屈路明

摘 要 科研工作是高校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分，隨著高?？蒲惺聵I(yè)的不斷發(fā)展，科研秘書工作起到了越來越重要的作用。筆者從自身工作經(jīng)驗出發(fā)，對新時期高?？蒲忻貢ぷ鬟M行了初步探討，就如何做好高?？蒲忻貢芾砉ぷ魈岢鰩c思考。

關(guān)鍵詞 高校 科研秘書 管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A

Reflections on Doing College Research Secretary Work

QU Luming

（School of History of Wuhan University， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract Development of university research work is an important integral part， along with the continuous development of scientific research and secretarial work university research has played a more important role. From the author's own experience in starting the new era of research and secretarial college work were discussed on how to do the research work of the secretary of university management.

Key words college； research secretary； management

科研工作是高校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分，隨著高校科研事業(yè)的不斷發(fā)展，科研管理工作的重要性也日益凸顯。二級學(xué)院科研秘書作為高?？蒲泄芾砉ぷ鞯幕鶎尤藛T，是高?？蒲泄芾淼闹匾M成部分，在高校的科研管理和科研發(fā)展起著不容忽視的作用。面對新形勢、新挑戰(zhàn)，高校二級單位科研秘書應(yīng)該明確職責(zé)，提高服務(wù)意識，提高自身素質(zhì)，更好地服務(wù)于學(xué)校、學(xué)院及科研人員。

1 明確自身職責(zé)、提高服務(wù)意識

高校二級學(xué)院科研秘書是高校下屬二級學(xué)院從事基層科研管理工作的專職人員，①其工作職責(zé)是在高?？蒲泄芾頇C構(gòu)的宏觀指揮下，在二級學(xué)院直接領(lǐng)導(dǎo)下，組織、協(xié)調(diào)、協(xié)助學(xué)院乃至學(xué)校各項科研活動，為二級學(xué)院順利完成科研任務(wù)、促進科研成果產(chǎn)出提供保障。

通過長期的工作實踐，筆者認(rèn)為科研秘書的具體工作任務(wù)可以歸納為以下幾點：（1）根據(jù)學(xué)校部署，配合科研院長，負(fù)責(zé)院系各類科研項目的通知、申報、管理、審核等，并做好各類科研項目信息的登記和檔案收集整理工作；（2）在院系指揮下，組織好各類獎項的申報工作，并為教師申報獎項提供協(xié)助，對獲獎成果進行統(tǒng)計、拍照存檔等工作；（3）做好教師科研成果的登記和統(tǒng)計工作，協(xié)助科研院長對教師的科研工作量進行考核，對科研酬金進行計算等，并積極以各種形式對外宣傳學(xué)院科研成果；（4）做好學(xué)院內(nèi)外的學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)研討、科研講座等日常事宜，整理收集學(xué)術(shù)活動的圖片、撰寫文字材料等，并做好相關(guān)宣傳工作；（5）收集、整理科研工作中的重要資料，保管好各類科研檔案，為學(xué)科建設(shè)、平臺建設(shè)等工作提供材料；（6）完成學(xué)?？蒲泄芾聿块T及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的其他科研管理工作等，并積極思考，對學(xué)校及學(xué)院的科研管理工作提出建設(shè)性意見。

筆者認(rèn)為，科研秘書工作的核心就是服務(wù)和管理，服務(wù)是管理的基礎(chǔ)，管理是服務(wù)的目標(biāo)，兩者密切聯(lián)系，缺一不可。有文章指出：高校科研管理工作的一個重要目標(biāo)就是為科研人員提供一切可能的幫助和服務(wù)，把科研工作者從條條框框中逐步解放出來，以便最大限度地調(diào)動科研人員從事科研創(chuàng)新活動的積極性、能動性，激發(fā)科研人員的創(chuàng)造性，使他們多出成果、出高水平的成果。②從這個意義上講，科研秘書的管理工作，其本質(zhì)就是服務(wù)工作。一方面，科研秘書崗位本來就具有明顯的服務(wù)職能?？蒲忻貢鴮處熆蒲谢顒舆M行管理，不僅要做好上傳下達(dá)等通知工作，還要在各項科研工作中為教師提供信息、解答問題、保存檔案等；另一方面，科研秘書應(yīng)該具有較強的責(zé)任意識，工作積極主動，為教師提供一切盡可能的幫助和服務(wù)，幫助他們節(jié)省時間，提高工作效率，最大限度地調(diào)動教師的積極性和創(chuàng)造性。比如老師們經(jīng)常需要填寫繁瑣的表格，科研秘書可以幫老師們填寫初稿，再請老師們補充完善；又如有的老師，尤其是年紀(jì)大的老師對電腦操作不太熟練，科研秘書可以幫助他們填寫表格、處理文檔等；同時也要和學(xué)院教師多交流，詢問他們對學(xué)院科研管理工作的要求和期待，盡力改善工作方法，提高工作效率和科研管理水平。總而言之，科研秘書必須著力培養(yǎng)事業(yè)心和責(zé)任感，提高自身服務(wù)意識，耐心細(xì)致，任勞任怨。在管理中提供服務(wù)，在服務(wù)中加強管理，以確保學(xué)院科研工作的順利開展，為學(xué)院及學(xué)?？蒲泄ぷ黜樌_展貢獻自己的一份力量。

