劉淑娥

[摘 要]做好規(guī)范化檔案管理工作，對于實(shí)現(xiàn)本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。那么，如何加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理工作水平呢？我認(rèn)為，應(yīng)要從四個方面著手。

[關(guān)鍵詞]檔案管理水平；檔案意識；工作能力；硬件建設(shè)；制度規(guī)范

單位的檔案記載著從創(chuàng)立到發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實(shí)物等等，對研究本單位的工作提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短、制定發(fā)展方向的好教材。做好規(guī)范化檔案管理工作，對于實(shí)現(xiàn)本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

那么，如何加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理工作水平呢？筆者認(rèn)為，要從以下四個方面著手：

一、要牢固樹立檔案意識

何謂檔案意識？簡單地說，檔案意識就是對檔案和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的基礎(chǔ)和保證。檔案意識主要涵括兩方面內(nèi)容：既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認(rèn)識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認(rèn)識。這兩方面結(jié)合起來才是完整的檔案意識，缺一不可。

檔案工作事關(guān)全局、影響深遠(yuǎn)。檔案管理工作者必須具有較強(qiáng)政治意識、大局意識、責(zé)任意識和紀(jì)律意識。檔案工作是默默無聞的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好檔案工作就要求我們每個檔案工作者要具有“五種精神”：埋頭苦干、任勞任怨的“老黃?！本?；兢兢業(yè)業(yè)、忠于職守的公仆精神；精益求精、一絲不茍的工匠精神；勇于進(jìn)取、不斷創(chuàng)新的開拓精神；淡泊名利、默默奉獻(xiàn)精神；同時要過得了“五苦”關(guān)：頂?shù)淖　巴诳唷?，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得過“艱苦”，做到“待名利用平常心，視富貴如云煙”。

二、要重視提高工作能力

俗話說的好“在其位，謀其事”。隨著科技的進(jìn)步、時代的變遷，特別是信息化電子技術(shù)的運(yùn)用使人類進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)時代，社會方方面面發(fā)生了重大變化。作為最深刻、最系統(tǒng)記錄時代變遷的檔案工作也必然隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。各層次檔案室的應(yīng)運(yùn)而生，多門類檔案資料的不斷出現(xiàn)，現(xiàn)代化管理手段的逐步運(yùn)用，給檔案工作的發(fā)展帶來了勃勃生機(jī)，同時也對檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)和要求。

提高檔案工作能力，首先要熟悉單位性質(zhì)、作用、職能，熟練掌握檔案專業(yè)知識。比如要做好醫(yī)院檔案管理，就要熟悉掌握衛(wèi)生專業(yè)知識、文教衛(wèi)生工作文件；要做好財政檔案工作，就要具有一定的會計、財政理論知識，這樣才能合理分類整理各門類檔案、及時為查檔者找到所需的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效價值。其次要掌握文件歸檔和編研方法。整理歸檔文件應(yīng)根據(jù)檔案工作有關(guān)要求，堅持“以我為主”、“保持歷史聯(lián)系”的歸檔原則，統(tǒng)籌兼顧單位工作特點(diǎn)，進(jìn)行分類、整理、編號、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴(yán)格做到分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。再次要健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時通過檢索工具快捷地調(diào)出來，所以編制檢索目錄時應(yīng)考慮周到、細(xì)化、便于查找利用。比如在編制專題目錄時，要有效維護(hù)全宗內(nèi)的專題檢索工具的完整性。編制時不受案卷、年度、保管期限的限制，應(yīng)把同一主題內(nèi)容所涉及的目錄統(tǒng)一起來，分項(xiàng)目設(shè)置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、要加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)。

常言道“巧婦難為無米之炊”。保管檔案離不開使用方便、節(jié)省空間、管理規(guī)范的硬件設(shè)備，一個單位檔案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套設(shè)施建設(shè)上就可以管中窺豹略見一斑。

合格的檔案庫房檔案室對溫度、溫度、防火、防風(fēng)都有嚴(yán)格的要求。一般情況下，一個單位的檔案室不像檔案館進(jìn)行獨(dú)立建筑，大多都是在一幢辦公樓中設(shè)定幾間辦公室作為檔案室，主要包括檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術(shù)室（主要用來放置服務(wù)器、存儲設(shè)備等，由于有的服務(wù)器噪音比較大，在房間安排時應(yīng)考慮獨(dú)立，其余的因素暫且不談）、檔案庫房4間。檔案柜、電腦、空調(diào)、保濕器等硬件配套設(shè)施必不可少。

在我單位創(chuàng)建4A級檔案管理工作中，上級檔案驗(yàn)收部門在實(shí)地檢查時，重點(diǎn)抽查了歸檔材料、翻看了各類臺賬、參觀了榮譽(yù)室，細(xì)致詢問了各創(chuàng)建單位硬件建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等方面的具體工作情況，并對創(chuàng)建工作進(jìn)行了現(xiàn)場點(diǎn)評及指導(dǎo)，大大提高了檔案管理工作水平。

四、要實(shí)行制度化規(guī)范管理。

沒有規(guī)矩不成方圓。檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、繁瑣的工作。為規(guī)范檔案管理工作，國家頒布了《檔案法》，高校開設(shè)了檔案管理學(xué)科，對存檔、護(hù)檔、用檔等作出嚴(yán)格的界定。實(shí)行檔案管理工作的制度化規(guī)范管理，就必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行好《檔案法》，避免違法、犯法行為的發(fā)生。

首先要加強(qiáng)檔案工作的法律意識。《檔案法》是國家最高立法機(jī)關(guān)制定的關(guān)于國家管理檔案的一項(xiàng)重要法律，每個社會組織、機(jī)關(guān)單位和公民都必須受其制約。檔案意識薄弱，就談不上遵法、守法。因此，加強(qiáng)全社會的檔案管理法律意識，勢在必行、立業(yè)之基。其次要嚴(yán)格執(zhí)紀(jì)，真正做到有法可依違法必究?！稒n案法》的頒布與實(shí)施，使檔案事業(yè)的發(fā)展有了法律依據(jù)和保障，標(biāo)志著我國檔案事業(yè)進(jìn)入了法制建設(shè)的軌道，它對于推動依法治檔，依法保障檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)和社會進(jìn)步協(xié)調(diào)發(fā)展，將發(fā)揮重要作用。因此，執(zhí)行好《檔案法》就要真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。再次要立足實(shí)際，建立完善檔案管理工作實(shí)施細(xì)則。通過加強(qiáng)檔案法、檔案知識的宣傳，加強(qiáng)檔案工作人員的崗位培訓(xùn)，完善檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度，并將各類檔案管理規(guī)定、檔案室制度上墻，真正使檔案管理工作真正做到合法合理、符合實(shí)際，最終達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作整體水平的目的。