摘 要:現(xiàn)代企業(yè)管理的兩大要素,一是人才,二是制度。而制度中的內(nèi)部控制制度尤其重要。合理有效的內(nèi)部控制制度可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其管理目標(biāo),同時(shí)也會(huì)使企業(yè)利潤達(dá)到最大化。本文詳細(xì)分析了我國企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題,并提出了切實(shí)可行的建議,以期為企業(yè)未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;面臨的問題;相應(yīng)的對(duì)策
一、內(nèi)部控制的含義與作用
內(nèi)部控制是指確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而實(shí)施的程序和政策。內(nèi)部控制的主體是企業(yè)內(nèi)部人員,即內(nèi)部控制是來自企業(yè)內(nèi)部需求。內(nèi)部控制的建立于實(shí)施是有目的的,其目的在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。然而,內(nèi)部控制只能為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供“合理保證”,卻無法提供“絕對(duì)保證”。因?yàn)閮?nèi)部控制需要在日常管理中體現(xiàn),所以內(nèi)部控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。內(nèi)部控制的本質(zhì)是制約、監(jiān)督和激勵(lì)。所以簡單的說,企業(yè)內(nèi)部控制就是為了維護(hù)企業(yè)組織內(nèi)部相關(guān)各方的利益關(guān)系而建立的。
內(nèi)部控制的作用是為了企業(yè)可以更好的經(jīng)營與發(fā)展,大多數(shù)正規(guī)或是大型企業(yè)都會(huì)設(shè)立內(nèi)部控制制度,來確保本公司的正常運(yùn)作以及長期良好發(fā)展。其作用主要體現(xiàn);為確保企業(yè)的各項(xiàng)政策符合國家的宏觀政策和法律法規(guī)的要求;保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn);保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,合法性;保證企業(yè)物資的安全性,完整性;保證員工盡職盡責(zé),提高工作、生產(chǎn)效率;有利于開展審計(jì)工作。
二、我國企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
由于我國資本經(jīng)濟(jì)制度起步較晚,公司制度發(fā)展還不完善,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部缺乏相關(guān)的制度制約,或是制度制定的不盡合理、規(guī)范,這就給公司管理造成了一定的問題,同時(shí)也會(huì)給國家財(cái)政帶來巨大損失例如:會(huì)計(jì)信息不真實(shí),財(cái)務(wù)收支管理混亂,某些不良企業(yè)惡意偷逃稅款。通過實(shí)證調(diào)查的個(gè)案分析,我國企業(yè)內(nèi)部控制存在以下幾個(gè)較為普遍的問題。
1.未能及時(shí)認(rèn)清內(nèi)部控制的本質(zhì)
內(nèi)部控制的本質(zhì)是制約、監(jiān)督和激勵(lì)。我國企業(yè)的發(fā)展較發(fā)達(dá)國家有明顯的差距,因此在某些管理制度上會(huì)存在一定的問題。我國有些企業(yè)不能及時(shí)的、正確的認(rèn)清內(nèi)部控制的本質(zhì)。他們認(rèn)為內(nèi)部控制只是單一的監(jiān)督,只要按照公司的規(guī)章制度辦事,不出差錯(cuò)即可。這只是對(duì)內(nèi)部控制最原始的認(rèn)識(shí)。由于對(duì)內(nèi)部控制本質(zhì)的不清晰認(rèn)識(shí)導(dǎo)致我國資產(chǎn)大規(guī)模流失的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。
2.內(nèi)部控制制度不完善
我國企業(yè)中的一些中小企業(yè)沒有正規(guī)的財(cái)會(huì)部門,未能明確記賬人員、出納人員和審計(jì)人員的工作責(zé)任。導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息虛假,甚至還違反法律。這些均與公司內(nèi)部沒有設(shè)立完善的控制制度有關(guān)。內(nèi)部控制是公司管理層為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而制定的政策、制度,一般與公司的組織結(jié)構(gòu),制度體系,領(lǐng)導(dǎo)本身素質(zhì)密切相關(guān)。
3.管理權(quán)責(zé)劃分不明
