曹光順
摘 要:衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理存在意識不到位、機制不健全、收集內容不齊全、管理方式不科學和管理人員素質不高等問題,應采取加強領導,提高認識;建立健全制度,規(guī)范檔案資料的管理;提高質量,提高檔案開發(fā)利用率;科學管理,提高檔案管理現(xiàn)代化水平;提高素質,更新檔案管理的服務理念等措施,促進單位業(yè)務工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮。
關鍵詞:人事檔案管理 存在問題 對策
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)10(a)-0185-01
人事檔案是個人經(jīng)歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況的客觀記錄,可為單位求才、個人求職提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理,可以促進人力資源管理和人才資源開發(fā)工作的順利開展。
1 人事檔案管理存在的問題
1.1 人事檔案管理的意識不到位
領導一般認為人事檔案工作就是保管的事務性工作,只要不丟失不泄密,能應付外調、查檔就行。領導的管理意識不到位,存在等待觀望現(xiàn)象,對出臺的政策規(guī)定執(zhí)行不力,解決問題不及時,管理墨守成規(guī),使人事檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢。
1.2 人事檔案管理機制不健全
領導檔案意識淡薄,對新時期的人事檔案管理認識模糊,重視不夠,造成了管理機制不健全。對歸檔范圍內的材料不能及時上交,甚至根本就不交,嚴重影響了檔案材料的收集,人才引進和輸出不規(guī)范,認為只要是檔案,不管材料是否齊全拿回來就行,造成人事檔案管理混亂。
1.3 人事檔案內容不齊全
由于沒有健全的歸檔收集工作制度,管理人員不能及時完成檔案收集工作,較為被動。主要表現(xiàn)在:(1)重復填寫的內容較多,如出生年月、參加工作時間、文化程度等材料在內容和形式上是雷同的。(2)反映專業(yè)技術人員業(yè)務能力和工作業(yè)績的材料較少,個人檔案以履歷表、職務變動、工資變動為主。從這些檔案材料中不能全面反映其個人能力、業(yè)績、繼續(xù)教育、學術成果等情況。(3)在考核性、鑒定性的材料中,程式化定性描述較多,而反映個性或定量的材料較少。
1.4 人事檔案管理方式不科學
隨著科學技術手段的不斷進步和發(fā)展,普遍采用人事檔案信息管理系統(tǒng),不斷提高計算機信息水平?jīng)]有充分利用,沒有充分挖掘和發(fā)揮先進技術手段,不能廣泛運用計算機技術,造成人事檔案管理效率較低,資源浪費現(xiàn)象較為嚴重。
1.5 管理人員素質不高
在衛(wèi)生監(jiān)督機構主要重視衛(wèi)生技術人員素質的提高和繼續(xù)教育,對檔案管理人員的素質提高不能納入計劃和要求,隨意安排人事檔案管理人員,政治素質不高,法律法規(guī)觀念淡薄,責任心不強,缺乏行業(yè)道德精神,知識結構不合理,專業(yè)知識少,對業(yè)務不精通;檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓,其管理水平停留在經(jīng)驗上,思想觀念和管理水平落后,缺乏創(chuàng)新和活力,人事檔案沒有發(fā)揮出應有作用。
2 人事檔案管理的對策
針對人事檔案管理中存在的問題,須采取相應的對策,推動人事檔案管理工作進一步向前發(fā)展[1]。
2.1 加強領導,提高認識
一是認真貫徹執(zhí)行人力資源管理部門關于人才管理的法律法規(guī)文件,提高對人事檔案管理的認識,明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。二是加強與領導溝通,掌握人事檔案管理的業(yè)務知識,提高認識,明確人事檔案管理工作是人力資源管理的支柱。三是強化衛(wèi)生監(jiān)督機構人事部門的職能作用,做好人事檔案管理工作的監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。四是加強與進入和調出人員的溝通、聯(lián)系,征求當事人檔案保管意見,做好檔案管理工作。
2.2 建立健全制度,規(guī)范管理檔案
建立和完善檔案管理制度,是保證規(guī)范管理檔案的有力措施。要建立健全從收集、歸檔、日常保管、借閱和利用等一系列過程的檔案管理制度,保證管理過程的規(guī)范化;其次,為了避免檔案的丟失、改動,必須建立健全檔案管理目標考核和責任追究制度,在材料的轉入、轉出和接收以及檔案的查閱、借閱等環(huán)節(jié)均應登記造冊,方便利用,準確提供相關檔案信息,避免檔案泄密、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生。對檔案管理中出現(xiàn)的問題要追究相關人員的責任,保證檔案管理規(guī)范有序,真正發(fā)揮人事檔案應有的作用。
2.3 提高質量,提高檔案開發(fā)利用率
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著人事制度改革的進一步深入,需要入檔的材料不斷增多,人事檔案材料收集工作面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門應主動與材料形成部門聯(lián)系,掌握材料形成規(guī)律,做好平時經(jīng)常性的收集歸檔工作。人事檔案管理人員必須積極、主動、細心,做到手勤、嘴勤、腿勤,對收集到的檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準確、精練,觀點是否明確方面進行認真細致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔;對不屬歸檔范圍的材料及時退給有關科室,做到不散失、不積壓。管理人員必須及時收集、認真整理、細致鑒別與人事檔案有關的材料,做到取之有據(jù)。材料不符合歸檔要求的,要及時處理,手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進行補辦,保證獲得的材料齊全完整、手續(xù)完全,確保人事檔案的真實性、準確性和權威性。
2.4 科學管理,提高檔案管理現(xiàn)代化水平
人事檔案是人才信息資源庫,必須應用先進科學技術手段進行管理,不斷提高工作效率和延長人事檔案壽命的,重要的是合理利用其中的信息資源,最大限度地發(fā)揮作用。所以檔案管理部門要運用計算機輔助管理人事檔案,利用現(xiàn)代設備和技術,將檔案資料整理輸入計算機,將其轉變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。同時要創(chuàng)新人事檔案管理模式,充分利用計算機網(wǎng)絡技術,將不屬于保密范圍的檔案信息資源實行有效社會共享,向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務。這有利于利用者隨時查詢,又提高了工作效率和質量,大大提高了檔案利用效率。
2.5 提高素質,更新檔案管理的服務理念
隨著科學技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用,衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案工作者面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。只有提高自身文化素質和業(yè)務素質,才能適應新形勢的需要。同時,必須在思想上明確認識,要從人事檔案管理工作單一保管轉移到服務及利用上來。新時期人事檔案管理工作,要以提供利用、服務為根本目的。人事檔案的任何環(huán)節(jié),都必須服務于利用,只有明確這個宗旨,才會提高工作的自覺性,發(fā)揮主觀能動性,變被動為主動。因此,人事檔案工作人員要加強時事政治和法律法規(guī)學習,提高政治思想素質;進行文化業(yè)務知識培訓,強化行業(yè)道德教育,參加工作技能訓練,全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質。二是要求實行人事檔案管理人員知識化、專業(yè)化、現(xiàn)代化、年輕化。三是在人事檔案管理中樹立起一支勇于開拓、敢于創(chuàng)新、善于吃苦耐勞的堅強管理隊伍,為人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出應有貢獻。
綜上所述,要不斷增強衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理的意識,不斷強化人事檔案管理工作,對單位業(yè)務工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮更有重要意義,必將有力地推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長足發(fā)展。
參考文獻
[1] 張靈均.新時期人事檔案工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案,2010(4):60.endprint