王茂躍

摘 要：針對秘書學(xué)界將取消公文主題詞的原因解讀為“公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，且標(biāo)引方法繁瑣”；“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔(dān)”；“主題詞失去它的檢索功能”；“未產(chǎn)生較好效果”等認識，本文認為，取消公文主題詞的真正原因是由于在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，關(guān)鍵詞檢索比主題詞檢索更方便、快捷，關(guān)鍵詞完全可以取代主題詞，這是取消公文主題詞的真正原因。

關(guān)鍵詞：公文；主題詞；關(guān)鍵詞

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，沒有將主題詞項目列入黨政機關(guān)公文格式組成中，換句話說，就是取消了公文主題詞。至于取消公文主題詞的原因，秘書學(xué)界至今仍沒有一致的說法。筆者近讀鄭彥離先生發(fā)表在《檔案管理》2014年第5期《主題詞項目在公文格式中的設(shè)立與取消反思》一文（以下簡稱“《鄭文》”），《鄭文》認為：“公文格式中設(shè)立主題詞項目的動機是對的，但設(shè)立和實施過程存在較多問題，使原本可能獲得較好效果的一個舉措，變成沒有產(chǎn)生多少實質(zhì)良性效益的一個舉措，結(jié)果導(dǎo)致被取消的命運。”筆者認為，《鄭文》以及秘書學(xué)界有的專家學(xué)者給出的對取消公文主題詞原因的一些認識，是值得探討的。

1 對取消公文主題詞原因的錯誤解讀

1.1 公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，標(biāo)引方法繁瑣嗎？有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，且標(biāo)引方法繁瑣” [1]。這一理由并不符合實際情況。

公文標(biāo)引主題詞，“始于1986年的國務(wù)院文件” [2]。后來，中共中央辦公廳秘書局、國務(wù)院辦公廳秘書局以及其他系統(tǒng)都編制了各自的主題詞表?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》先后有1988年、1994年和1997年3個版本。我們就以1997年版的《國務(wù)院公文主題詞表》為依據(jù)，來看一看主題詞的標(biāo)引是否隨意性大，方法是否繁瑣。

《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定：標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞；一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引；根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引；當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別。

以上是主題詞標(biāo)引方法的主要內(nèi)容。從上述規(guī)定中能看出“標(biāo)引的隨意性大”嗎？能看出“標(biāo)引方法繁瑣”嗎？筆者自2004年以來一直從事秘書學(xué)專業(yè)《文書學(xué)》課程的教學(xué)，在講授公文主題詞時，依據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》再結(jié)合一些公文標(biāo)題作為實例，秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生都能較好地理解，并能按要求標(biāo)引出規(guī)范的主題詞來。

為什么有人認為主題詞“標(biāo)引的隨意性大”呢？主要原因是在標(biāo)引主題詞時沒有根據(jù)主題詞表去進行，而僅僅從公文標(biāo)題中去加以挑選。這樣做的結(jié)果，隨意選取的“主題詞”與主題詞表中的主題詞有較大的差距，甚至面目全非。之所以認為“標(biāo)引方法繁瑣”，主要是認為確定主題詞需要查找主題詞表中的主題詞比較麻煩。

可見，只要能夠自覺地利用主題詞表，標(biāo)引主題詞就能夠杜絕隨意性大和標(biāo)引方法繁瑣的問題。

1.2 取消主題詞可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔(dān)嗎？還有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“取消主題詞……可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔(dān)，提高公文的時效性?！盵3] 這與公文主題詞標(biāo)引“費時費力” [4]的說法有類似之處。

標(biāo)引一份公文的主題詞，查找主題詞表，從時間上看，也不過是兩三分鐘的事。因此，認為取消主題詞“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔(dān)，提高公文的時效性”之類的說法，無疑是站不住腳的。