在公司管理中某些責(zé)任和義務(wù)并不是明確的分配到某一個(gè)人身上,而是多人共同承擔(dān)負(fù)責(zé),這樣一來會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工之間責(zé)任劃分不明。換句話說,如果某一項(xiàng)工作失誤,而負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人員不只一個(gè)或者直接負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人不只一個(gè)。那么他們之間就會(huì)相互推諉,推卸責(zé)任,最終問題還是無法得到解決,而企業(yè)又無法追究,最后無果收?qǐng)觥>枚弥?,企業(yè)必然會(huì)受到影響,會(huì)對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展形成阻礙。
4.企業(yè)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制
為了可以更好的監(jiān)督企業(yè),我國形成了包括政府的社會(huì)監(jiān)督在內(nèi)的企業(yè)外部監(jiān)督體制和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制是單位對(duì)內(nèi)部控制的建立與實(shí)施情況的監(jiān)督檢查,評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性,對(duì)于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制的缺陷加以改正。它是實(shí)施內(nèi)部控制的重要保證。然而,有如此強(qiáng)大的監(jiān)督體系,仍有一些企業(yè)內(nèi)部存在問題,如企業(yè)內(nèi)人員利用職務(wù)之便挪用公款,收受賄賂等。內(nèi)部控制形同虛設(shè),不能發(fā)揮有效作用。
5.企業(yè)缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)在很大程度上可以有效的調(diào)動(dòng)員工的積極性,讓員工產(chǎn)生巨大的勞動(dòng)力和積極上進(jìn)的態(tài)度。目前國內(nèi)很少有企業(yè)可以死認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),公司內(nèi)部沒有建立激勵(lì)制度。相反,強(qiáng)制硬性地規(guī)定一些制度條例,讓員工無條件的服從執(zhí)行。對(duì)待完成工作任務(wù)的員工沒有嘉獎(jiǎng),對(duì)待沒能完成任務(wù)的員工實(shí)施懲罰。這樣一來,會(huì)使員工對(duì)企業(yè)失去信心和耐心。他們?cè)谝院蟮墓ぷ髦斜悴粫?huì)盡心盡力的為企業(yè)著想。這對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展很是不利。
6.企業(yè)缺乏有效的制約機(jī)制
所謂制約,就是指一項(xiàng)工作任務(wù)的完成需要有兩個(gè)或兩個(gè)以上不同崗位的人員共同參與,相互監(jiān)督,一起完成。某一崗位的工作人員要明確的承擔(dān)自己的責(zé)任,履行自己的義務(wù)的同時(shí)還要監(jiān)督對(duì)方,執(zhí)行自己的監(jiān)督權(quán)力,防止違規(guī)違法現(xiàn)象的發(fā)生。我國國內(nèi)的一些企業(yè)并沒有做到這一點(diǎn)。例如,對(duì)于授權(quán)批準(zhǔn),業(yè)務(wù)辦理,監(jiān)督核查,會(huì)計(jì)出納,會(huì)計(jì)記錄,財(cái)產(chǎn)保管這些職務(wù)之間未能完全分離,導(dǎo)致一人承擔(dān)兩項(xiàng)或多項(xiàng)職務(wù),這就違背了制約原則。會(huì)對(duì)企業(yè)的管理造成危害,甚至?xí)o企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)損失。
7.內(nèi)部控制行為主體素質(zhì)較低
我國一些企業(yè)還未能建立完善的健全的內(nèi)部控制系統(tǒng),特別是一些中小企業(yè),更是疏于對(duì)內(nèi)部控制的管理,沒有實(shí)行所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的分離,企業(yè)的所有者也是經(jīng)營者。所以這些企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度由一人決定,與此同時(shí),也可以被一人打破。內(nèi)部控制的執(zhí)行取決于企業(yè)老板的個(gè)人態(tài)度而非正規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓局贫取5沁@些企業(yè)的所有者并沒有意識(shí)到這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是非常不利的。長此以往,企業(yè)的規(guī)章制度就會(huì)被忽視。企業(yè)的制度也會(huì)由于管理者的管理不當(dāng)而名存實(shí)亡。
