王艷

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高，將信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等應(yīng)用到其中，這樣就使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到有效的保障。而在檔案管理中，其數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為其中主要內(nèi)容之一，我們?yōu)榱耸沟脵n案管理的效果得到有效的提升，人們也對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作予以重視，本文首先對(duì)檔案管理理論在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的作用進(jìn)行分析，討論了檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；數(shù)據(jù)庫；管理理念

近年來，在我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，人們對(duì)檔案管理工作十分的重視，而且為了使得檔案管理的質(zhì)量和效果得到進(jìn)一步的提升，也將許多的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引入刀片其中，這就使得檔案管理工作的質(zhì)量得到有效的保障。而檔案數(shù)據(jù)庫作為其中重要的組成部分，它在整個(gè)檔案管理工作中有著十分重要的意義。因此我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程中，就要將一些新型的管理理念和技術(shù)方法引入到其中，從而保障檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量。下面我們就對(duì)檔案管理理論和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行介紹。

一、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

在人類社會(huì)發(fā)展的過程中，檔案管理工作的出現(xiàn)，主要是為了對(duì)其相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，從實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的有序化，以確?，F(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。而且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們也將許多先進(jìn)的技術(shù)手段引入到其中，則就使得檔案管理的方法逐漸向著多樣化、智能化的方向發(fā)展。這樣不僅很好的滿足了現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)要求，還有效的保障了檔案管理工作的質(zhì)量和效果。另外，從當(dāng)前我國檔案管理的實(shí)際情況來看，隨著其信息數(shù)量的不斷增加，其內(nèi)容結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，我們?yōu)榱耸蛊錂n案管理活動(dòng)的各方面作用得到充分的發(fā)揮，我們對(duì)其不同的檔案管理理論進(jìn)行分類，進(jìn)而為檔案數(shù)據(jù)管理工作的正常運(yùn)作，提供了前提條件。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

在現(xiàn)階段檔案管理的過程中，人們已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到了其中，這樣不僅使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高，還很好的滿足了現(xiàn)代化檔案建設(shè)工作的質(zhì)量。不過，由于在不同的檔案管理工作其中，其計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的應(yīng)用方法存在著一定的局限性，因此這就容易導(dǎo)致檔案管理存在著許多的問題。為此我們?cè)跈n案管理理論發(fā)展當(dāng)中，就必須將全宗原則引入到其中，進(jìn)而為檔案數(shù)據(jù)可建設(shè)管理工作起到一個(gè)良好的指導(dǎo)作用。

第一，全宗原則作為檔案分類管理中的基本理論之一，它在檔案管理工作中不僅有利于數(shù)據(jù)可的建設(shè)，還保障了數(shù)據(jù)信息的可靠性和有效性。這和普通的邏輯分類方法相比，全宗原則的應(yīng)用還進(jìn)一步的提高了檔案信息管理的質(zhì)量，滿足了現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的相關(guān)要求。

第二，我們?cè)诂F(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，全宗原則的應(yīng)用除了有著良好的指導(dǎo)作用以外，還可以對(duì)相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄維護(hù)，從而使得數(shù)據(jù)信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我們?cè)跈n案信息管理的過程中，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)在其中有著十分重要，為此我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)施工的過程中，我們將全宗原則的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的控制管理，滿足現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求。

第三，從當(dāng)前我國檔案管理工作的實(shí)際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對(duì)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理工作有著嚴(yán)重的影響。而全宗理論的應(yīng)用，不僅使得數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量和效益得到保障，還很好的滿足了現(xiàn)代化檔案信息管理的相關(guān)要求，讓檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性和真實(shí)性得到有效的保障。

三、全宗原則在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

目前在檔案管理工作的過程中，全宗原則作為其基本原則，已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作的重要部分，并且將其應(yīng)用在各種檔案管理工作當(dāng)中。但是，這種原則在實(shí)際應(yīng)用的過程中，無法對(duì)其中存在的問題進(jìn)行很好的解決，這就使得人們?cè)跈n案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，要面臨著許多的挑戰(zhàn)。

第一，全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫。雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對(duì)同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。

第二，自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。自由來源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對(duì)全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項(xiàng)目檔案雖然破壞了各項(xiàng)目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護(hù)了項(xiàng)目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

四、結(jié)束語

總而言之，在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和檔案管理理論有著密切的關(guān)系，這不僅使得檔案管理工作的質(zhì)量和效益得到很好的保障，還使得檔案信息管理的可靠性和真實(shí)性得到進(jìn)一步的提高。而且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們也將許多先進(jìn)的檔案管理理論應(yīng)用到其中，這就使得檔案管理工作的性能得到全面的提升，滿足了現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的相關(guān)要求。

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