李丹娜

摘 要：近年來隨著我國(guó)人事管理工作的不斷開展，我國(guó)的人事檔案工作的重要突顯出來，但長(zhǎng)期以來我國(guó)人事檔案工作都是采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行，這就導(dǎo)致在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，隨著人員流動(dòng)的頻繁，而導(dǎo)致傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端日異顯現(xiàn)出來。為了更好的發(fā)揮人事檔案為社會(huì)服務(wù)的職能，所以加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理是勢(shì)在必行的。本文對(duì)當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案 問題 對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）03（a）0178-02

人事檔案在企業(yè)在人事活動(dòng)中所形成的企業(yè)員工信息，以檔案的形勢(shì)對(duì)企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才進(jìn)行真實(shí)、全面的記錄，人事檔案所記載的內(nèi)容較多，其由眾多材料所組成，因此個(gè)人檔案資料的準(zhǔn)確、齊全和完整性是企業(yè)在評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)，通過企業(yè)人事檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)人才的合理流動(dòng)，確保人才隊(duì)伍整體素質(zhì)的優(yōu)越性，在當(dāng)前專業(yè)技術(shù)人才職稱晉升及干部選拔方面具有極其重要的意義。而且通過人事檔案管理水平的提升，可以為企業(yè)人力資源在員工接收及管理方面提供必要的依據(jù)，確保企業(yè)決策者能夠合理對(duì)人才資源進(jìn)行配置及使用。同時(shí)人事檔案通過對(duì)員工個(gè)人人事軌跡的真實(shí)記錄，可以充分的反映員工的人生歷程，所以可以作為評(píng)價(jià)員工的最基本證明材料，具有較好的法律效力。

1 當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作當(dāng)中，積累了豐富的管理以驗(yàn)，也形成了一定的固定模式，但由于當(dāng)前我國(guó)處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，這就使企業(yè)在發(fā)展過程中對(duì)人才的管理有了更高的需求，因此舊的人事檔案管理模式則越來越無法適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)發(fā)展的需求，所存在的問題不斷顯現(xiàn)出來，為企業(yè)人事檔案的發(fā)展起到了極大的制約作用。

1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)

當(dāng)前在我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理工作中仍然采用的是干部人事檔案管理的模式，這種管理模式導(dǎo)致人事檔案來源僅限于本機(jī)構(gòu)人員，涉及的面較窄，而其由各級(jí)組織及人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限來對(duì)某一級(jí)的人事檔案進(jìn)行管理。這種管理方式雖然便于查找、利用和檔案的保密性，但在當(dāng)前企業(yè)職工多樣化的發(fā)展趨勢(shì)下，這種方法越來越不利于人事檔案管理的需要，企業(yè)的人事檔案需要由企業(yè)的人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。

1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)

現(xiàn)代我國(guó)處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)歸結(jié)結(jié)底即是人才的競(jìng)爭(zhēng)，在這種情況下，企業(yè)開始積極的吸納人才，而且在吸納人才時(shí)再注重個(gè)人的能力。而加入企業(yè)的員工需要與企業(yè)簽訂用工合同，員工在履行合同內(nèi)容后即可進(jìn)行自由流動(dòng)。用工制度的變化導(dǎo)致員工流動(dòng)性加大，部分企業(yè)在員工想要謀求更好的人個(gè)發(fā)展出路時(shí)，則以檔案為要挾，由此導(dǎo)致眾多死檔、棄檔、人檔分離及虛假檔案的存在的，所以在當(dāng)前企業(yè)靈活的用人機(jī)制下，企業(yè)原有的人事檔案管理體系已難以發(fā)揮其服務(wù)功能。

1.3 企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱

在我國(guó)企業(yè)當(dāng)中，由于長(zhǎng)期以來對(duì)檔案的管理工作都缺乏必要的重視，這就導(dǎo)致在管理工作中缺乏專職的檔案管理人員，或是檔案人員進(jìn)行頻繁的更換，很大一部分檔案人員都沒有專業(yè)的進(jìn)行過檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，其專業(yè)素質(zhì)較差，而且還存在著一崗多職的情況，這就導(dǎo)致當(dāng)前隨著檔案工作的不斷繁重，使其難以勝任檔案管理工作。

1.5 檔案利用價(jià)值不高

目前在企業(yè)中，由于不重視實(shí)體業(yè)績(jī)考核工作，對(duì)人事檔案的記錄不重視，而且人為的導(dǎo)致人事檔案脫檔的情況存在，再加之企業(yè)人事檔案中材料不完善，這就使企業(yè)檔案在利用上受到影響，造成檔案利用率較低。

2 適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.2 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.4 人事檔案的專職人員不僅要具有專業(yè)的知識(shí)，同時(shí)還要具有良好的職業(yè)道德

檔案工作涉及的面較廣，工作量大，工作繁雜、枯燥，同時(shí)又具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以需要從檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)方面具有高度的責(zé)任心和細(xì)心，這樣才能保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能準(zhǔn)確無誤，保證檔案工作的質(zhì)量，從而為檔案的查找和利用奠定基礎(chǔ)。檔案的價(jià)值就是真實(shí)的人體現(xiàn)了歷史資料，所以在工作中要求檔案人員要具有求實(shí)的工作精神，這樣才能真實(shí)的體現(xiàn)出歷史資料的價(jià)值，從而維護(hù)檔案本來的面目，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)，所以要求檔案管理人員要具有高尚的品德和求真、務(wù)實(shí)的精神。

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，同時(shí)還要求具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，在服務(wù)中要檔案管理人員要有對(duì)工作的熱情和樂于奉獻(xiàn)的精神，這樣才能在為用戶提供服務(wù)過程中給顧客留下一份好的印象。檔案工作作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)過程中的重要組成部分，對(duì)檔案從業(yè)人員自身的職業(yè)道德有嚴(yán)格的規(guī)范，所以檔案事業(yè)的健康發(fā)展，需要檔案工作人員各方面綜合素質(zhì)的不斷提高，檔案人員職業(yè)素質(zhì)的提升對(duì)檔案服務(wù)工作業(yè)務(wù)能力的提高起到了積極的作用。目前我國(guó)的檔案工作已從注重檔案的實(shí)體管理開始向檔案的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案內(nèi)容的利用，使檔案工作的社會(huì)價(jià)值得以很好的體現(xiàn)，同時(shí)也是衡量檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案開發(fā)利用工作的重要性，打破傳統(tǒng)的理念，使自己在本職工作的基礎(chǔ)上勇于創(chuàng)新，增強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感，從而把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，使檔案工作真正的服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于人民。

2.5 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)

功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。

人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的快速發(fā)展，使其需要一個(gè)完善的員工人事檔案管理系統(tǒng)，這是企業(yè)得以持續(xù)、健康發(fā)展的基礎(chǔ)，所以人事檔案在企業(yè)發(fā)展中具有不可替代的作用，是人力資源部門進(jìn)行管理的基礎(chǔ)。在企業(yè)發(fā)展過程中，要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義，從而在發(fā)展過程中積極去應(yīng)對(duì)和解決各種可能出現(xiàn)的問題，使人事檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，這企業(yè)培養(yǎng)人才、儲(chǔ)備人才及實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的合理配置提供第一手資料，從而積極推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

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