張娟+張新宏

[摘 要]本文分析了學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的背景及保障體系，重點(diǎn)分析了高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的過程，目的是使學(xué)生檔案管理工作邁上新臺階，為學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等提供良好的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]高校;學(xué)生檔案;數(shù)字化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的手工管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。學(xué)生檔案從建檔、保存、查詢、利用和檔案郵遞等過程都發(fā)生了質(zhì)的變化。構(gòu)建一種適合高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的新方法，以解決傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理中存在的問題，是當(dāng)前高校檔案工作急需解決的實(shí)際問題。

一、高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的背景

1.2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令）。它是指導(dǎo)新時(shí)期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文件。本辦法將學(xué)生在校形成的文件材料納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念。

2.高校檔案工作的重點(diǎn)一是管理，二是服務(wù)。而要提高學(xué)生檔案管理工作水平，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是關(guān)鍵;檔案工作服務(wù)創(chuàng)新是從事檔案工作的理論基礎(chǔ)和行動(dòng)指南，我們要在新的機(jī)遇條件下，結(jié)合高校學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況，用創(chuàng)新理念服務(wù)于高校各項(xiàng)工作。

二、高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)保障體系

高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及檔案學(xué)、軟件科學(xué)、信息管理等多個(gè)領(lǐng)域，需要學(xué)校各個(gè)部門的共同參與。

1.前期準(zhǔn)備階段。這一階段主要分析學(xué)生檔案信息化管理項(xiàng)目的可行性、項(xiàng)目投資收益比、項(xiàng)目的主要功能、學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的選擇及相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施配套情況、學(xué)生電子檔案接收范圍、接收源等。并合理規(guī)劃項(xiàng)目各階段的目標(biāo)及完成任務(wù)，組織專人負(fù)責(zé)各階段，并通過招投標(biāo)篩選出最合適的合作伙伴。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校學(xué)生檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)，主要由硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和校園網(wǎng)絡(luò)組成。在硬件方面，主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、存儲設(shè)備及其它必要組件。軟件系統(tǒng)主要指檔案信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)除應(yīng)具有收集、管理、保存和利用等功能外，還應(yīng)能實(shí)現(xiàn)公告發(fā)布、權(quán)限管理、元數(shù)據(jù)管理、安全管理等功能，以確保學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、完整性。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)主要包括基于局域網(wǎng)的檔案管理平臺，基于校園網(wǎng)的學(xué)校平臺和基于互聯(lián)網(wǎng)的公眾平臺，統(tǒng)一各部門之間管理軟件數(shù)據(jù)接口，以實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子檔案的收集、保管、利用，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子檔案資源共享。

3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)主要包括兩方面：一是傳統(tǒng)學(xué)生檔案的數(shù)字化處理，即將已保存的學(xué)生實(shí)體檔案通過掃描儀電子化;二是學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，主要涉及學(xué)生電子檔案的生成、接收、傳遞、保存和查詢利用。首先，對原有館藏的學(xué)生紙質(zhì)檔案，學(xué)校應(yīng)通過前期調(diào)研、規(guī)劃，制定符合本校的數(shù)字化加工方法進(jìn)行數(shù)字化;其次，對正在形成的學(xué)生電子檔案，各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合已出臺的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，積極制定適合本校的學(xué)生電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確學(xué)生電子檔案的數(shù)據(jù)格式、收集范圍、接收規(guī)范等內(nèi)容。

4.保障體系建設(shè)。學(xué)生檔案數(shù)字化管理的保障體系離不開人力、物力、財(cái)力的支持。高校領(lǐng)導(dǎo)要給予重視，將檔案信息化建設(shè)列入議事日程。加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，保證高校檔案機(jī)構(gòu)購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施。加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面解決檔案部門人員編制少的問題，增加新員工。另一方面定期對館內(nèi)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高學(xué)生檔案工作人員的管理水平。

三、高校學(xué)生檔案數(shù)字化形成過程

1.調(diào)出學(xué)生檔案。對學(xué)生檔案拆分和登記。根據(jù)各高校檔案信息化程度和實(shí)際情況，按批次調(diào)閱檔案，以專業(yè)和班級為一批，填寫檔案借閱登記表。對于不同類型檔案的特點(diǎn)采取不同的拆分辦法，并不能損壞檔案，以確保學(xué)生檔案的原始性。

2.學(xué)生檔案掃描。針對不同檔案的特點(diǎn)，采用不同的掃描方案。對于紙質(zhì)較差、字跡不清的學(xué)生檔案，采用平板掃描儀，輕拿輕放;對于學(xué)生設(shè)計(jì)的圖紙檔案采用圖紙專用的工程掃描儀;對于紙質(zhì)較好且量較大的學(xué)生各種證書檔案可以采用高速掃描儀。

3.學(xué)生電子檔案保存。按照檔案管理系統(tǒng)對學(xué)生電子檔案技術(shù)規(guī)格的要求命名文件名，保存掃描文件，修復(fù)編輯學(xué)生電子檔案。對已經(jīng)保存的文件進(jìn)行糾偏、去污、拆邊、對比度、亮度等處理，確保文件清晰、端正、干凈。

4.學(xué)生電子檔案識別。對于文檔類學(xué)生電子檔案，通過圖文掃描系統(tǒng)編輯后導(dǎo)入數(shù)據(jù)系統(tǒng)識別，識別后的文件按照學(xué)生檔案管理要求生成雙層PDF文件。

5.學(xué)生電子檔案質(zhì)量檢測與分類。對于掃描且編輯完成的掃描件，依據(jù)學(xué)生檔案的個(gè)人信息，按照高校檔案管理系統(tǒng)的要求，制作檔案導(dǎo)入系統(tǒng)模板，著錄檔案相關(guān)信息，同時(shí)檢查是否有漏掃或檔案不完整的現(xiàn)象，確保檔案目錄數(shù)據(jù)分類與檔案掃描文件的一一對應(yīng)。

6.學(xué)生電子檔案導(dǎo)入高校檔案管理系統(tǒng)，歸還檔案。掃描且檢查合格的學(xué)生電子檔案，按照高校檔案管理系統(tǒng)的要求導(dǎo)入高校檔案管理系統(tǒng)，確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄100%掛接正確，使加工掃描成果在高校檔案管理系統(tǒng)中有效檢索和顯示。按照檔案原貌封裝檔案，檔案歸還后上架，同時(shí)要把當(dāng)期完成的電子檔案備份保存。

總之高校學(xué)生檔案是高校檔案館藏的重要組成部分，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理，使之與高校辦公自動(dòng)化形成一個(gè)有機(jī)整體，將學(xué)生電子檔案生成與歸檔相連接，提高學(xué)生檔案歸檔率，使查詢者不局限于學(xué)生檔案室。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞、異地處理、網(wǎng)內(nèi)共享和實(shí)時(shí)歸檔，這樣就會讓學(xué)生檔案最大程度的發(fā)揮作用，體現(xiàn)以人為本的思想，為用人單位和學(xué)生提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：張娟，女，碩士研究生，館員，主要從事高校學(xué)生教育與檔案管理研究工作。

基金項(xiàng)目：本文為2012年陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級科研立項(xiàng)課題《高校“學(xué)生類”檔案管理模式探索與研究》（項(xiàng)目編號ZK12-15）