還有人撰文指出，取消主題詞“大大減輕了辦文者的負擔(dān)，辦文者不再為查閱大量的主題詞而費時費力了，也不再為主題詞標(biāo)引是否正確而煩惱了。取消主題詞，受到了廣大從事公文辦理的文秘工作者極大的歡迎”。[5]筆者以為，文秘工作者極大地歡迎主題詞的被取消，既不是因為再也不需要“費時費力了”，也不是因為再也不需要為“標(biāo)引是否正確而煩惱了”，而是因為“公文辦理過程中不需要主題詞”[6]，主題詞的存在與否，“既不影響公文的表達效果，更不會影響公文的執(zhí)行力”[7]。因此，文秘工作者對公文主題詞的重視程度不夠，甚至認為可有可無。加之，公文主題詞并非直接從公文標(biāo)題中進行選擇，需要專門查閱相應(yīng)的主題詞表，的確有些麻煩，從而產(chǎn)生抵觸情緒，也就不難理解了。

1.3 主題詞失去它的檢索功能了嗎？有一種觀點認為，“主題詞是20世紀(jì)80年代辦公自動化的產(chǎn)物，當(dāng)時主要起到提高檢索檔案主題效率的作用，隨著科技的進步，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷，主題詞失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”[8]。

這一解讀未免太過于絕對化。即使是“用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷”，也得不出主題詞已經(jīng)“失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”的結(jié)論。如果我們繼續(xù)使用主題詞，主題詞的檢索功能依然是存在的。準(zhǔn)確地說，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索效率更高，而不是主題詞失去了檢索功能。

1.4 主題詞實施過程中“未產(chǎn)生較好效果”嗎？《鄭文》認為，實施主題詞項目過程中存在“研究論證不足”、“實施價值追蹤調(diào)查不夠”、“推行措施不力”這三大問題，“結(jié)果使原本動機好的一個舉措，因未產(chǎn)生較好效果而被取消”。《鄭文》將公文主題詞被取消的原因歸結(jié)到實施效果不好這一點上。不可否認，公文主題詞在實施過程中的確存在著不少問題，《鄭文》提出的三方面問題也是比較客觀的，但這幾方面的問題還不足以成為公文主題詞被取消的真正原因。我們可以設(shè)想一下，假如公文必須使用主題詞的話，即使因種種原因“未產(chǎn)生較好效果”，我們也可以采取多種措施加以完善，以確保主題詞實施過程中能夠產(chǎn)生較好的效果?？梢姡拔串a(chǎn)生較好效果”只能是原因之一，但絕不是最主要的、起決定性作用的真正原因。

2 取消公文主題詞的真正原因

1997年12月修訂的《國務(wù)院公文主題詞表》在使用說明中指出了編制《國務(wù)院公文主題詞表》的目的是“為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和管理公文”。如果有一種更方便快捷的方法可以達到便于計算機檢索和管理公文的目的，那么取消公文主題詞就能夠成為現(xiàn)實。

在當(dāng)今的辦公自動化技術(shù)條件下，很多機關(guān)單位都普遍使用了局域網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上和互聯(lián)網(wǎng)連接。科技的進步使得很多機關(guān)單位紛紛建立了電子政務(wù)平臺，制發(fā)電子公文，甚至只形成電子公文，僅僅在歸檔時打印紙質(zhì)公文作為檔案保存。

以安徽師范大學(xué)電子政務(wù)平臺為例，該平臺具有文件查閱、文件查詢的功能。筆者曾選擇中共安徽師范大學(xué)委員會2012年2月21日制發(fā)的師發(fā)〔2012〕1號文件《關(guān)于印發(fā)〈安徽師范大學(xué)2012年黨政工作要點〉的通知》這份電子公文，檢測了文件查詢的具體情況。

在標(biāo)題欄輸入完整的公文標(biāo)題后，點擊查找，可以找到該文件。

在標(biāo)題欄輸入“黨政工作要點”或“黨政工作”， 點擊查找，可以查到標(biāo)題中含有“黨政工作要點”、“黨政工作”的4個文件。

在標(biāo)題欄輸入“工作要點”，點擊查找，會出現(xiàn)所有標(biāo)題中含有“工作要點”的全部193個文件。

而在標(biāo)題欄輸入“黨政 工作 要點”或“工作 要點”或“黨政 要點”，點擊查找，皆無任何結(jié)果。

通過發(fā)文日期欄查找，共出現(xiàn)5113條信息?？梢姡@種方式查找，無實際意義。

通過文號欄查找，與通過“標(biāo)題欄”查找，結(jié)果相同，可以準(zhǔn)確查到該文件。當(dāng)然，以“師發(fā)”或“師發(fā)〔2012〕”也可以進行查找，區(qū)別是：以“師發(fā)”查找，顯示的是所有“師發(fā)”文件，以“師發(fā)〔2012〕”查找，出來的是“師發(fā)〔2012〕”的全部文件。

