曹光順

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理存在意識不到位、機制不健全、收集內容不齊全、管理方式不科學和管理人員素質不高等問題，應采取加強領導，提高認識；建立健全制度，規(guī)范檔案資料的管理；提高質量，提高檔案開發(fā)利用率；科學管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平；提高素質，更新檔案管理的服務理念等措施，促進單位業(yè)務工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮。

關鍵詞：人事檔案管理 存在問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）10（a）-0185-01

人事檔案是個人經(jīng)歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況的客觀記錄，可為單位求才、個人求職提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料。加強衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理，可以促進人力資源管理和人才資源開發(fā)工作的順利開展。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理的意識不到位

領導一般認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，只要不丟失不泄密，能應付外調、查檔就行。領導的管理意識不到位，存在等待觀望現(xiàn)象，對出臺的政策規(guī)定執(zhí)行不力，解決問題不及時，管理墨守成規(guī)，使人事檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢。

1.2 人事檔案管理機制不健全

領導檔案意識淡薄，對新時期的人事檔案管理認識模糊，重視不夠，造成了管理機制不健全。對歸檔范圍內的材料不能及時上交，甚至根本就不交，嚴重影響了檔案材料的收集，人才引進和輸出不規(guī)范，認為只要是檔案，不管材料是否齊全拿回來就行，造成人事檔案管理混亂。

1.3 人事檔案內容不齊全

由于沒有健全的歸檔收集工作制度，管理人員不能及時完成檔案收集工作，較為被動。主要表現(xiàn)在：（1）重復填寫的內容較多，如出生年月、參加工作時間、文化程度等材料在內容和形式上是雷同的。（2）反映專業(yè)技術人員業(yè)務能力和工作業(yè)績的材料較少，個人檔案以履歷表、職務變動、工資變動為主。從這些檔案材料中不能全面反映其個人能力、業(yè)績、繼續(xù)教育、學術成果等情況。（3）在考核性、鑒定性的材料中，程式化定性描述較多，而反映個性或定量的材料較少。

1.4 人事檔案管理方式不科學

隨著科學技術手段的不斷進步和發(fā)展，普遍采用人事檔案信息管理系統(tǒng)，不斷提高計算機信息水平?jīng)]有充分利用，沒有充分挖掘和發(fā)揮先進技術手段，不能廣泛運用計算機技術，造成人事檔案管理效率較低，資源浪費現(xiàn)象較為嚴重。

1.5 管理人員素質不高

在衛(wèi)生監(jiān)督機構主要重視衛(wèi)生技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高不能納入計劃和要求，隨意安排人事檔案管理人員，政治素質不高，法律法規(guī)觀念淡薄，責任心不強，缺乏行業(yè)道德精神，知識結構不合理，專業(yè)知識少，對業(yè)務不精通；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，其管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平落后，缺乏創(chuàng)新和活力，人事檔案沒有發(fā)揮出應有作用。

2 人事檔案管理的對策

針對人事檔案管理中存在的問題，須采取相應的對策，推動人事檔案管理工作進一步向前發(fā)展[1]。

2.1 加強領導，提高認識

一是認真貫徹執(zhí)行人力資源管理部門關于人才管理的法律法規(guī)文件，提高對人事檔案管理的認識，明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。二是加強與領導溝通，掌握人事檔案管理的業(yè)務知識，提高認識，明確人事檔案管理工作是人力資源管理的支柱。三是強化衛(wèi)生監(jiān)督機構人事部門的職能作用，做好人事檔案管理工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。四是加強與進入和調出人員的溝通、聯(lián)系，征求當事人檔案保管意見，做好檔案管理工作。

2.2 建立健全制度，規(guī)范管理檔案

建立和完善檔案管理制度，是保證規(guī)范管理檔案的有力措施。要建立健全從收集、歸檔、日常保管、借閱和利用等一系列過程的檔案管理制度，保證管理過程的規(guī)范化；其次，為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案管理目標考核和責任追究制度，在材料的轉入、轉出和接收以及檔案的查閱、借閱等環(huán)節(jié)均應登記造冊，方便利用，準確提供相關檔案信息，避免檔案泄密、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生。對檔案管理中出現(xiàn)的問題要追究相關人員的責任，保證檔案管理規(guī)范有序，真正發(fā)揮人事檔案應有的作用。

2.3 提高質量，提高檔案開發(fā)利用率

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著人事制度改革的進一步深入，需要入檔的材料不斷增多，人事檔案材料收集工作面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門應主動與材料形成部門聯(lián)系，掌握材料形成規(guī)律，做好平時經(jīng)常性的收集歸檔工作。人事檔案管理人員必須積極、主動、細心，做到手勤、嘴勤、腿勤，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔；對不屬歸檔范圍的材料及時退給有關科室，做到不散失、不積壓。管理人員必須及時收集、認真整理、細致鑒別與人事檔案有關的材料，做到取之有據(jù)。材料不符合歸檔要求的，要及時處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進行補辦，保證獲得的材料齊全完整、手續(xù)完全，確保人事檔案的真實性、準確性和權威性。

2.4 科學管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

人事檔案是人才信息資源庫，必須應用先進科學技術手段進行管理，不斷提高工作效率和延長人事檔案壽命的，重要的是合理利用其中的信息資源，最大限度地發(fā)揮作用。所以檔案管理部門要運用計算機輔助管理人事檔案，利用現(xiàn)代設備和技術，將檔案資料整理輸入計算機，將其轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。同時要創(chuàng)新人事檔案管理模式，充分利用計算機網(wǎng)絡技術，將不屬于保密范圍的檔案信息資源實行有效社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務。這有利于利用者隨時查詢，又提高了工作效率和質量，大大提高了檔案利用效率。

2.5 提高素質，更新檔案管理的服務理念

隨著科學技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案工作者面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。只有提高自身文化素質和業(yè)務素質，才能適應新形勢的需要。同時，必須在思想上明確認識，要從人事檔案管理工作單一保管轉移到服務及利用上來。新時期人事檔案管理工作，要以提供利用、服務為根本目的。人事檔案的任何環(huán)節(jié)，都必須服務于利用，只有明確這個宗旨，才會提高工作的自覺性，發(fā)揮主觀能動性，變被動為主動。因此，人事檔案工作人員要加強時事政治和法律法規(guī)學習，提高政治思想素質；進行文化業(yè)務知識培訓，強化行業(yè)道德教育，參加工作技能訓練，全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質。二是要求實行人事檔案管理人員知識化、專業(yè)化、現(xiàn)代化、年輕化。三是在人事檔案管理中樹立起一支勇于開拓、敢于創(chuàng)新、善于吃苦耐勞的堅強管理隊伍，為人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出應有貢獻。

綜上所述，要不斷增強衛(wèi)生監(jiān)督機構人事檔案管理的意識，不斷強化人事檔案管理工作，對單位業(yè)務工作的順利開展和人力資源作用的發(fā)揮更有重要意義，必將有力地推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻

[1] 張靈均.新時期人事檔案工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2010（4）：60.endprint