2 在日常工作中注意總結(jié)和思考，努力提升自身業(yè)務(wù)能力

不少人“將科研秘書與打字員、檔案管理員、文秘簡單劃上等號，把科研秘書工作誤認(rèn)為是輸入漢字、傳達(dá)上級對下級的通知等簡單機械的勞動”。③這種觀點是錯誤的?？蒲忻貢⒉皇瞧胀ǖ奈拿?，也不是檔案管理員，更不是打字員。科研秘書是專業(yè)的科研管理人員，服務(wù)對象是高校的教師和研究人員，雖然其工作內(nèi)容中有上傳下達(dá)、檔案管理及文字處理的內(nèi)容，但這只是科研秘書工作中很小的一部分，科研秘書更主要的工作在于通過對科研過程的管理，保障學(xué)院科研工作的順利進行。這就要求科研秘書在日常的工作中注意總結(jié)和思考，努力提升自己的業(yè)務(wù)能力，以滿足上級管理部門及學(xué)院教師的要求。

（1）掌握所在院系的基本情況，掌握較強的本學(xué)科的科學(xué)知識。一方面，科研秘書必須熟悉掌握其所在院系的基本情況，清楚各位教師的研究專長，了解各位教師的科研成果、科研項目、科研獲獎等等，這是其順利承擔(dān)管理工作的基礎(chǔ)。比如科研管理部門向?qū)W院征詢評審專家，科研秘書可以根據(jù)老師們的研究專長進行推薦；又如申報獎項時，科研秘書可以對老師們的科研成果進行梳理，并整理好相關(guān)材料供科研院長參考，以順利開展報獎的組織謀劃工作。另外一方面，科研秘書也應(yīng)該關(guān)注本學(xué)科的最新學(xué)術(shù)動態(tài)和研究成果，并積極同老師們探討學(xué)術(shù)界的新趨勢，為自身科研管理工作打下良好的專業(yè)基礎(chǔ)。endprint

（2）強化崗位職責(zé)，了解各類科研管理政策?？蒲忻貢蔷哂幸欢▽I(yè)性的管理崗位，在日常的工作中要注意學(xué)習(xí)、積累專業(yè)管理知識。一方面，科研秘書要及時了解各級科研管理部門的工作職能，熟悉各類科研文件和管理政策，另一方面也要與學(xué)?？蒲泄芾聿块T的工作人員保持密切聯(lián)系，向他們學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗，了解科研管理的最新文件及管理方法；同時，科研秘書還要經(jīng)常向院系領(lǐng)導(dǎo)請示工作思路，向?qū)W院老師請教工作方法。只有這樣，科研秘書才能熟悉掌握各項科研管理工作的規(guī)定和流程，在老師提出疑問時第一時間給出準(zhǔn)確、清晰的解答，贏得老師們的信任。

（3）善于總結(jié)和思考，掌握科學(xué)管理方法，提升自身科研管理水平?？蒲忻貢谌粘９ぷ髦?，不要滿足于僅僅完成上傳下達(dá)的工作，將通知發(fā)放給領(lǐng)導(dǎo)及老師了事，而應(yīng)該主動開展工作，善于思考和總結(jié)，努力提升自身科研管理業(yè)務(wù)水平；要協(xié)助科研院長，力求對學(xué)院各項科研活動的開展起到組織和推動作用；要根據(jù)自身工作實際和學(xué)科特點，掌握一套科學(xué)的科研管理方法，為教師的科研工作創(chuàng)造一個良好的客觀環(huán)境。

各類科研項目的申報是科研秘書工作的重要內(nèi)容，其過程十分繁瑣，材料組織也很復(fù)雜。筆者通過實踐和思考，總結(jié)了一套行之有效的工作方法。首先，對每個項目實行動態(tài)管理，在項目通知下達(dá)的早期、中期、截止時間都及時通知、提醒相關(guān)老師，以免遺漏；其次，對學(xué)院教師申報項目的情況了然于心，針對不同的項目的特點及評審方式，重點提醒、動員部分老師申報；再次，根據(jù)不同項目申報要求及工作經(jīng)驗，總結(jié)了項目申報中的各種注意事項及技術(shù)性問題，整理成文件發(fā)給相關(guān)老師參考。這套工作方法頗具成效，受到學(xué)院教師的一致稱贊。