8.內(nèi)部審計(jì)職能弱化
內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計(jì)是對(duì)會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督,檢查以保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確,真實(shí)。企業(yè)內(nèi)部,若審計(jì)職能弱化,則必然會(huì)使企業(yè)信息失去可靠性,一些素質(zhì)低下的會(huì)計(jì)人員或管理人員就會(huì)利用職務(wù)之便為自己打開方便之門,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部有章不循,管理松散,內(nèi)部控制不能發(fā)揮有效作用。
三、針對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制所存在的問題提出對(duì)策
我國企業(yè)內(nèi)部控制薄弱,基礎(chǔ)工作落后,制度執(zhí)行不力。為了完善與加強(qiáng)內(nèi)部控制,提出以下幾條對(duì)策。
1.建立健全內(nèi)部控制
內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建離不開對(duì)企業(yè)的社會(huì)環(huán)境,文化環(huán)境的考慮和企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的規(guī)范化。
(1)協(xié)調(diào)好政府會(huì)計(jì)監(jiān)督與內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)系
政府會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)行提供了制度保證。規(guī)范和指導(dǎo)內(nèi)部控制系統(tǒng)的運(yùn)行不僅是企業(yè)自身的事情,也是政府有關(guān)部門的責(zé)任。
(2)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)
最新內(nèi)部控制研究成果表明,現(xiàn)代內(nèi)部控制越來越強(qiáng)調(diào)“軟控制”的作用。所謂“軟控制”就是指精神層面的控制,其核心是企業(yè)成員的思想觀念。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),提高企業(yè)成員思想意識(shí),規(guī)范企業(yè)成員行為方式,使員工逐漸的遵守和執(zhí)行中認(rèn)同企業(yè)的價(jià)值觀,維護(hù)企業(yè)形象,推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。
(3)規(guī)范企業(yè)組織結(jié)構(gòu)
一個(gè)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的功能是對(duì)企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃、執(zhí)行、控制、監(jiān)督。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)的好壞直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。因此構(gòu)建好企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是非常重要的。例如:公司制企業(yè)中的股東大會(huì)是權(quán)力機(jī)構(gòu),董事會(huì)使決策機(jī)構(gòu),監(jiān)事會(huì)是監(jiān)督機(jī)構(gòu),總經(jīng)理層是日常管理機(jī)構(gòu)。這四個(gè)機(jī)構(gòu)確保了內(nèi)部控制的建立與執(zhí)行,為企業(yè)職責(zé)分工與制約提供了保障。
2.明確分工,避免權(quán)責(zé)混亂
企業(yè)管理者應(yīng)企業(yè)內(nèi)部職位的特點(diǎn)和要求,相應(yīng)的賦予個(gè)人作業(yè)任務(wù)和職責(zé)權(quán)限。要做到一項(xiàng)工作必須只有一個(gè)負(fù)責(zé)人,不可多人共同負(fù)責(zé),以免造成責(zé)任不明,互相推脫,致使工作無法順利完成,從而造成企業(yè)的損失。
3.建立員工培訓(xùn)機(jī)制
企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是提高員工工作能力,豐富專業(yè)知識(shí),提升員工的素質(zhì)和思想境界。員工培訓(xùn)包括新員工定向培訓(xùn),操作人員培訓(xùn),管理人員培訓(xùn)。新員工定向培訓(xùn)是為了使新員工可以盡快熟悉工作環(huán)境及工作要求,以便能更好的融入進(jìn)來。操作人員培訓(xùn)是對(duì)一線員工的培訓(xùn),大多以師傅帶徒弟的培訓(xùn)方法,讓徒弟提高工作效率,以便更好的為企業(yè)服務(wù)。管理人員培訓(xùn),這類培訓(xùn)相對(duì)重要,不僅要求管理人員擁有更多的知識(shí)、能力,還需要擴(kuò)大他們的視野,提高他們的思想高度,學(xué)習(xí)更有效的管理方法以及管理觀念,為企業(yè)帶來更大的效益。
