筆和電子簽章系統(tǒng)等設(shè)備；主要軟件包括辦公系統(tǒng)公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)電子檔案管理平臺(tái)和其他應(yīng)用軟件。為確保電子文檔的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要將歸檔電子文件采取一式兩套的方法，拷貝至耐久性好的載體上，一套封存保管，不得外借；一套開(kāi)發(fā)利用。

（湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)）endprint