王劍

[摘 要]高校檔案管理工作具有十分重要的意義，其能對學(xué)校處于各個(gè)階段的教學(xué)科研、編史修志以及行政管理進(jìn)行全面概述并真實(shí)反映獲得的成效。本文對高校檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，探討出有效的解決方法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；高校；推進(jìn)

檔案的形成需依據(jù)兩個(gè)關(guān)鍵的決定因素，即某人參與社會(huì)活動(dòng)且同時(shí)伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機(jī)構(gòu)、單位或社會(huì)團(tuán)體，還是對于個(gè)人，我們每天都在參與社會(huì)活動(dòng)，與自己活動(dòng)相關(guān)的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個(gè)人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學(xué)，為此，工作進(jìn)展中出現(xiàn)的一系列問題應(yīng)得到管理者的重視，從而為有效推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程探討出相適應(yīng)的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)指出，高校的教學(xué)、管理以及科學(xué)研究均為檔案形成的條件，這三項(xiàng)活動(dòng)對高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。此三項(xiàng)活動(dòng)為高校檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)，在其影響之下，高校的教學(xué)研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學(xué)改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學(xué)、管理及科學(xué)研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實(shí)際的材料，為教學(xué)評估與評價(jià)提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學(xué)教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運(yùn)作是高校教學(xué)教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進(jìn)作用。回顧性分析，隨著我國進(jìn)入法治社會(huì)后，社會(huì)制度得意進(jìn)步與發(fā)展，人們的法制意識(shí)及觀念得到加強(qiáng)，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學(xué)依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會(huì)問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實(shí)反映高校教學(xué)研究與依法治理學(xué)校，為教職員工定期商討辦學(xué)治理提供依據(jù)，對工作的進(jìn)行具有查看并考究的價(jià)值，意義十分巨大。檔案就好比如會(huì)計(jì)憑證，具有權(quán)威性、真實(shí)性，為高校教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評估與評價(jià)、師生管理等各個(gè)管理項(xiàng)目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需同時(shí)滿足：高校所有項(xiàng)目的管理工作中產(chǎn)生的有關(guān)文件需符合實(shí)際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實(shí)，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進(jìn)程，提升辦學(xué)水平與質(zhì)量。學(xué)生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學(xué)生畢業(yè)走向社會(huì)尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時(shí)間內(nèi)讓面試單位抓住個(gè)人信息的要點(diǎn)，為盡快做出擇員奠定基礎(chǔ)。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴(kuò)大，進(jìn)而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進(jìn)管理理念的沖擊，發(fā)展進(jìn)程日新月異，在高校各項(xiàng)管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結(jié)出幾個(gè)尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應(yīng)用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)歷程、辦學(xué)理念等不盡相同，導(dǎo)致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學(xué)的理念與實(shí)踐行動(dòng)，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟(jì)效益類的工作、形式上好壞對學(xué)校的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)沒有任何影響的錯(cuò)誤管理理念，管理者并沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識(shí)。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的意識(shí)，導(dǎo)致高校的教學(xué)教育、科學(xué)研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關(guān)影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴(yán)重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏必要的精準(zhǔn)度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展提高了高校辦學(xué)構(gòu)建的能力，運(yùn)用于檔案管理工作中的方法與技術(shù)呈現(xiàn)多元化，且不斷進(jìn)步。目前，我國高校已普遍利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高效率。雖然我國早已實(shí)現(xiàn)了人機(jī)一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運(yùn)作機(jī)理采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分析、采用計(jì)算機(jī)的運(yùn)行機(jī)制對檔案文件進(jìn)行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應(yīng)用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀(jì)下，我國的現(xiàn)代技術(shù)尚且落后于西方國家，難以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術(shù)層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項(xiàng)工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注力度，致使其沒有重視管理者的培訓(xùn)、再教育等項(xiàng)目活動(dòng)，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀(jì)階段時(shí)，因高校普遍利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習(xí)慣于人機(jī)一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設(shè)

我國早已步入信息化高科技時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎(chǔ)，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術(shù)在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應(yīng)用于工作中的方法得到了改進(jìn)，不斷與國際接軌[3]。因科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步能帶動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)而也影響了高校檔案管理工作的進(jìn)程，高校應(yīng)充分利用我國信息化高端技術(shù)的優(yōu)勢對檔案進(jìn)行有效且科學(xué)、合理的管理，借助信息化時(shí)代為檔案管理提供各種切實(shí)可行的技術(shù)全面提高管理工作的水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段應(yīng)用于檔案管理工作中的信息化技術(shù)呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲(chǔ)存工作，高?？杉哟笤O(shè)備的投入力度，利用網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)相結(jié)合的信息化技術(shù)對已整理好的檔案進(jìn)行保管；利用信息化時(shí)代的數(shù)字化、光線技術(shù)提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機(jī)單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面寬廣的特點(diǎn)對單機(jī)管理進(jìn)行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進(jìn)行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點(diǎn)：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項(xiàng)目的開發(fā)與投入使用奠定基礎(chǔ)，因而，檔案管理者應(yīng)著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進(jìn)程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實(shí)，檔案存放館與檔案立卷部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責(zé)任并堅(jiān)守職責(zé)，杜絕一切對檔案立卷與儲(chǔ)存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機(jī)率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實(shí)施各項(xiàng)管理項(xiàng)目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進(jìn)行教學(xué)教育評估與評價(jià)工作離不開對檔案信息的查閱，學(xué)校上層決策者利用檔案分析即將實(shí)施的管理項(xiàng)目是否與檔案中記載的相類似的項(xiàng)目存在共同點(diǎn)，以便于及時(shí)進(jìn)行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項(xiàng)目。（2）為實(shí)現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進(jìn)行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應(yīng)的參考資料進(jìn)行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復(fù)查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結(jié)語

以上論述，高校檔案管理作為學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)不斷總結(jié)管理過程中預(yù)期將出現(xiàn)的問題，對問題進(jìn)行分析，為解決相關(guān)問題提供切實(shí)有效的對策。充分利用目前高新信息化技術(shù)，對檔案管理工作實(shí)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展局面。

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