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        檔案信息化管理與新技術(shù)

        2014-11-24 18:01:25王雯雯
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:新技術(shù)探討檔案管理

        王雯雯

        [摘 要]為了滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求,我們必須要在檔案管理工作中引入各種先進(jìn)的技術(shù),使檔案管理工作朝向信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。信息化檔案管理工作是檔案工作的一次偉大改革。本文就檔案信息化管理級新技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行全面分析,以供參考。

        [關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;新技術(shù);應(yīng)用;探討

        前言

        在現(xiàn)代化社會發(fā)展中,檔案管理工作顯得越來越重要。通過對檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理,可以滿足用戶對信息的需求,有利于政府領(lǐng)導(dǎo)者的決策。目前,隨著新技術(shù)、新設(shè)備的不斷涌現(xiàn),檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的時期,通過新技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化與數(shù)字化,成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。下文從檔案管理工作的重要性出發(fā),分析了新技術(shù)的應(yīng)用對檔案信息化管理工作帶來的影響。

        一、檔案信息化管理工作的重要性

        檔案信息是人們在社會實(shí)踐活動中的真實(shí)反映,為了給政府、企業(yè)、人們提供充足的文件與信息,我們必須要對這一類檔案信息進(jìn)行全面的管理,有利于人們的決策。但是隨著社會的發(fā)展,檔案信息的數(shù)據(jù)不斷增加,規(guī)模也越來越大,如果我們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的管理模式必然會出現(xiàn)工作中的失誤,無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求。因此我們必須要采用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),使檔案管理工作朝向信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展,推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,造福于人類。檔案信息化管理工作的作用主要有以下幾個方面

        1、通過檔案信息可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)與企業(yè)之間的競爭越來越激烈,為了在激烈的市場競爭中存活下來,就需要領(lǐng)導(dǎo)者擁有大量的、可靠的信息。領(lǐng)導(dǎo)者可以充分利用檔案信息,在實(shí)際工作中不斷創(chuàng)新,利用各種新技術(shù),為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供重要依據(jù),促進(jìn)企業(yè)健康快速的發(fā)展。

        2、檔案信息化管理工作能夠規(guī)范企業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的工作效率與經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際工作中,檔案管理工作者可以通過新技術(shù)的引入來提高檔案管理工作水平,使企業(yè)獲得長足的發(fā)展。

        3、檔案信息化管理工作能夠可以保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及可靠性。能夠為政府、企業(yè)以及人們提供更可靠的信息。

        二、檔案的信息化管理

        1、信息化管理的必要性

        例如在現(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行采購的過程中,從招標(biāo)之日開始,就開始有大量的設(shè)備檔案不斷的產(chǎn)生,例如文字資料、影像資料等。而在后續(xù)使用的過程中,則更是有大量的維修記錄。在這種情況之下,其傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過臺賬化的方式來對檔案進(jìn)行處理,并且直接將檔案歸檔到實(shí)體檔案柜之中進(jìn)行存放,這種存放方式從本質(zhì)上來說,有著極大的弊端,例如文件易丟失、資料查找麻煩、無法提供動態(tài)數(shù)據(jù)等。

        而在現(xiàn)代社會信息化檔案的迅速發(fā)展過程中,其醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理也完全革新,從以往的紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)變成為了實(shí)時動態(tài)保存的檔案管理形式,無論是檔案的建檔、歸檔還是查詢,都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了智能化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化。這一技術(shù)的出現(xiàn)對于我國的醫(yī)療設(shè)備檔案信息所具有的優(yōu)勢來說,基本是不可同日而語的。利用網(wǎng)絡(luò)化的信息化檔案管理方式,能夠建立起相應(yīng)的管理平臺,各個不同科室的醫(yī)生也能夠直接對設(shè)備實(shí)時的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行檢查,對于設(shè)備的調(diào)用也更加的方便,不僅使得設(shè)備使用率能夠得到提高,還為患者的就醫(yī)帶來了更大的便利性。此外,醫(yī)院運(yùn)行過程中的上層管理人員還可以針對所上傳的數(shù)據(jù)來掌握當(dāng)前各個設(shè)備運(yùn)行的狀態(tài),并且對各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)采用科學(xué)的計算方式進(jìn)行分析,通過這一方式,所產(chǎn)生的設(shè)備使用效益分析也就更加的精確、客觀。

        2、醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)

        醫(yī)療設(shè)備對于檔案信息化有著較高的需求,尤其是檔案建檔期間對于各項信息的自動采集,并且將信息轉(zhuǎn)移到醫(yī)療管理系統(tǒng)之中,以此來使得醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息能夠迅速的完成登記、匯編、檢索、補(bǔ)充等多項工作,同時,在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中應(yīng)用信息化檔案技術(shù)之后,其后期的調(diào)閱、檢查、維修等多個方面,其實(shí)時的、豐富的檔案數(shù)據(jù)都起到了極其重要的作用。而其中所涉及到的文檔資料主要包括了兩種類型,一種是動態(tài)性的實(shí)施資料,一種是靜態(tài)性的備份資料。通過在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過程中采用新信息技術(shù)來建立平臺,能夠有效的完成各種檔案所需要進(jìn)行的輸入、輸出。

        在設(shè)備自身從購置開始一直到報廢,這一期間所產(chǎn)生的大量靜態(tài)檔案數(shù)據(jù)主要包括了:紙質(zhì)資料、審批性文件、磁盤、光盤、調(diào)試影響資料等,而在大量的磁盤資料以及光盤上的影響資料都可以將其當(dāng)做是電子文檔錄入到相應(yīng)的檔案管理平臺之中,從而使得檔案數(shù)據(jù)更加豐富,而紙質(zhì)的文件則可以利用現(xiàn)代化的方式將其掃描成為數(shù)字化的電子檔案,也將其直接歸類到數(shù)字化檔案管理平臺上。通過這一方式,能夠使得平臺檔案更加豐富,并且便于后期管理和調(diào)用。

        三、新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

        傳統(tǒng)的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后人工撰寫相關(guān)信息最后手工抄寫目錄,耗費(fèi)大量人力且過程繁瑣又低效RFID(Radio Frequency Identification),即無線射頻識別,是興起于20世紀(jì)90年代的一項自動識別技術(shù)。一個典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術(shù)于一體,主要原理是利用無線電波對標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識別利用RFID技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集,方便隨時查找檔案名目,有助于實(shí)現(xiàn)動態(tài)實(shí)時管理RFID讀寫器可以同時從多個標(biāo)簽中讀取信息,比傳統(tǒng)掃描方式快100倍。此外,RFID標(biāo)簽的數(shù)量存儲量也很大而且可重復(fù)使用,還可以設(shè)置密碼。

        四、結(jié)語

        在現(xiàn)代化社會發(fā)展中,檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點(diǎn),人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求,不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面,都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍,隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的提高,信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

        參考文獻(xiàn):

        [1]沈庭燕.數(shù)字信息環(huán)境下檔案館文化功能的構(gòu)建[J].中國檔案.2013(07)

        [2]虞亞玲.電子檔案信息管理相關(guān)問題的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)家.2013(10)

        [3]鐘素英.建筑企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].中華建設(shè).2013(07)

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