4.加強(qiáng)內(nèi)部控制
(1)不相容職務(wù)的分離
如果某項(xiàng)工作任務(wù)只由一人負(fù)責(zé),例如:會(huì)計(jì)信息的登記與庫存的管理,現(xiàn)金的管理由一人負(fù)責(zé),那么這個(gè)人就會(huì)利用工作的便利做出違反企業(yè)規(guī)定甚至是違法的事,然而為了掩蓋錯(cuò)誤,他有可能就會(huì)弄虛作假,做假賬等。因此企業(yè)需要分離不相容的職務(wù),讓員工各司其職,員工之間互相牽制,互相監(jiān)督,這樣一來可以減少錯(cuò)誤,降低管理風(fēng)險(xiǎn)。
(2)授權(quán)批準(zhǔn)控制
授權(quán)即權(quán)力下放。授權(quán)者應(yīng)在自己的能力范圍內(nèi)對(duì)下級(jí)適度的授權(quán),要做到被授權(quán)者的權(quán)力與職責(zé)相匹配,不會(huì)出現(xiàn)授權(quán)過度或是授權(quán)不足的問題。管理者應(yīng)該調(diào)整好對(duì)下級(jí)授予權(quán)力的大小,不可過度授權(quán),也不可貪戀權(quán)力。適度的授權(quán)會(huì)提高工作效率,促進(jìn)工作多方面開展,為企業(yè)贏得更多的寶貴時(shí)間和機(jī)會(huì)。授權(quán)對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)有幫助,使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力去處理更加重要的問題,授權(quán)也是上級(jí)對(duì)下級(jí)信任的體現(xiàn),在下級(jí)心中會(huì)形成激勵(lì)作用,同時(shí)對(duì)下級(jí)的工作能力也是一種鍛煉。
與授權(quán)制度控制相對(duì)應(yīng)的是批準(zhǔn)制度控制。被授權(quán)者應(yīng)該在被授予權(quán)力的范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不可越權(quán),要時(shí)刻牢記自己的職責(zé)。
(3)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是關(guān)于企業(yè)資產(chǎn),現(xiàn)金流量以及負(fù)債的一個(gè)重要的信息系統(tǒng)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制是加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。通過對(duì)不相容職務(wù)的分離,可以防止會(huì)計(jì)人員弄虛作假,利用職務(wù)謀取私利。加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制可以更好的保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全、完整。同時(shí),也要不斷地提高財(cái)務(wù)人員的工作能力,普及財(cái)務(wù)人員的法律知識(shí),使他們可以及時(shí)地,準(zhǔn)確的掌握國家的財(cái)政方針和會(huì)計(jì)政策,更好的為企業(yè)服務(wù)。
(4)財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制
企業(yè)的目的是盈利,所以企業(yè)對(duì)財(cái)產(chǎn)的保護(hù)尤為重要。企業(yè)可以通過限制人員接近財(cái)產(chǎn)和財(cái)產(chǎn)清查的方法來確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全。前者是通過限制未被授權(quán)的人或與該項(xiàng)財(cái)產(chǎn)無關(guān)聯(lián)的人員直接接觸財(cái)產(chǎn)來保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全。后者是通過對(duì)實(shí)物財(cái)產(chǎn)進(jìn)行定期或是不定期盤點(diǎn),對(duì)現(xiàn)金資產(chǎn),債權(quán)債務(wù)關(guān)系定期或是不定期清查核對(duì)的方法來確定企業(yè)所擁有的財(cái)產(chǎn)的準(zhǔn)確性和完整性。加強(qiáng)企業(yè)財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制,明確企業(yè)目前實(shí)力,為企業(yè)投資、經(jīng)營、良好發(fā)展奠了定基礎(chǔ)。
(5)績效考評(píng)控制
