張海燕

[摘 要]基建檔案的管理是工程建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)于工程施工的管理以及竣工驗(yàn)收等都會(huì)起到重要的作用，能夠從某種程度上反應(yīng)工程的質(zhì)量。對(duì)于基建檔案的管理來講，要貫穿于項(xiàng)目的始終，與項(xiàng)目的進(jìn)度保持一定的一致性。本文從基建檔案管理的作用出發(fā)，在分析其存在問題的基礎(chǔ)上討論提高其管理水平的有效措施。

[關(guān)鍵詞]基建檔案；管理；問題與對(duì)策

一、基建檔案的作用

基建檔案是對(duì)工程項(xiàng)目全過程的一種記錄，能夠很好的反映工程的進(jìn)度以及工程施工等的真實(shí)面貌。因此，基建檔案最為顯著的特點(diǎn)在于其完整性以及準(zhǔn)確性，并且具有一定的系統(tǒng)性。該種檔案是從項(xiàng)目的醞釀、決策以及投建等過程所形成的，其中會(huì)涉及到工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工及后期的竣工驗(yàn)收等方面的內(nèi)容，為工程的驗(yàn)收管理以及后續(xù)的維修養(yǎng)護(hù)工作提供了有效的依據(jù)。為了更好的保證工程項(xiàng)目的質(zhì)量及后續(xù)使用的安全性，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，要將相關(guān)的圖文資料進(jìn)行整理和保存，做好相應(yīng)的歸檔工作。

實(shí)踐中，基建工程相關(guān)的建設(shè)用地審批文件工程招投標(biāo)文件以及預(yù)算等文件，對(duì)于施工項(xiàng)目的合法性、施工成本的控制以及相關(guān)設(shè)備的安裝使用等都起到一定的積極作用。這種檔案能夠很好的記錄工程施工的情況，為施工環(huán)節(jié)的有效控制以及應(yīng)急措施的應(yīng)用提供有力依據(jù)，而這也為工程的維修等工作的開展奠定了有利的基礎(chǔ)。

二、基建檔案管理中存在的問題

在當(dāng)前的基建檔案管理中還存在許多的問題，這主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

首先，一些企業(yè)中基建檔案管理的意識(shí)仍比較淡薄。實(shí)踐中，工程建設(shè)單位及施工單位等對(duì)于基建檔案管理作用的認(rèn)識(shí)上存在一定的偏差，從而對(duì)檔案管理工作重視相對(duì)不足，很多情況下會(huì)在工程施工完成驗(yàn)收后才進(jìn)行相關(guān)資料的搜集、整理、歸檔工作。這種后期完成檔案的整理，給工程檔案管理帶來了諸多的困難，會(huì)使得一些數(shù)據(jù)和資料等存在真實(shí)性等的缺陷，也會(huì)受不同階段負(fù)責(zé)人等因素的影響拖延資料歸集整理的時(shí)間，從而影響了檔案管理的整體水平。

其次，檔案管理的制度不完善。這種制度上的不完善在很大程度上削弱了基建工程檔案管理的整體水平，實(shí)踐中，一些企業(yè)處于成本的考慮很少會(huì)設(shè)立專門的基建檔案管理部門，也缺乏專門的人員來負(fù)責(zé)檔案文件的管理。制度的缺失以及管理人員專業(yè)水平的不足，使得檔案管理工作中存在許多不科學(xué)不完善的地方，從而會(huì)影響管理工作的開展。

最后，檔案管理的質(zhì)量較差。企業(yè)中基建檔案管理工作制度不科學(xué)和不完善使得檔案的接收管理等工作無法有效的開展，而企業(yè)中存在的檔案移交管理中獎(jiǎng)懲制度的不完善都會(huì)影響管理人員的工作積極性，最終影響管理的整體質(zhì)量。

三、基建檔案管理的有效措施

為了使基建檔案更好的發(fā)揮其積極作用，企業(yè)應(yīng)針對(duì)當(dāng)前存在的一些問題采取有效措施來提高其管理水平。具體而言可以采取以下幾種措施：

第一，明確不同部門基建檔案管理工作的職責(zé)和制度。實(shí)踐中，為了保證基建檔案管理水平和質(zhì)量，建設(shè)單位應(yīng)該明確各個(gè)參建單位的職責(zé)并且在相關(guān)的合同中列明其檔案歸檔和管理的職責(zé)等，以保證基建檔案的完整性以及歸檔的及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)其管理水平的整體提升。

第二，要明確建設(shè)單位的職責(zé)。對(duì)于建設(shè)單位而言，為了更好的保證基建檔案管理工作的有效性，在項(xiàng)目施工中，要適當(dāng)?shù)奶崆敖槿耄瓿膳c參見單位工作交接等事項(xiàng)。此外，還可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況來了解檔案的保管情況，明確其現(xiàn)場(chǎng)管理的有效措施，使得項(xiàng)目相關(guān)資料得到有效的管理，使得檔案完整、統(tǒng)一、有效。

第三，加強(qiáng)竣工驗(yàn)收管理。項(xiàng)目竣工時(shí)，要以設(shè)計(jì)施工等材料為基礎(chǔ)來開展驗(yàn)收工作以保證工程能夠達(dá)到設(shè)計(jì)要求。就該階段的檔案管理而言，要注重與項(xiàng)目管理部門等的協(xié)作，加強(qiáng)對(duì)工程相關(guān)資料的審核，完成竣工圖紙、文字等資料的審查工作，并且該種資料進(jìn)行及時(shí)的歸檔，使基建檔案更為完善，提高其整體質(zhì)量。

第四，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。企業(yè)在建立基建檔案管理制度時(shí)，要注重專業(yè)人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，依托單位的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督管理部門，并且建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度，使得檔案管理人員的專業(yè)技能得以提升，從而使得檔案管理水平能夠有極大的提升。此外，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力等的培養(yǎng)，通過內(nèi)部培訓(xùn)的開展，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，注重自身專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)等的綜合提升，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案管理水平和質(zhì)量的綜合提升。

四、結(jié)語(yǔ)

基建檔案對(duì)于項(xiàng)目以及工程管理有著重要的作用，但是在當(dāng)前的企業(yè)中，對(duì)其認(rèn)識(shí)存在一定的偏差，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差從而造成了管理水平相對(duì)較低等問題。為了使檔案管理各項(xiàng)工作更為規(guī)范，使其更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，實(shí)踐中，我們要從企業(yè)的角度出發(fā)，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理制度的建設(shè)，并完善企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能等都有較大的提升，能夠更好的完成檔案管理工作，提高其管理的水平和質(zhì)量。

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