安徽師范大學(xué)紙質(zhì)公文和電子公文一直都沒有標(biāo)引主題詞，所以無法按主題詞進行檢索。

由上述可以得出結(jié)論，知道公文標(biāo)題或發(fā)文字號，可以進行準(zhǔn)確查找；不知道完整的公文標(biāo)題，只知道關(guān)鍵詞，也可以進行查找。通過關(guān)鍵詞查找非常快捷、準(zhǔn)確，而且省去了標(biāo)引主題詞時需要在主題詞表中查找主題詞的麻煩，“加上詞表修訂難度大，周期長，往往一用十余年，難免掛一漏萬，跟不上社會經(jīng)濟發(fā)展的需要”[9]。更何況有的“主題詞”在主題詞表中還沒有收錄，無法查到，需要人工標(biāo)引，而“由于個人的理解和認識差異，對同一個公文，人工標(biāo)引的主題詞可能存在很大差異”。[10]

總之，和關(guān)鍵詞相比，主題詞標(biāo)引存在著固有的局限性，取消主題詞就成為一種必然。

其實，就是對取消主題詞原因作了錯誤解讀的作者，也有的談到了取消主題詞的真正原因?！皬霓k公現(xiàn)代化的角度看，隨著辦公管理信息系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，文檔一體化的關(guān)鍵詞檢索模塊性已非常完善，完全可以擺脫對主題詞檢索的依賴。”[11]“隨著科技的進步，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷?！盵12]

有必要補充說明的是，現(xiàn)在很少有機關(guān)單位的文書工作與檔案工作實現(xiàn)了一體化管理，體現(xiàn)在管理軟件上，文件管理軟件與檔案管理軟件尚未接軌統(tǒng)一起來，還處于各自為政的狀態(tài)。以安徽師范大學(xué)為例，該校辦公系統(tǒng)已經(jīng)采用了電子政務(wù)平臺，而檔案管理系統(tǒng)使用的則是南大之星網(wǎng)絡(luò)版。筆者使用南大之星檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版進行了測試，測試情況如下：

在正題名欄輸入“關(guān)于印發(fā)《安徽師范大學(xué)2012年黨政工作要點》的通知”，主題詞欄中則自動生成“師范 工作 要點 師范大學(xué) 黨政工作”。今后可以通過“師范 工作 要點 師范大學(xué) 黨政工作”中的全部詞組或部分詞組進行檢索。

準(zhǔn)確地說，這里用“主題詞”是不嚴(yán)謹?shù)模瑧?yīng)該使用“關(guān)鍵詞”。我們以國務(wù)院2000年發(fā)布的《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》為例進行比較。根據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》，這份公文的主題詞應(yīng)該是“文秘工作 公文 辦法”。而將該公文的標(biāo)題輸入到南大之星檔案管理系統(tǒng)的正題名欄，在主題詞欄自動生成的則是“國家 行政 機關(guān) 公文 處理辦法 通知”?？梢姡瑑烧叩牟顒e相當(dāng)大，共同點只有一個“公文”。真正的主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，而“國家 行政 機關(guān) 公文 處理辦法 通知”都是從標(biāo)題中生成的詞組。很顯然，將它們稱為關(guān)鍵詞更為合適。

3 結(jié)語

無論是電子政務(wù)平臺系統(tǒng)，還是檔案管理系統(tǒng)，只要通過關(guān)鍵詞就可以快速、準(zhǔn)確地在后臺數(shù)據(jù)庫中模糊查詢到與關(guān)鍵詞相匹配的文件。通過關(guān)鍵詞檢索比主題詞檢索的優(yōu)越性更為明顯，這才是導(dǎo)致主題詞被取消命運的真正原因。

參考文獻：

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[6][10]徐成華，孫維，房慶，魏宏，李玲.GBT9704-2012《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012：96.

（作者單位：安徽師范大學(xué)文學(xué)院 來稿日期：2014-08-20）