（4）提高現(xiàn)代化管理技能，努力提升自己的寫作能力和表達(dá)、溝通能力。在當(dāng)今信息化時代，科研秘書的日常工作方式發(fā)生了巨大的變化，不像以前只依賴紙質(zhì)材料和手工操作，更多是依賴計算機和網(wǎng)絡(luò)。作為一名合格的科研秘書，一方面必須熟練計算機操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時也要熟練地使用學(xué)校的科研管理系統(tǒng)。這樣既能快速準(zhǔn)確地處理辦公事務(wù)，也能提高工作效率，減輕自己的工作強度。武漢大學(xué)自20世紀(jì)90年代以來，就開始進行科研管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，2007年我校自行開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版，并投入使用。目前已經(jīng)形成了相對比較完整的科研管理系統(tǒng)。熟悉掌握該系統(tǒng)，能夠為秘書自身科研管理工作提供很大便利，同時也為學(xué)校的科研宏觀管理工作提供了有力支撐。

另外一方面，科研秘書在日常工作經(jīng)常需要撰寫新聞稿、報告、申請、情況說明等，必須具有一定的寫作能力；還需要與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和各個管理部門密切聯(lián)系，起到上傳下達(dá)、下情上傳的溝通作用，因此需要注重提升自己的語言表達(dá)能力，培養(yǎng)自己的人際交往、溝通協(xié)調(diào)的能力。

3 做好科研數(shù)據(jù)的整理及科研檔案的保存工作

只要是科研工作留下的材料，包括電子文檔、紙質(zhì)文檔、實物，都稱之為科研檔案，具有保存價值。④科研檔案是學(xué)院科研工作的重要組成部分，一方面為學(xué)院科研管理過程提供原始憑據(jù)，為科研工作的延續(xù)性提供保障；另一方面可以為學(xué)院各種基礎(chǔ)工作如學(xué)科建設(shè)、平臺建設(shè)等提供基礎(chǔ)材料，更重要的是可以直接地反映學(xué)院科研的發(fā)展水平和發(fā)展趨勢。因此科研檔案的整理和保管工作是非常重要的。

筆者認(rèn)為要做好科研檔案的管理必須做到以下兩點：（1）科研秘書需要具有較強的信息收集和信息歸檔的能力，要積極收集各種信息并及時整理歸檔，避免出現(xiàn)丟失、遺漏材料的情況，造成珍貴的檔案流失。（2）要養(yǎng)成適合自己的較為成熟的、科學(xué)的檔案管理方法，科研檔案的分類要全面、清楚、易查。筆者的經(jīng)驗是每年的常規(guī)工作按年歸檔，專題性較強或者具有延續(xù)性工作按專題歸檔，電子文檔與紙質(zhì)文檔都保留一份，以保證科研檔案的全面性和規(guī)范性。（3）要養(yǎng)成定期清理科研材料的習(xí)慣。科研管理工作頭緒眾多，過程繁瑣?？蒲忻貢詈媚軌蜃龊霉ぷ鞴P記，并在每天工作結(jié)束時把相關(guān)材料都清理一遍，然后爭取能夠在每星期、每月、每學(xué)期、每年都把科研檔案進行歸類、整理。只有這樣細(xì)致耐心、日積月累，科研檔案才能全面而具有延續(xù)性，為學(xué)院科研工作的順利開展提供保障。

4 強化保密意識，做好保密工作

科研秘書的工作雖然看起來繁雜瑣碎，但也需要加強保密意識。一方面，科研秘書經(jīng)常參加一些重要的會議，有些信息是不宜公開的；另外一方面，科研秘書經(jīng)常參與教師、科研人員的課題申報，參與教師未出版成果的鑒定、出版等事宜，這些信息都不可避免地會涉及到教師的個人隱私及知識產(chǎn)權(quán)，因此科研秘書能必須強化保密意識，無論是在電腦防護、傳遞文件、整理數(shù)據(jù)的過程中，還是在科研檔案的管理過程中，甚至是在普通的日常的交流中，都要嚴(yán)守信息保密制度，加強防范。這是作為科研秘書在信息社會應(yīng)該具備的重要職業(yè)道德。

注釋

① 王鋼鋼，張琦.二級學(xué)院科研秘書的角色定位.中國高?？萍迹?013（Z1）.

② 張麗娟.淺談新形勢下高校青年科研管理者的素質(zhì)培養(yǎng).高教論壇，2011（2）.

③ 張弘.淺談現(xiàn)代高?？蒲忻貢ぷ鹘巧霓D(zhuǎn)變及工作方法.南方論刊，2009（2）.

④ 宋曉青，丁玉強.高?？蒲忻貢ぷ鞯膸c體會.廣東化工，2013（12）.endprint