李巧玲+琚曉卉

1 物探檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1 提高經(jīng)濟(jì)效益。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質(zhì)檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護(hù)成本較高等問題，而數(shù)字檔案解決了紙質(zhì)檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數(shù)字檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它能把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.3 增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數(shù)字化檔案在物探公司檔案館的應(yīng)用

由于物探工程項(xiàng)目投資規(guī)模大，施工周期長，在前期工作進(jìn)行時檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗(yàn)收時，距文件形成已過了很長時間，一些基礎(chǔ)資料如果長時間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準(zhǔn)備建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案館之前，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產(chǎn)及科研生產(chǎn)工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區(qū)及25口井的地震勘探信息數(shù)據(jù)，共計(jì)2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區(qū)的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局?jǐn)?shù)據(jù)庫統(tǒng)一格式的要求，對所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了二次處理，所有數(shù)據(jù)格式已轉(zhuǎn)換完，與勘探局總數(shù)據(jù)庫的兼容性達(dá)到100%；建立了適合勘探局網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的數(shù)據(jù)庫管理、查詢、調(diào)用系統(tǒng)并開始利用處理；為逐步實(shí)現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

另外，我們也接收了大量的光盤，經(jīng)常在不違背保密制度的情況下向基層隊(duì)提供利用。例如在基層隊(duì)時間緊、任務(wù)重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給他們，方便了基層隊(duì)工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統(tǒng)，便于基層隊(duì)更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設(shè)置了訪問權(quán)限，進(jìn)行了加密，在技術(shù)人員有需要的時候，我們可以開放權(quán)限為他們提供利用，這也是物探網(wǎng)絡(luò)化管理的一種體現(xiàn)。

在我們享用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化帶來的可靠性、實(shí)用性的同時，我們也沒有忽略網(wǎng)絡(luò)安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統(tǒng)正常、穩(wěn)定、安全地運(yùn)行，物探公司檔案館建立了日常監(jiān)督和檢查體制，設(shè)備的日常維護(hù)、制度的貫徹與執(zhí)行都落實(shí)到日常工作中。例如，系統(tǒng)運(yùn)行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設(shè)置各級網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的安全管理方法，關(guān)注運(yùn)行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數(shù)字化檔案在應(yīng)用中的成效

物探公司檔案館應(yīng)用現(xiàn)代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設(shè)，將“死檔案”變成“活資料”，根據(jù)信息化的要求，依據(jù)現(xiàn)有條件，在檔案數(shù)字化建設(shè)上下功夫，將逐步從目錄級數(shù)字化向全文數(shù)字化發(fā)展，做好電子文件和數(shù)字檔案的日常登記備份，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動檢索，提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為物探公司及相關(guān)部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

物探公司電子檔案發(fā)展到今天，在服務(wù)手段和提供信息的深度方面較傳統(tǒng)檔案有著巨大的變化，充分地體現(xiàn)了數(shù)字化檔案館是今后發(fā)展的大趨勢，但是我們將秉承“傳統(tǒng)與現(xiàn)代共存，紙質(zhì)檔案和電子檔案共存”的原則，對于傳統(tǒng)檔案仍保持其重要地位，不能拋開傳統(tǒng)檔案而以電子檔案取而代之，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有共生性。只有全力發(fā)揮二者的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，相互依存，才能更好地發(fā)揮檔案在物探工程項(xiàng)目中的重要作用。

（作者單位：李巧玲，中石化地球物理公司河南分公司；琚曉卉，河南油田第二采油廠檔案室 來稿日期：2014-08-16）