對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門和全體員工進(jìn)行業(yè)績測試和評(píng)價(jià)。依據(jù)這些考評(píng)結(jié)果對(duì)成績好的員工進(jìn)行評(píng)優(yōu)、嘉獎(jiǎng)或是升職、加薪,對(duì)成績差的員工可以調(diào)換崗位甚至是辭退??冃Э荚u(píng)制度可以及時(shí)的為企業(yè)選拔優(yōu)秀員工。為企業(yè)創(chuàng)造利潤,提升價(jià)值,同時(shí)也為企業(yè)剔除沒有聘用價(jià)值的員工,防止企業(yè)資源的浪費(fèi)。績效考評(píng)為公司人員的管理提供了質(zhì)量的保證,使公司人員的任用更加合理,更加有效。
5.提高管理者素質(zhì)
提高管理者素質(zhì)包括提高管理者的政治文化素養(yǎng)和基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。前者是要求管理者有堅(jiān)定的政治立場,有較高的思想意識(shí),有深厚的文化底蘊(yùn)。這樣的管理者會(huì)堅(jiān)定不移的擁護(hù)和支持國家政策,同時(shí)對(duì)企業(yè)面臨的問題有較為長遠(yuǎn)的見解和高明的解決辦法。在下級(jí)面前會(huì)樹立威信,讓下級(jí)由衷敬佩。后者是要求管理者對(duì)基本的工作業(yè)務(wù)要掌握,熟悉,明了,不能一竅不通。在專業(yè)問題上應(yīng)該更有自己獨(dú)到的見解。這樣的管理者會(huì)帶動(dòng)企業(yè)更好更快的發(fā)展。
6.強(qiáng)調(diào)高層的控制職能
管理者為了保證企業(yè)的實(shí)際工作與既定目標(biāo)之間的一致性要對(duì)企業(yè)活動(dòng)進(jìn)行控制。高層管理者應(yīng)明確自己的權(quán)力與責(zé)任,切實(shí)的行駛自己的權(quán)力,控制所轄范圍內(nèi)的企業(yè)活動(dòng)。做到及時(shí)、有效的管理和控制。行之有效的控制會(huì)使企業(yè)內(nèi)部呈現(xiàn)一片緊湊、積極向上的工作氛圍,是企業(yè)長期良好發(fā)展的保證。
7.加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作
做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是搞好內(nèi)部控制的前提條件。首先會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會(huì)計(jì)人員的聘用要符合我國相關(guān)的法律法規(guī),會(huì)計(jì)制度,確保會(huì)計(jì)工作順利有效的開展。其次是要規(guī)范會(huì)計(jì)核算,做到相互監(jiān)督、相互制約,防止發(fā)生違法亂紀(jì)行為。
8.樹立以人為本的新觀念
現(xiàn)代企業(yè)中的人不再是最初的“經(jīng)紀(jì)人”,而是有情感,有理智的“社會(huì)人”。人力資源是企業(yè)和核心資源。因此,樹立以人為本的新觀念是對(duì)員工人格的尊重,也是對(duì)員工價(jià)值的肯定,同時(shí),也是對(duì)企業(yè)的未來負(fù)責(zé)任?!耙匀藶楸尽币蠊芾碚弑M可能的考慮員工的感受,在授予工作任務(wù)的同時(shí)也要考慮員工完成任務(wù)的艱辛程度,要適度的加以激勵(lì)或是給予實(shí)際上的獎(jiǎng)勵(lì)。讓員工更加盡心盡力,無怨無悔的為公司服務(wù)。樹立以人為本的觀念是為公司長遠(yuǎn)打算,為公司留住人才,為公司博得一個(gè)更加光明的未來。
四、總結(jié)
由上述內(nèi)容可知,我國企業(yè)的內(nèi)部控制發(fā)展的很不成熟,在很多方面存在問題,但歸結(jié)起來只有兩大原因。一是管理者自身未能制定合理完整的內(nèi)部控制制度;二是企業(yè)員工不能自覺的按照制度行事工作。前者的具體表現(xiàn)就是企業(yè)內(nèi)部控制混亂,權(quán)責(zé)不明;后者的表現(xiàn)是員工作效率低下,易出差錯(cuò),影響工作進(jìn)程。所以想要解決上述問題,就必須從根源入手,即改變員工思想觀念,灌輸正確的控制理念,提升管理者的思想高度。
企業(yè)的根本目的是盈利,而內(nèi)部控制只是確保其盈利的手段。實(shí)行有效的內(nèi)部控制就可以減少管理中的漏洞,確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性,保護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)資源不受侵害,為企業(yè)贏得一個(gè)可信賴的公眾形象和穩(wěn)定的社會(huì)地位。
綜上所述,良好的內(nèi)部控制對(duì)于一個(gè)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有非常重大的意義。因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè),為企業(yè)未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
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作者簡介:呂瑩(1992- ),女,遼寧省沈陽市人,大學(xué)本科,會(huì)計(jì)專業(yè)